…Пролог. Тишина перед бурей
Василий сидел в своем кабинете и наслаждался работой отлаженной системы. После внедрения матрицы Кралича и унификации справочников в холдинге «МилкПром» даже финдиректор молчал уже второй месяц. Идиллия.
Ровно до 9:45.
В дверь постучали. Секретарь положила на стол согласованный ранее с бухгалтерией приказ: «О проведении годовой инвентаризации». Срок — через месяц.
Василий хмыкнул. «Ну, система у нас теперь идеальная. ABC-XYZ, EOQ, страховые запасы с поправкой на таможенные риски. 1С бьется с реальностью. Чего бояться?»
Он ещё не знал, что даже самая крутая система планирования разбивается о реальность склада, где всё держится не на адресном хранении, а на феноменальной памяти кладовщика дяди Бори.
Эпизод 1. Цели: Зачем мы это делаем на самом деле
Чтобы команда не воспринимала инвентаризацию как каторгу по приказу бухгалтерии, Василий собрал планерку. В кабинет набились знакомая команда: Мария-экономист, дядя Боря, технолог Коля и новички из транспортного цеха и отдела сухих смесей.
— Коллеги, забудьте фразу «бухгалтерия приказала».
У нас спецоперация. У неё три цели, которые бьются с нашими KPI:
1. Проверка системы (или «Не верь глазам своим»). Мы должны подтвердить, что наши красивые отчёты — не липа. Помните «Дело о пропавшем персике»? Система показывала 23 ведра, а по факту было три. Если система врёт, все наши расчеты EOQ и страховых запасов летят в пропасть. Мы будем принимать неверные решения.
2. Охота на «AZ-монстров». Мы ищем неликвиды. Помните наш ABC-XYZ анализ? Самые опасные — это дорогие и непредсказуемые позиции из квадрата AZ. Те самые редукторы за 1,5 млн, которые купили «на всякий случай» три года назад под уже списанный станок. Их нужно найти и вернуть к жизни, как мы учились в «Тайне трех измерений».
3. Ревизия потерь (или TCO наоборот). Самая неприятная часть. Куда делись 20 рулонов элитной туалетной бумаги для важных переговорщиков? Это не просто хищение, это удар по совокупной стоимости владения (TCO), о которой мы говорили в статье про кризис 2022-го.
— Если мы найдем проблемы сами, — резюмировал Вася, — мы герои. Если их найдут аудиторы — мы крайние. Задача ясна?
Эпизод 2. Методы: От годовой паники к регулярной гигиене
— Вась, если мы начнем пересчитывать всё подряд раз в год, завод встанет на неделю. У нас 15 тысяч позиций по всему холдингу! — возразила экономист Мария. — А в остальное время мы вообще не знаем, что творится на стеллажах. Это же не система, это аврал. Давай те как всегда. Зачем что-то ломать.
— Верно, Маша. Именно поэтому наш подход будет основан на том, что мы уже внедрили. Работаем не кувалдой, а скальпелем, — Василий нарисовал на флипчарте знакомую схему. — Годовая инвентаризация — это «генеральная уборка», обязательная по закону. Но чтобы она не превращалась в катастрофу, мы вводим регулярные «еженедельные протирки пыли», основанные на нашем ABC-XYZ анализе:
1. Сплошная (Генеральная уборка). Раз в год, по закону. Склад закрывается полностью. Но благодаря нашей новой системе, этот годовой пересчет пройдет не вслепую, а как финальная сверка чистого и понятного склада.
2. Регулярная (Непрерывный цикл по матрице 3×3). Вот он, главный секрет! Вместо одного аврала — регулярные ревизии по группам:
o Еженедельно: Пересчитываем «швейцарские часы» — группу AX (дорогие и стабильные). Это топ-20% позиций, которые дают 80% оборота. Контроль 50 самых дорогих позиций по пятницам займет час, но гарантирует, что по главным деньгам у нас идеальные остатки. Ошибки исправляются сразу, не накапливаясь годами.
o Ежемесячно: Проводим контроль «пороховых бочек» (AY) и «музейных экспонатов» (AZ). Товары с высокой стоимостью, но непредсказуемым спросом. Здесь нам и пригодятся формулы страхового запаса, которые мы считали по методу Василия!
o Ежеквартально: Устраиваем ревизию «середнячков» и мелочевки (группы B и C). Это позволяет вовремя заметить залеживание товаров, пока они не превратились в неликвиды.
3. Целевая (по «черным меткам»). Если в прошлый раз по позиции была проблема (как с тем персиком), она автоматом попадает в список на внеочередную проверку.
Эпизод 3. Подготовка к «генеральной уборке»: Чек-лист
— Запомните, — сказал Вася, — плохая подготовка гарантирует, что вы будете пересчитывать одно и то же три раза, как в день, когда мы искали те 5 вёдер персика по всему заводу.
Правило 1. «Стоп-кран». За сутки до начала склад закрывается для всех движений. Никаких «срочно выдай», «ой, а это только привезли». Всё. Замерли.
Правило 2. «Фен-шуй». За неделю до «Ч» дядя Боря обязан навести порядок: товар на своих местах, этикетками наружу, рассыпуха — в подписанных ящиках. Мы же не хотим повторения истории с фильтрами, которые лежали неизвестно где?
Правило 3. «Бумажная работа». За два дня — сверка с поставщиками по критичным позициям (из матрицы Кралича). Срез остатков в 1С за час до закрытия склада.
Эпизод 4. Главный секрет подготовки: Адресное хранение из скотча и Excel
Тут мы подходим к самому интересному. Адреса хранения до этого момента существовали только в голове дяди Бори. Василий, помня историю о том, как дядя Боря выдал персик без документов, решил, что память — это ненадежно.
1. Создали адресацию из скотча. Взяли малярный скотч и маркер, подписали каждый стеллаж («Стеллаж 1») и каждую полку (А, Б, В). Получилась система координат: С1-А, С3-В. Проще некуда, но это уже система.
2. Привязали товар к адресу. Посадили стажёрку с ноутбуком. Дядя Боря диктовал: «Подшипник 6305 — стеллаж 2, полка Б». Стажёрка забивала это в Excel.
3. Создали маршрутные листы. Выгрузили список товаров для пересчета и отсортировали в Excel по новому полю «Адрес». Распечатали ведомости, где товары шли в порядке обхода склада. Это сэкономит нам 50% времени!
Эпизод 5. Как считать: Правило тройки и метод дяди Бори
Василий создал счетные комиссии по три человека. И здесь важно правило, которое он выучил еще в «Деле о пропавшем персике».
В тройке обязательно должны быть:
· Кладовщик (дядя Боря) — тот, кто знает, где «схроны» и что в какой коробке на самом деле. Он должен не молчать, а дирижировать процессом.
· Представитель бухгалтерии — независимый наблюдатель.
· Секретарь — тот, кто записывает.
Эпизод 6. Разбор полетов: Расхождения и выводы
Инвентаризация закончена. Василий смотрит в акт. Расхождения есть, и это нормально. Главное — правильно на них реагировать, используя наши инструменты.
· Излишки. Нашли коробку с фильтрами для «Вольво», о которых все забыли. Решение: Оприходовать. Но главное — понять, почему они не попали в систему учета. Это сигнал к тому, что наш операционный уровень дал сбой. Возможно, нужен более жесткий контроль входящих документов, как мы учились на ошибках с фильтрами за 1,8 млн.
· Недостача. Не хватает медной проволоки. Ищем причины. Если это хищение — усиливаем контроль. Если ошибка учета — пересматриваем регламент. В любом случае, это повод пересчитать страховой запас для этой позиции, ведь наш фактический расход оказался выше планового.
Эпилог. Выводы, которые меняют систему
Самая главная часть. Василий собрал команду и сказал:
— Ребята, мы отстрелялись. Но годовая инвентаризация — это не просто подсчет хлама. Это диагностика, которая показала нам, как жить дальше. Мы теперь не ищем иголки в стоге сена. Мы разложили стог по полочкам и ввели систему постоянной гигиены.
Вот какие выводы мы сделали и внедряем в повседневную работу:
1. Адресация — это база. Как только мы наклеили номера на стеллажи и занесли это в Excel (а потом и в 1С), мы сделали возможным еженедельный выборочный пересчет. Теперь любой сотрудник может найти товар, а не только дядя Боря.
2. Регулярность вместо аврала. Мы ввели правило «Пятничного часа»: каждую пятницу с 16:00 до 17:00 пересчитываем топ-AX. Это занимает час, но мы всегда знаем точный остаток по главным деньгам компании.
3. Принцип «Одно место — один товар». Запретили дяде Боре раскладывать один и тот же подшипник в трех углах. Это делает любую сверку быстрой и прозрачной.
4. Цикл непрерывных улучшений. Каждый понедельник мы собираемся на 15 минут и разбираем итоги прошедшей недели: что нашли при еженедельном пересчете, какие позиции пора добавить в контроль, где сбойнула система. Так мы не даем хаосу накапливаться.
Через месяц финдиректор заглянул к Василию:
— Слушай, Вась, а чего это у тебя склад тихий? И годовую инвентаризацию за два дня управились? Раньше неделю мучились.
Василий улыбнулся:
— Так мы теперь не ждем пожара раз в год, Иван Петрович. Мы работаем системой предупреждения, как вы и просили. У нас каждый пятничный вечер — мини-инвентаризация. К генеральной уборке мы подошли уже с чистым и организованным складом.
Сухой остаток: Что добавить в чек-лист Василия
1. Главная цель порядка — сделать так, чтобы украсть или потерять было невозможно, а находить — легко. (Отсылка к «Боец невидимого фронта»: формула запасов EOQ | Граблеология Кудина | Дзен).
2. Замените один годовой аврал на регулярные циклы, основанные на ABC-XYZ анализе (отсылка к Тайна трех измерений: почему болты М10 важнее двигателя? ABC-XYZ анализ, который находит миллионы в пыли | Граблеология Кудина | Дзен).
3. Внедрите адресное хранение. Даже со скотчем и Excel. Это окупится на первой же еженедельной проверке.
4. В счетной комиссии обязательно должен быть кладовщик. Без него вы не найдете «схроны» и повторите историю с пропавшим персиком (отсылка к Дело о пропавшем персике: Как MRP чуть не убил производство и что с этим сделал Василий | Граблеология Кудина | Дзен ).
5. После любой инвентаризации меняйте правила хранения, чтобы в следующем году бардака стало меньше. Это и есть непрерывное улучшение системы.
P.S. Думаете, дядя Боря незаменим, а система планирования существует отдельно от реальности? Зря. История Василия доказала: порядок возможен даже там, где правят «схроны» и феноменальная память. Хотите узнать первыми о продолжении и получить чек-листы для внедрения? Жмите сюда и подписывайтесь на канал «Генеральная уборка по-крупному», чтобы не пропустить новые серии «Граблеологии».