Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании Topalov Group.
Сегодня мы поговорим про КЭДО. Кадровый документооборот — одна из самых бюрократизированных сфер в любой компании. Заявления, приказы, договоры, согласия на обработку данных — всё это требует подписей, хранения и учёта. Бумага занимает место, теряется, её нужно подвозить сотрудникам в удалённые офисы. Решение — КЭДО, кадровый электронный документооборот.
В Битрикс24 этот сервис интегрирован напрямую и позволяет перевести все кадровые процессы в онлайн. В одной системе: электронные документы, подпись через Госключ, интеграция с 1С и автоматизация рутинных действий. Разберёмся, как это работает и как подключить.
В случае возникновения вопросов, звоните: +7 831 231-21-43
Наш телеграмм канал: https://T.me/TopalovGroup_official
▌Что такое КЭДО в Битрикс24
КЭДО — это модуль, который превращает кадровое делопроизводство в цифровой процесс. Вместо бумажных заявлений — электронные документы, вместо личной встречи с кадровиком — отправка на подпись в один клик, вместо архива с папками — сейф компании, где всё хранится и легко ищется.
Сервис встроен прямо в Битрикс24, поэтому сотрудникам не нужно осваивать дополнительные программы. Всё происходит в знакомом интерфейсе: уведомления приходят, задачи ставятся, документы подписываются.
▌Как подключить КЭДО и Госключ: пошаговая инструкция
Подключение сервиса требует выполнения нескольких обязательных шагов. Важно пройти их последовательно, чтобы документы имели юридическую силу.
Шаг 1. Создать и утвердить нормативный акт
Первый шаг — внутренний. Компания должна официально зафиксировать решение о переходе на электронный документооборот. Создаётся приказ или нормативный акт, который регламентирует новые правила работы с кадровыми документами. Без этого документа любые действия с электронной подписью могут быть оспорены.
Шаг 2. Заключить соглашения с сотрудниками
Не все сотрудники могут быть готовы к переходу на цифру, да и законодательство требует их согласия. С каждым, кто будет участвовать в электронном документообороте, заключается отдельное соглашение о переходе на КЭДО.
Если кто-то отказывается — не проблема. В Битрикс24 есть специальный раздел «Отказавшиеся от КЭДО». Туда добавляются сотрудники, которые предпочли бумагу. Система автоматически не будет направлять им документы на электронную подпись.
Шаг 3. Подать заявку на подключение в Битрикс24
Заявка отправляется через официальный сайт Битрикс24. Это технический шаг, после которого сервис активируется на вашем портале. Обычно занимает немного времени.
Шаг 4. Оформить доверенность на Госуслугах
Чтобы связать Битрикс24 с Госключем, понадобится API-ключ. Для его получения на портале Госуслуг нужно оформить доверенность. Все инструкции есть на официальном сайте Битрикс24 — там подробно расписано, какую доверенность создавать и какие данные указывать.
Шаг 5. Получить API-ключ и подключить его к Битрикс24
Финальный шаг — получение самого ключа на портале Госуслуг для организаций. Его нужно вставить в соответствующий раздел настроек КЭДО в Битрикс24.
Важный момент: ключ действует только 6 месяцев с даты выпуска. Это ограничение самого Госключа. Раз в полгода процедуру нужно повторять — перевыпускать ключ и обновлять его в системе. Если этого не сделать, документы перестанут отправляться на подпись.
▌Интерфейс КЭДО: как устроен модуль
Сам сервис выглядит привычно для тех, кто уже работал с CRM в Битрикс24. Найти его можно через главное меню, а если часто пользуетесь — вывести в левое меню для быстрого доступа.
- Воронка документов
Перед вами своего рода воронка, которую можно настраивать под себя: добавлять этапы, убирать лишнее, менять порядок. По умолчанию там уже есть базовые стадии — от черновика до подписанного документа.
Интересная особенность — два режима отображения:
- От лица компании — когда вы отправляете документы на подпись сотрудникам
- От лица сотрудника — когда документы приходят вам на подписание
Это удобно: можно переключаться и видеть процесс с разных сторон. Например, контролировать, какие документы зависли на согласовании, а какие уже подписаны.
2. Автоматизация
На этапах воронки доступны роботы. При включении сервиса уже создана базовая автоматизация, но вы можете добавлять свои сценарии. Например, настроить робота, который будет ставить задачу кадровику, когда документ завис на этапе подписания больше трёх дней.
Бизнес-процессы пока доступны в ограниченном режиме, но разработчики обещают расширение функционала.
▌Как создать документ на подпись
Создание документа в КЭДО — процесс интуитивный, но давайте пройдём по шагам, чтобы ничего не упустить.
Шаг 1. Загрузить документ
Нажимаем кнопку «Создать». Можно загрузить файл с компьютера или выбрать готовый шаблон из системы. Документов может быть несколько — например, сразу заявление и приказ.
Шаг 2. Выбрать организацию и провайдера
Если у вас несколько юридических лиц, выбираете ту организацию, от имени которой идёт подписание. Затем провайдера подписи — в нашем случае это Госключ.
Шаг 3. Назначить участников
Здесь несколько ролей:
- Доверитель — кто подписывает от лица компании
- Согласующий — кто должен завизировать документ перед отправкой (необязательно)
- Заполняющий — кто вносит данные в документ (тоже опционально)
Также доступна интеграция с 1С — можно указать, из какой именно системы пришёл документ или в какую его нужно выгрузить.
Шаг 4. Выбрать сотрудников для подписи
Выбираем, кто из сотрудников должен подписать документ. Ограничение — до 100 человек за раз. Система подтягивает список из вашего Битрикс24, можно выбирать по отделам или группам.
Важно: система автоматически исключит тех, кто находится в списке отказавшихся от КЭДО. Им документ не уйдёт.
Шаг 5. Проверить и отправить
На финальном шаге можно скорректировать документ, внести данные и нажать «Продолжить».
Документ уходит:
- сначала на согласование (если назначен согласующий)
- потом на заполнение (если есть заполняющий)
- затем на подпись сотрудникам
▌Ключевые блоки
- Мои документы
Это личное пространство сотрудника. Здесь хранятся только те документы, которые подписывал он сам. Удобно: не нужно искать по всему порталу, всё своё — в одном месте. Можно посмотреть, кто ещё подписывал, кто согласовывал, кто заполнял.
2. Сейф компании
Общий архив всех подписанных документов компании. Сюда попадают все документы, прошедшие через КЭДО. Доступ к этому разделу ограничен правами — видит его только тот, кто отправляет документы на подпись, и те, кому руководитель дал соответствующие права. Обычно это кадровики, бухгалтеры, руководители отделов.
3. Интеграция с 1С
Один из ключевых блоков — настройка связи с 1С. Интеграция позволяет автоматически обмениваться данными: документы, созданные в 1С, уходят на подпись в Битрикс24, а подписанные возвращаются обратно в учётную систему.
Поддерживается работа не с одной, а с несколькими базами 1С — удобно для компаний с разными юридическими лицами или обособленными подразделениями.
4. Шаблоны документов
Чтобы не создавать каждый раз документы с нуля, в КЭДО есть раздел шаблонов. Сюда можно загрузить типовые формы: заявления на отпуск, приказы о приёме, договоры и так далее.
При создании документа просто выбираете нужный шаблон, и система подставляет поля, которые остаётся только заполнить.
5. Настройка полей редактора
Для работы с шаблонами нужны поля. В разделе «Настройка полей редактора» вы создаёте те самые переменные, которые потом будете подставлять в документы.
Есть личные данные сотрудников: ФИО, должность, отдел, табельный номер. Есть данные, связанные с конкретными событиями: дата начала отпуска, дата окончания, основание, сумма. Всё это настраивается гибко, под нужды компании.
6. Сотрудники и группы
В этом разделе — вся кадровая структура. Можно делить сотрудников по отделам, создавать группы для массовых рассылок документов. Например, отправить приказ о премировании сразу всем сотрудникам коммерческого департамента.
Здесь же хранится список отказавшихся от КЭДО — те, с кем вы продолжаете работать на бумаге. Система будет учитывать это при отправке.
7. Права доступа
Как и в других разделах Битрикс24, в КЭДО гибко настраиваются права. Можно выделить роли и для каждой задать, что разрешено:
- только просмотр
- просмотр и редактирование
- создание документов
- удаление
- изменение настроек
Например, рядовые сотрудники видят только свои документы, кадровики — все документы и могут создавать новые, бухгалтеры — только те, что связаны с финансами, руководители — документы своего отдела.
▌Заключение
КЭДО в Битрикс24 — это не просто замена бумаги на файлы. Это полноценная система управления кадровым документооборотом, которая:
- ускоряет подписание документов
- исключает потерю бумаг
- автоматизирует рутину
- интегрируется с 1С
- работает через Госключ с юридически значимой подписью
Внедрение требует нескольких подготовительных шагов: нормативный акт, соглашения с сотрудниками, подключение ключа. Но после этого процессы идут практически сами. Сотрудники получают документы мгновенно, подписывают где угодно, а кадровики перестают бегать с папками.
Электронный кадровый документооборот — это не будущее, это уже настоящее. И в Битрикс24 он максимально доступен и удобен.
БЕСПЛАТНЫЙ АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе - https://b24-p97cdj.bitrix24.site/crm_form_ju5et/
Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -
TG: https://T.me/TopalovGroup_official
Rutube - https://rutube.ru/channel/59435194/
Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru
Связаться с нами: https://topalovgroup.ru/
Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:
Телефон: +7 831 231-21-43
Почта: TopalovGroup@yandex.ru