«Газпром трансгаз Чайковский» строит «Долговременный архив» с Directum

«Газпром трансгаз Чайковский» строит «Долговременный архив» с Directum

Дочернее предприятие ПАО Газпром завершило внедрение Долговременного архива на платформе Directum RX. Компания перевела архивные процессы в электронный вид по всем требованиям законодательства.

ООО Газпром трансгаз Чайковский (ООО ГТЧ ) 20 лет развивает цифровую инфраструктуру на базе решений Directum, поэтому Долговременный архив стал логичным продолжением уже выстроенной архитектуры на знакомой платформе.

Внедрение реализовала команда специалистов Directum за 4 месяца. С Долговременным архивом сегодня работают 30 сотрудников администрации.

В рамках проекта в цифровой вид перевели сценарии архивного делопроизводства: формирование и согласование сдаточных описей, передачу документов на долговременное хранение с обеспечением юридической значимости. Также настроили процессы согласования актов о выделении документов к уничтожению, обработки запросов архивных справок, выписок и копий. Дополнительно реализовали механизмы формирования отчетов и выгрузки архивных документов.

Работы начались с инициации и формирования рабочей группы. Затем команда провела исследование и проектирование: выполнила анализ текущих процессов (GAP-анализ), собрала и согласовала требования, подготовила уточненное техническое задание. На следующем этапе решение настроили и адаптировали под процессы.

Работать в системе пользователей обучили через видеоуроки. На сегодняшний момент Долговременный архив на базе Directum RX запущен в промышленную эксплуатацию и передан на сопровождение. В полном объеме электронное хранилище заработает через несколько лет, когда подойдет срок передачи документов в архив.