Электронный документооборот (ЭДО) в 1С значительно ускоряет обмен документами с контрагентами. Однако для того, чтобы входящие счета, накладные и УПД автоматически создавали правильные документы в вашей учетной системе, необходимо научить программу сопоставлять номенклатуру поставщика с вашей собственной. Этот процесс называется сопоставлением номенклатуры и выполняется, как правило, один раз для каждой позиции.
В статье функционал сопоставления рассматривается из расширенного интерфейса. Для перехода в него из легкого необходимо в разделе «Текущие дела ЭДО» нажать «Ещё» - «Настройки» - «Перейти на расширенный интерфейс».
Для перехода обратно в легкий интерфейс, нажмите «Настройки просмотра» и переключите вариант интерфейса на легкий.
Что такое сопоставление номенклатуры и зачем оно нужно?
Когда вы получаете от поставщика электронный документ (например, УПД), в нем содержится описание товаров или услуг — их наименования, артикулы, единицы измерения. Ваша программа 1С не знает автоматически, какому товару из вашего справочника соответствует, скажем, "Пудра сахарная ГОСТ 22-11" от поставщика. Это может быть ваш товар "Сахарная пудра (пакет 1кг)".
Сопоставление номенклатуры — это установка соответствия между позицией контрагента из электронного документа и позицией вашего внутреннего справочника "Номенклатура". После того как вы один раз укажете программе, что "Пудра сахарная..." — это ваш товар "Сахарная пудра...", при всех следующих поступлениях от этого же поставщика программа автоматически подставит нужную номенклатуру в документы поступления.
Если этого не сделать, документы не будут создаваться автоматически, и вам придется каждый раз заполнять их вручную или тратить время на подбор товаров.
Как понять, что требуется сопоставление?
Система сама сигнализирует о том, что поступил документ с новой, еще не сопоставленной номенклатурой. Признаки этого вы найдете в рабочем месте "Текущие дела ЭДО" :
- В папке "Отразить в учете" входящий документ будет отмечен специальным значком.
- Рядом с ним появится активная гиперссылка или кнопка "Сопоставить номенклатуру".
Где найти форму сопоставления?
Открыть окно сопоставления номенклатуры можно несколькими способами:
- По гиперссылке или кнопке «Сопоставить номенклатуру» в папке «Отразить в учёте».
- По кнопке «Сопоставить номенклатуру» в папке «Сопоставить».
- По гиперссылке «Несопоставленная» прямо из формы просмотра электронного документа.
Пошаговая инструкция по сопоставлению
Рассмотрим стандартную процедуру сопоставления номенклатуры в современных версиях программ 1С на базе библиотеки электронных документов версии 1.6 и выше (Бухгалтерия предприятия 3.0, УТ 11, ERP и др.) .
Шаг 1. Откройте форму сопоставления.
Попав в форму сопоставления любым из указанных выше способов, вы увидите список позиций из документа поставщика, которым не найдено соответствие в вашей базе.
Шаг 2. Сопоставьте позиции вручную или с помощью автоматического поиска.
Для каждой строки товара или услуги программа предложит варианты из вашего справочника номенклатуры, используя автоматический поиск по наименованию, артикулу и другим данным.
- Если предложен верный вариант, просто выберите его.
- Если предложено несколько вариантов, вы можете увеличить "точность поиска" над списком или выбрать нужный товар вручную.
- Для ручного поиска нажмите на пустое поле в колонке "Номенклатура" и выберите "Показать все", чтобы открыть полный справочник.
Шаг 3. Создайте новую номенклатуру, если ее нет в базе.
Если товар поставщика отсутствует в вашем справочнике, программа позволяет создать его автоматически. Для этого выделите строку и нажмите кнопку «Создать по данным контрагента». Откроется форма создания нового элемента справочника "Номенклатура", где большинство полей (наименование, единица измерения и др.) будут заполнены на основании данных поставщика. Вам останется только указать вид номенклатуры, ставку НДС и другие необходимые реквизиты, после чего сохранить его.
Шаг 4. Сохраните результаты.
После того как для всех позиций из документа будут указаны соответствующие товары из вашей базы, нажмите кнопку «Сохранить и закрыть». Программа запомнит эти соответствия.
Шаг 5. Отразите документ в учете.
Теперь вы можете вернуться к электронному документу. В папке "Отразить в учете" появится возможность создать документ поступления (например, "Поступление (акт, накладная)") на основании данных из ЭДО. При создании все позиции будут заполнены автоматически в соответствии с выполненным сопоставлением.
Как исправить/отменить неверно сопоставленную номенклатуру?
Перейдите в «Номенклатура контрагентов» из раздела «Сопоставить» в текущих делах ЭДО.
В открывшемся регистре хранится вся сопоставленная номенклатура, можно удалить ошибочную запись, либо провалившись в конкретную позицию поменять сопоставленную номенклатуру.
Как отключить автоматическое сопоставление номенклатуры?
Для каждого контрагента можно индивидуально настроить сопоставление номенклатуры или вовсе отключить её. Для этого в справочнике «Контрагенты», выбрать контрагента, с которым требуется установить определенный способ обработки входящих электронных документов, нажать ЭДО – Настройки отражения в учёте.
Затем открыть необходимую настройку с контрагентом.
В открывшейся форме есть возможно изменить способ обработки для каждого вида документа, либо массово изменить способ обработки путем заполнения через шаблон «Заполнить по шаблону».
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
"Вручную в форме электронного документа" - позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы.
"Не отражать" - позволяет не отражать входящий электронный документ в учёте.
Особенности и полезные советы
Для услуг часто используется правило поиска по части наименования. Например, если поставщик каждый месяц присылает акт за "Абонентское обслуживание за январь 2024", "Абонентское обслуживание за февраль 2024", можно настроить сопоставление один раз, указав в качестве шаблона "Абонентское обслуживание" и сопоставив его с вашей услугой. Тогда документы будут создаваться автоматически .
Сервис 1С:Номенклатура. Для пользователей торговых решений доступен сервис "1С:Номенклатура", который предоставляет доступ к единому стандартизированному каталогу товаров . Если и вы, и ваш поставщик используете данные из этого каталога, процесс сопоставления может происходить практически автоматически, без участия пользователя.
Статья была полезной?
Еще больше новостей в нашем Telegram-канале t.me/dialog_it - анонс вебинаров, бизнес-новости, лайфхаки по 1С
Для того, чтобы купить, установить, настроить сервисы и программные продукты 1С, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru