Владелец стоит у компьютера и подбирает масляный фильтр за 500 рублей.
Параллельно звонит клиент — спрашивает, когда будет готова машина.
На столе лежит список из 27 артикулов по другому заказу. Открыто пять личных кабинетов поставщиков.
В каждом — свой интерфейс, свои условия, свои остатки.
Нужно:
- вбить артикул
- сравнить цену
- проверить срок доставки
- проверить наличие
- запомнить цифры
- повторить это ещё четыре раза
- сформировать документы в 1С вручную
- не забыть, что аналог этой детали уже лежит на складе
Это обычный рабочий день. Кажется, что всё под контролем - но именно здесь бизнес теряет деньги.
Сколько это стоит бизнесу
Если подбор одного артикула занимает 5–7 минут, а в день проходит 20–30 позиций — это 2–3 часа ежедневно, 60 часов в месяц.
Если этим занимается сотрудник с зарплатой 80 000 ₽,
бизнес тратит около 25 000 ₽ только на время поиска.
И это без учёта:
- переплат из-за неполного сравнения
- неликвидов на складе
- ошибок
- зависимости от одного человека
А если подбор делает собственник — цифры становятся совсем другими.
По результатам анализа закупок СТО и магазинов автозапчастей потери маржи из-за
неэффективного процесса могут достигать 10–30%. Даже если у вас 5% — это десятки тысяч рублей в месяц.
Почему это происходит
1. Подбор — не выделенный процесс
Им занимаются:
- собственник
- мастер-приёмщик
- специалист по закупкам
- менеджер
- механик
Чаще всего никто не отвечает за систему.
Все действуют «по ситуации».
2. Процесс непрозрачный
Закупки часто — это личный опыт конкретного человека.
Уходит человек — процесс начинается заново.
3. Рост усиливает проблему
Чем больше заказов, тем больше времени уходит на ручную проценку.
Закупщик становится узким местом.
Возникают задержки, увеличиваются сроки, теряются заказы — и в итоге бизнес тормозит.
Что должно измениться
Чтобы убрать потери, процесс должен стать:
- системным
- прозрачным
- масштабируемым
- независимым от одного человека
Для этого необходимо:
- видеть предложения всех поставщиков в одном окне
- автоматически учитывать свои остатки
- использовать базу кроссов
- работать со списками артикулов
- убрать ручной перенос данных в 1С
- минимизировать человеческий фактор
Это требования к процессу, если вы хотите расти.
Что происходит, когда процесс меняется
В ГК «Максимум» автоматизация подбора изменила не отдельную операцию, а весь процесс закупок.
1. Экономия времени
До внедрения обработка одного заказа занимала в среднем 15 минут.
После — около 3 минут.
Разница — 12 минут на каждом заказе.
При большом объёме операций это дало 667 высвобожденных часов в месяц.
Это сопоставимо с работой 8 сотрудников.
Важно: компания не сокращала штат.
Она перераспределила ресурсы — люди стали заниматься продажами и развитием, а не ручной проценкой.
2. Экономия на закупках
За счёт:
- одновременного сравнения всех поставщиков
- выбора оптимальных условий
- учёта аналогов
- увеличения доли заказов со склада (с 70% до 92%)
снизилась средняя закупочная стоимость и улучшилась оборачиваемость.
Прямая экономия на закупках составила около 36 млн рублей в год.
3. Снижение логистических издержек
Благодаря более точному выбору поставщиков и условий поставки
логистические расходы сократились примерно на 1 млн рублей в год.
Итог
Совокупный экономический эффект составил около 63 млн рублей в первый год использования.
Это результат системного изменения процесса:
меньше ручной работы, меньше ошибок, быстрее оборот, выше маржа.
Решение
QWEP — это система проценки в одном окне.
Она позволяет:
- видеть предложения всех поставщиков в одном окне
- учитывать собственные остатки при подборе
- использовать встроенную базу кроссов
- автоматически проценивать списки артикулов
- формировать документы напрямую в 1С
- убирать ручную работу из процесса закупок
Работает:
- в браузере
- в 1С
- через API
- с вашими поставщиками
- с вашими остатками
Делает работу быстрее, удобнее и проще.
Калькулятор окупаемости QWEP
Расчёт строится на ваших данных: количество поставщиков, грузов, рабочих мест и текущие расходы. Мы считаем месяц равным 30 дням, а годовую экономию — как экономия в день × 365.
Есть два способа понять, сколько вы теряете на ручном подборе:
1. Рассчитать экономию на ваших цифрах - Перейти к калькулятору экономии
2. Запустить бесплатно и проверить на своих артикулах - Получить демо-доступ