Давайте для начала разберемся в самих понятиях.
Сегодня очень популярно стало говорить об «автоматизации» - по своей сути, это исключение человека из рутинных рабочих процессов, и для этого используются разные инструменты: программы и алгоритмы, ИИ, роботы на производстве. То есть при внедрении автоматических систем база не меняется, но при этом ускоряется сам процесс движения из точки А в точку Б, потому что машинные инструменты делают понятные задачи быстрее, чем человек.
Трансформация — это, напротив, преобразование самой основы (в данном случае бизнеса), когда меняется формат, порядок действий, содержание и (или) сущность принятых бизнес-процессов. Трансформация будет невозможна без изменения корневой системы, перестройки процессов, алгоритмов, а также последующей адаптации к новым условиям.
Разница между автоматизацией и трансформацией примерно такая же, как между «переклеить обои» (стена внутри как осыпалась, так и будет дальше, но зато красиво сверху, и еще быстро и дешево, с минимальными усилиями) и «сделать капитальный ремонт в комнате» (содрать всю старую штукатурку вместе с газетами твоей прабабушки, положить укрепляющую сетку и сверху нанести черновую штукатурку и финишную шпатлевку, чтобы даже углы в комнате стали под четкие 90 градусов)
Итак, основной целью трансформации будет перестройка бизнес-моделей, организационной структуры, создание новых бизнес-процессов и регламентов, матрицы ответственности сотрудников, и только потом цифровизация процессов для роста эффективности деятельности.
Автоматизация же будет нацелена на то, чтобы переложить рутинные или сложносоставные процессы на роботов или ИТ сервисы, чтобы повысить производительность, точность и скорость работы. Она в том числе призвана уменьшить влияние «человеческого фактора» и освободить сотрудников для более творческих задач – например, для работы над стратегией или выстраиванием взаимодействия между подразделениями.
Если ваши сегодняшние процессы выглядят неэффективными (или вы не знаете, насколько они эффективны, потому что не анализировали этот вопрос), то автоматизация только усилит их. Быстрое внедрение CRM, например, сделает бизнес прозрачней, вскроет то, что было раньше невидимо, и всем работать станет быстрее и сложнее, возникнет сопротивление и люди будут искать выход, чтобы «жить проще».
Прежде чем начать составление технического задания на автоматизацию своего бизнеса, задайте себе и своей команде вопрос: «Как мы работаем сейчас и почему нас это не устраивает? Что мы хотим поменять и по каким показателям поймем, что стало лучше?».
Когда вы будете готовы, вот с чего нужно начать:
1. автоматизируйте Поток сделок (в Битрикс24 это называется «воронка»): чтобы лиды и заявки не терялись, чтобы этапы работ были видны, а ответственность зафиксирована.
2. автоматизируйте Данные и показатели (управленческая отчетность): когда система показателей уже сформулирована и мониторится, важно настроить, чтобы KPI обновлялись автоматически, а любые отклонения было видно сразу, это сильно поможет в выстраивании тактики и стратегии вашего бизнеса.
3. автоматизируйте Рутинные, конвейерные операции – конечно, для уменьшения ручного труда.
4. автоматизируйте Стандарты, регламенты и контроль качества (в том числе выполнения работ). Нужно для ровного выполнения стандартных процессов, быстрого выявления ошибок (можно использовать чеклисты, шаблоны, диаграммы Ганта для проектов и т.п.)
5. автоматизируйте Утверждения и согласования документов: заявки, документооборот, базы знаний, согласование КП. И вот тут сразу станет очень ясно: на каких сотрудниках документы зависают, почему так долго, для чего вообще столько людей согласовывают.
Любопытно, что по опыту, самое популярное заблуждение собственников и руководителей - это уверенность, что IT система создаст дисциплину в коллективе. Был случай, когда при работе над настройкой процесса согласования договора на продажу в CRM мы увидели, что работники ключевого отдела, ответственного за согласование цен в КП, просто отключили уведомления о дедлайнах, а на красный индикатор в поле напоминаний не обращали внимания – «работать мешает».
Собственник бизнеса или наемный ТОП не работает в рутине, но точно определяет, какие процессы нужно изменить или усилить, какие ему данные нужны для управления, основанного на цифрах, а где система должна работать без его участия. И только после этого под эти вводные подбираются инструменты автоматизации.
