В национальном стандарте содержание абзацев с текстом имеет, преимущественно, один шаблон. В начале абзаца, обычно, пишут субъекта, например, организация, высшее руководство, работники. Затем после субъекта называется глагольная форма, например, должен, следует. А далее, самое интересное, перечисляются функции, которые субъект реализует в системе менеджмента бережливого производства.
Функцию, в зависимости от вида глагольной формы, необходимо реализовывать через процедуры, которые по смыслу нужно объединять в документированные процедуры системы менеджмента бережливого производства. Документированные процедуры отражают действия работников по выполнению функций системы менеджмента бережливого производства. Именно процедуры, входящие в состав документированных процедур, отвечают на вопросы работника «Как это сделать?!».
Если в организации, на основе национального стандарта ГОСТ 56404-2021 не сформированы функции, то работники не могут быть потенциально обучены выполнению этих функций, а также, само собой, не могут их выполнять в практической работе, в потоках создания ценности для потребителя. Задача высшего руководства организации выделить из стандарта все функции, образовать из них документированные процедуры, которые будут содержать ответ на вопрос «Как делать?!».
Далее в организации следует к должностным инструкциям добавить функциональные, в которые работникам следует вписать обязанность выполнения определенных функций. Распределение функций по функциональным инструкциям высшим руководством организации в соответствии с пунктом 5.3 национального стандарта ГОСТ Р 56404-2021 называется распределение обязанностей, ответственности и полномочий.
На основании определенных функций и функциональных инструкций следует сформировать состав компетенций организации и программы обучения по каждой компетенции в организации. Состав компетенций, как реестр специальностей в системе менеджмента бережливого производства, разрабатывается и утверждается на уровне организации представителями высшего руководства и отслеживается через определенный промежуток времени на актуальность.
Состав компетенций имеет ключевое, решающее значении при реализации системы менеджмента бережливого производства. Без состава компетенций нельзя разработать и практически реализовать программы обучения работников организации. При обучении любой компетенции согласно составу компетенций, работник осваивает, получает знания и навыки по выполнению определённых функций.
Организация самостоятельно определяет состав компетенций в организации, однако, разумной и целесообразной работой управляющей организации было бы разработка общей (типовой) модели состава компетенций и организация обучения общим рекомендуемым составом компетенций. Предпочтительно выбирать в организация интегрированной структуры специалистов в области систем менеджмента и создавать условия, предоставлять возможность передавать свои бесценные знания и навыки обучающимся, как в пределах одной интегрированной структуры, так и на межорганизационном уровне среди работников нескольких интегрированных структур.
Любая монополия на преподавателей и программы обучения приведет к стагнации системы обучения, отсутствию перспективы среди специалистов на разработку и применение реальных практических инструментов и подходов к управлению. Программы обучения должны отражать реальные проблемы современных организаций и помогать справиться с последствиями непредусмотренных изменений.
Функции национального стандарта ГОСТ Р 56404-2021 возможно группировать друг с другом, дополнять функциями из национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2015, например, функции в системе менеджмента бережливого производства по воспроизводимости операций возможно уточнить функциями системы менеджмента качества о прослеживаемости.
Замечу, что при построении интегрированной системы менеджмента множество функций системы менеджмента качества и системы менеджмента бережливого производства будут одинаковыми или будут в чем-то очень незначительном друг друга дополнять. Интегрированная система менеджмента сокращает затраты на функционирование систем управления организациями.
Документированные процедуры являются частью документации системы менеджмента бережливого производства. Результат функционирования системы менеджмента бережливого производства отражает результативное выполнения работниками процедур, содержащихся в документированных процедурах.
Поскольку система менеджмента бережливого производства оказывает воздействие на производственную систему организации, состоящую из последовательно выстроенных процессов в потоки создания ценности их функционирование и характеристики определены в стандартных операционных картах, которые содержат в себе стандартные операционные процедуры.
Подробнее схему документации можно посмотреть в схеме рисунок №1.
Для целей унификации процедур и состава компетенций организаций, реализующих систему менеджмента бережливого производства или интегрированную систему менеджмента, прилагаю описание документированных процедур системы менеджмента бережливого производства, а также рекомендуемый состав компетенций.