В этой статье:
- Цели и задачи внутреннего аудита отдела кадров
- Этапы и методология внутреннего аудита отдела кадров
- Тонкости взаимодействия с отделом кадров при проведении аудита
- FAQ
- Заключение и рекомендации
В современных компаниях отдел кадров играет ключевую роль: ошибки или неэффективность кадровых процессов способны привести к серьёзным последствиям — штрафам, судебным спорам, непродуктивности персонала. Внутренний аудит отдела кадров становится инструментом, который обеспечивает не только юридическую безопасность, но и оптимизацию работы с сотрудниками. Кадровый аудит позволяет выявить слабые звенья в системе управления персоналом, минимизировать риски и привести процессы в соответствие с требованиями законодательства и лучшими корпоративными практиками.
В ходе внутреннего аудита отдела кадров анализируются все основные функции: от оформления трудовых отношений и ведения документации до взаимодействия с органами контроля. В такой проверке нуждаются предприятия любых масштабов — как небольшие компании, так и крупные организации с развёрнутой филиальной сетью. Для собственников бизнеса, финансовых директоров и специалистов по внутреннему контролю аудит кадрового блока — практичный инструмент для оценки эффективности HR-процессов и уровня защищённости от санкций и ошибок.
Цели и задачи внутреннего аудита отдела кадров
Внутренний аудит отдела кадров проводится с двумя основными целями:
— Оценить соответствие текущей кадровой политики требованиям законодательства РФ (Трудовой кодекс, локальные акты, нормы охраны труда и др.)
— Проверить эффективность внутренних процедур, выявить ошибки и потенциальные риски, связанные с оформлением и учётом персонала.
Задачи кадрового аудита можно сформулировать следующим образом:
- Анализ корректности ведения кадровой документации (приказы, личные дела, трудовые договоры, графики отпусков).
- Проверка соблюдения сроков предоставления документов и отчетности.
- Оценка процедур найма, адаптации, аттестации, увольнения.
- Проверка надлежащего ведения воинского учёта, спецоценки условий труда.
- Оценка системы хранения персональных данных сотрудников на предмет соответствия требованиям ФЗ-152.
- Анализ соответствия положений о премировании, графиков сменности и других локальных актов действующим нормам.
Важно: эффективная проверка персонала невозможна без чёткого понимания структуры HR-процессов и вовлечения профильных специалистов.
Этапы и методология внутреннего аудита отдела кадров
Подготовительный этап
Перед началом аудитор проверяет наличие всех ключевых кадровых документов и информацию о структуре отдела персонала. Потребуется доступ к:
- Штатному расписанию
- Трудовым договорам и дополнительным соглашениям
- Личным карточкам (форма Т-2)
- Листам приёма, перевода, увольнения
- Графикам отпусков
- Приказам по кадрам (Т-1, Т-5, Т-6 и др.)
- Журналам по охране труда и технике безопасности
Эффективная проверка кадрового аудита предполагает изучение реальных бизнес-процессов, поэтому аудитору важно ознакомиться с корпоративной системой документооборота, а также с учётной системой (1С, SAP, другие HRM).
Проведение аудита: основные направления анализа
Проверка кадровой документации
- Корректность оформления трудовых договоров и дополнительных соглашений.
- Ведение записи в трудовых книжках (при необходимости) и электронных трудовых книжках.
- Соблюдение правил хранения и уничтожения документов.
- Полнота заполнения приказов о приёме, переводе, увольнении, изменениях в штатном расписании.
Оценка процессов управления персоналом
- Аудит процедур найма: от публикации вакансий до выхода на работу.
- Проверка систем адаптации новичков.
- Анализ регулярных аттестаций, обучения и повышения квалификации, специфика документооборота по этим направлениям.
- Анализ системы мотивации и учёта поощрений и дисциплинарных взысканий.
Оценка рисков и соответствия требованиям
- Проверка соблюдения сроков предоставления обязательной отчётности.
- Анализ организации работы с персональными данными сотрудников.
- Проверка ведения воинского учёта и работы с работниками, имеющими ограничения по здоровью.
- Анализ реализации требований по охране труда и спецоценке условий труда.
Использование международных стандартов
В ряде случаев внутренний аудит отдела кадров базируется на принципах крупнейших стандартов корпоративного контроля и управления (COSO, ISO 9001, IIA — Руководящие указания для внутреннего аудита), где акцент делается на управлении рисками и контроле соответствия HR-процессов внутренним нормативам компании и требованиям законодательства.
Самые частые ошибки, выявляемые при кадровом аудите
- Неправильное оформление трудовых договоров.
- Отсутствие или несвоевременное оформление приказов.
- Нарушение сроков хранения кадровых документов.
- Некорректное ведение и хранение персональных данных.
- Ошибки в учёте и расчёте отпускных, больничных и иных выплат.
- Некорректное ведение журналов по охране труда.
Чек-лист для самостоятельной проверки отдела кадров
Критерий Признаки соответствия Проверить/Исправить Комплектность личных дел Все обязательные документы на месте, правильно оформлены [ ] Трудовые договоры и доп. соглашения Существуют, содержат все необходимые сведения [ ] Графики отпусков Составлены и подписаны, актуализируются ежегодно [ ] Приказы (приём, перевод, увольнение) Оформляются по утвержденным формам [ ] Ведение воинского учёта Журнал оформлен, информация по сотрудникам обновляется [ ] Учёт персональных данных Соблюдён порядок хранения, получены согласия [ ] Отчётность Нет просрочек, отчёты сдаются вовремя [ ]
Пример из практики
В компании среднего бизнеса аудит отдела кадров выявил систематические ошибки в заполнении графиков отпусков. Это стало причиной нескольких штрафов со стороны трудовой инспекции. После внедрения регламента по контролю сроков и автоматизации документооборота подобные нарушения были исключены. Подробнее о внедрении инструментов контроля читайте также про аудит закупок.
Тонкости взаимодействия с отделом кадров при проведении аудита
Как подготовить отдел к аудиту
- Провести внутреннюю ревизию документов до внешней проверки.
- Назначить ответственного за взаимодействие с аудиторами.
- Организовать быстрый доступ к договорам, личным делам, отчетам.
- Оформить справки по всем вопросам, где возможны расхождения.
Как избежать типовых нарушений
- Использовать автоматизированные HRM-системы.
- Регулярно обучать персонал новым требованиям законодательства.
- Проводить внутренний кадровый аудит по чек-листам не реже раза в полугодие.
- Следить за обновлениями в трудовом и кадровом законодательстве.
Интеграция аудита отдела кадров с общей системой внутреннего контроля
Аудит отдела кадров не эффективен в отрыве от общей системы внутреннего контроля компании. Лучшие результаты достигаются при согласовании работы кадровых аудитов с аудитами иных подразделений — бухгалтерии, финансовой и IT-службы. Такой подход позволяет комплексно снижать риски и предотвращать ошибки в смежных зонах (например, начисление зарплат, совместительство, проверка персонала перед наймом).
Для обсуждения кейсов и обмена опытом среди HR-специалистов и аудиторов создан специальный телеграм-канал: https://t.me/RadarAuditora.
FAQ
Как часто нужно проводить внутренний аудит отдела кадров?
Рекомендуется ежегодно, а для компаний с большими рисками — раз в полгода.
Что обязательно проверить при аудите отдела кадров?
Трудовые договоры, личные дела, кадровые приказы, графики отпусков, учёт персональных данных, воинский учёт и соблюдение отчётности.
В чем разница между кадровым аудитом и внутренним аудитом отдела кадров?
Кадровый аудит — более широкое понятие, он может проводить внешний консультант. Внутренний аудит фокусируется на собственных стандартах компании и интегрируется с системой внутреннего контроля.
Какие риски могут быть выявлены при проверке персонала?
Ошибки в оформлении документов, незаконные увольнения, неправильные выплаты, утечки персональных данных, отсутствие нужных согласий.
Кого привлекать к проведению внутреннего кадрового аудита?
Рекомендуется формировать комиссию из внутренних аудиторов, HR-специалистов, юриста, а при необходимости — внешнего консультанта для независимой оценки.
Заключение и рекомендации
Внутренний аудит отдела кадров — обязательный элемент управления рисками современного бизнеса. Он помогает не только выявить нарушения и предотвратить штрафы, но и выстроить эффективную систему контроля за управлением персоналом. Регулярная проверка персонала позволяет повысить уровень защищённости бизнеса, привести документы в порядок, улучшить мотивацию и дисциплину сотрудников. Для максимальной эффективности рекомендуется использовать чек-листы, автоматизированные системы учёта, а также сверять региональные и федеральные новации в нормативной базе. Обращайтесь к профессионалам и следите за тематическими обновлениями в телеграм-канале https://t.me/RadarAuditora.
Аутсорсинг внутреннего аудита: самый удобный способ защитить бизнес
Вместо поиска ошибок «внутри» своими силами доверьте проверку отдела кадров профессионалам. Специализированная услуга «аутсорс внутреннего аудита» обеспечивает независимый взгляд и быстрое выявление критичных проблем. Если у вас остались вопросы, вы можете задать их аудитору на бесплатной консультации. Главное отличие от других аудиторских фирм — вас сразу консультирует аудитор, а не менеджер. Обратиться можно по телефону: +7 (495) 070 35 14.