Коммерческое предложение для event-агентства: как продать организацию мероприятий

Почему коммерческое предложение для event-агентства — это не просто прайс-лист

Организация мероприятий — это продажа эмоций, впечатлений и статуса. Корпоративный заказчик не покупает аренду шатра за 150 000 рублей — он покупает успешное празднование 10-летия компании, где 200 гостей скажут «вау». Поэтому коммерческое предложение для event-агентства должно продавать не услуги, а результат.

За 8 лет работы с event-агентствами я видел сотни КП. 80% из них — это Excel-таблицы с позициями «Аренда шатра — 1 шт.», «Кейтеринг — 200 чел.», «Звук и свет — 1 комплект». Такие КП попадают в папку «Для сравнения цен» и проигрывают тому, кто дешевле на 5%.

Правильное КП для event-агентства — это визуальная история мероприятия, где клиент видит своё событие ещё до подписания договора. В этой статье разберу, как создать такое предложение, которое продаёт организацию мероприятий с конверсией 40-60% вместо стандартных 15-20%.

Что продаёт event-агентство: анализ запроса клиента

Первая ошибка — начинать КП с описания своих услуг. Клиенту не интересно, что вы «работаете на рынке 12 лет» и «организовали 500+ мероприятий». Ему интересно одно: решите ли вы его конкретную задачу.

Три типа запросов в event-индустрии

Корпоративный заказчик с бюджетом: HR-директор крупной компании ищет подрядчика для новогоднего корпоратива на 300 человек. Бюджет 3-5 млн рублей. Главная боль — не провалиться перед руководством. Ему нужны гарантии, кейсы похожих мероприятий, чёткий план и страховка от форс-мажоров.

Малый бизнес с ограниченным бюджетом: Владелец IT-стартапа хочет отметить запуск продукта. Бюджет 500-800 тысяч. Главная боль — получить максимум за разумные деньги. Ему нужны варианты пакетов, понятная калькуляция и возможность масштабирования.

Частный клиент с высокими ожиданиями: Организация свадьбы, юбилея, дня рождения. Бюджет от 1 млн. Главная боль — сделать «не как у всех». Ему нужна персонализация, креатив и вау-эффект.

Ваше КП должно отвечать на боль конкретного типа клиента. Универсальное предложение «Организация мероприятий под ключ» проигрывает специализированному «Корпоративный новогодний вечер для IT-компаний с развлекательной программой в стиле киберпанк».

Как правильно собрать информацию для КП

До создания коммерческого предложения проведите бриф. Не по телефону за 5 минут, а полноценный опросник на 15-20 вопросов. Вот что нужно выяснить:

• Формат мероприятия и количество гостей (с разбивкой: VIP-гости, обычные участники, дети)
• Бюджет (общий и разбивка по статьям, если есть понимание)
• Дата и локация (жёсткая или есть варианты)
• Цель мероприятия (не «отметить», а конкретный результат: team-building, презентация продукта, нетворкинг)
• Целевая аудитория (возраст, статус, интересы)
• Обязательные элементы (что точно должно быть)
• Табу и ограничения (что категорически нельзя)
• Референсы (примеры мероприятий, которые понравились)
• Дедлайны по согласованию и подготовке

Чем детальнее бриф — тем точнее КП. А точное КП конвертируется в 3 раза лучше, чем «примерное». Используйте Google Forms или встроенные формы CRM — клиент заполнит за 10 минут, а вы получите всю информацию структурированно.

Структура коммерческого предложения для event-агентства

КП для организации мероприятий — это не документ на 2 страницы. Это полноценная презентация на 15-25 слайдов (или страниц PDF), где каждый раздел выполняет свою функцию в воронке продаж.

Обложка: первое впечатление решает

Обложка КП должна визуализировать результат. Не пишите «Коммерческое предложение на организацию корпоратива». Напишите «Новогодний корпоратив IT-компании «Название»: вечер в стиле киберпанк для 300 гостей».

Добавьте визуал: фото похожего мероприятия из вашего портфолио или мокап с фирменными цветами клиента. Клиент должен открыть документ и сразу увидеть своё мероприятие.

Раздел 1: Понимание задачи (не пропускайте!)

Первый содержательный раздел — пересказ запроса клиента своими словами. Это показывает, что вы внимательно слушали и поняли задачу. Структура:

• Цель мероприятия: «Отметить 10-летие компании, укрепить командный дух, презентовать новый продукт партнёрам»
• Формат: «Вечернее мероприятие на 300 человек (250 сотрудников + 50 VIP-партнёров)»
• Обязательные элементы: «Торжественная часть с выступлением CEO, развлекательная программа, фуршет, зона для нетворкинга»
• Ожидания: «Премиальный уровень, запоминающееся событие, активности для разных возрастных групп»

Этот раздел строит доверие. Клиент видит, что вы не отправили шаблонное КП, а разобрались в его задаче.

Раздел 2: Концепция и сценарий

Здесь вы предлагаете идею мероприятия. Не список услуг, а историю:

Пример: «Мы предлагаем концепцию «Путешествие во времени» — гости попадут в четыре эпохи: 2015 год (основание компании), 2020 (первый миллион выручки), 2025 (настоящее), 2030 (будущее продукта). Каждая зона — это отдельное пространство с декорациями, развлечениями и угощениями той эпохи».

Опишите тайминг мероприятия по минутам:

• 18:00-18:30 — Регистрация гостей, welcome-зона с фирменными напитками
• 18:30-19:00 — Торжественное открытие, выступление CEO
• 19:00-20:30 — Развлекательная программа: шоу, интерактивы, конкурсы
• 20:30-22:00 — Фуршет, живая музыка, свободное общение
• 22:00-23:00 — After-party для желающих

Добавьте визуализацию: схему зонирования площадки, mood board с референсами декора, фото артистов или шоу-программ. Чем нагляднее — тем лучше.

Раздел 3: Детальная смета с пояснениями

Здесь большинство event-агентств теряет клиентов. Смета не должна быть просто таблицей с цифрами. Каждая позиция требует пояснения — зачем это нужно и что клиент получит.

Неправильно:

• Аренда площадки — 200 000 ₽
• Кейтеринг — 450 000 ₽
• Декор — 300 000 ₽
• Звук и свет — 180 000 ₽

Правильно:

Площадка: Лофт «Красный Октябрь», 500 м² (200 000 ₽)
Премиальное пространство в центре Москвы с панорамными окнами и видом на Кремль. Вместимость до 400 человек. В стоимость включены: гардероб, охрана, уборка, парковка для 50 автомобилей. Площадка проверенная, работали там 12 раз — технический персонал опытный, форс-мажоров не было.

Кейтеринг: Фуршет премиум-класса на 300 персон (450 000 ₽)
Меню от шеф-повара ресторана «Название»: 25 позиций закусок, 3 горячих блюда, безлимитный бар (вино, шампанское, крафтовое пиво, авторские коктейли). Отдельное вегетарианское меню. Обслуживание: 15 официантов + 2 бармена + координатор.

Каждая позиция должна отвечать на вопрос «А зачем мне это?». Если не можете объяснить ценность — позиция лишняя.

Для быстрого создания таких детальных смет используйте онлайн-конструкторы. Например, Estimates.guru позволяет создать смету за 10-15 минут вместо 2 часов в Excel: добавляете позиции из готовой базы, система автоматически считает итоги, применяет скидки и формирует красивый PDF. Можно прикрепить фото каждой позиции (например, фото площадки или блюд), и клиент видит, за что платит.

Раздел 4: Пакетные предложения (обязательно!)

Не отправляйте один вариант сметы — предложите 3 пакета с разным наполнением и ценой. Это классический приём, который повышает средний чек на 20-30%.

Пакет «Стандарт» — 1 850 000 ₽:

• Площадка средней ценовой категории
• Базовый кейтеринг (фуршет, стандартное меню)
• Стандартный декор
• Звук и свет (базовый комплект)
• Ведущий мероприятия
• Фотограф (4 часа)

Пакет «Премиум» — 2 650 000 ₽ (рекомендуем!):

• Премиальная площадка в центре
• Расширенный кейтеринг с авторским меню
• Тематический декор по концепции
• Профессиональный звук и световое шоу
• Ведущий + развлекательная программа (2 шоу)
• Фотограф + видеограф (полный день)
• Welcome-зона с фирменными угощениями
• Транспорт для VIP-гостей

Пакет «VIP» — 3 800 000 ₽:

• Топовая площадка или выездной формат (загородный клуб)
• Премиум-кейтеринг + барное шоу
• Эксклюзивный декор с live-флористикой
• Полный технический комплекс + спецэффекты
• Звёздный ведущий + артисты федерального уровня
• Полная видеосъёмка с монтажом фильма
• Персональный координатор для каждого VIP-гостя
• Подарки гостям (брендированные наборы)
• After-party в отдельной зоне

Отметьте один пакет как «рекомендуемый» — 60% клиентов выберут именно его. Это называется эффект якоря: средний вариант кажется оптимальным на фоне дешёвого и дорогого.

Раздел 5: Гарантии и риски

Event-индустрия — это всегда риски. Клиент боится форс-мажоров: артист заболел, погода испортила выездное мероприятие, техника сломалась. Закройте эти страхи в КП:

• Замена подрядчиков: У нас есть резервные площадки, артисты-дублёры, запасной технический комплект. Если основной подрядчик подведёт — заменим за свой счёт.
• Страхование мероприятия: Оформляем страховку от отмены мероприятия по независящим причинам (сумма страхового покрытия до 5 млн рублей).
• Фиксация цен: Стоимость в договоре не изменится, даже если подрядчики поднимут цены. Все риски берём на себя.
• Поэтапная оплата: Вы платите частями по мере выполнения работ. Финальный платёж — после успешного мероприятия.

Добавьте раздел «Что мы НЕ рекомендуем» — это показывает экспертность. Например: «Не рекомендуем выездной формат в ноябре из-за непредсказуемой погоды. Лучше крытая площадка с возможностью организовать открытую зону при хорошей погоде».

Раздел 6: Кейсы и портфолио

Не просто список «Мы организовали корпоратив для компании X». Покажите кейс с цифрами и результатами:

Кейс: Новогодний корпоратив для IT-компании «Название» (280 гостей)

• Задача: Организовать запоминающееся мероприятие в стиле «Игры престолов» с ограниченным бюджетом 2,5 млн
• Решение: Выбрали площадку-замок в Подмосковье, разработали интерактивный квест с элементами сериала, пригласили косплееров вместо дорогих артистов
• Результат: 98% положительных отзывов от гостей, фото с мероприятия собрали 50 000+ просмотров в соцсетях компании, заказчик продлил контракт на организацию летнего team-building
• Бюджет: 2 450 000 ₽ (уложились на 50 тысяч меньше плана)

Добавьте 5-7 фотографий с этого мероприятия. Клиент должен визуально оценить уровень вашей работы.

Раздел 7: Команда проекта

Представьте людей, которые будут работать над мероприятием:

• Анна Петрова, проект-менеджер: 9 лет в event-индустрии, организовала 120+ корпоративных мероприятий для IT, финансов, ритейла. Специализация: мероприятия на 200-500 человек.
• Игорь Сидоров, технический директор: 12 лет опыта работы со звуком и светом на федеральных концертах и event-проектах. Работал с площадками: Крокус Сити Холл, Олимпийский, Лужники.
• Мария Иванова, декоратор: Лауреат премии «Event Awards 2024» в номинации «Лучший декор корпоративного мероприятия». Портфолио: более 80 проектов в стиле лофт, эко, неоклассика.

Добавьте фото и короткие биографии. Люди покупают у людей — покажите, кто стоит за агентством.

Раздел 8: Следующие шаги и дедлайны

Завершите КП конкретным призывом к действию с дедлайнами:

• До 15 декабря: Подтверждение концепции и бронирование площадки (требуется предоплата 30%)
• До 25 декабря: Согласование финальной программы, меню, декора
• 10-20 января: Монтаж площадки, технические репетиции
• 25 января: День мероприятия
• 30 января: Предоставление фото/видео материалов и закрывающих документов

Укажите срок действия предложения: «Данное КП действительно до 10 декабря 2025 года. После этой даты цены и доступность подрядчиков могут измениться».

Добавьте кнопку или ссылку для быстрой связи: «Обсудить детали» с переходом на WhatsApp, Telegram или форму обратной связи.

Визуальное оформление: как сделать КП, которое хочется читать

Event-индустрия продаёт визуал. Если ваше КП выглядит как скучный Word-документ — вы проиграли конкурентам с красивой презентацией.

Требования к дизайну КП для event-агентства

• Фирменный стиль: Используйте цвета и шрифты бренда клиента (если это корпоративный заказчик) или свой узнаваемый стиль
• Много визуала: На каждые 200-300 слов текста — минимум 1 фото или иллюстрация
• Качество фото: Только профессиональные фото из вашего портфолио, никаких стоковых картинок
• Читаемость: Шрифт не меньше 11pt, достаточно воздуха между блоками, чёткая иерархия заголовков
• Мобильная версия: 40% клиентов открывают КП с телефона — проверьте, как выглядит PDF на смартфоне

Создавайте КП в формате PDF, а не Word или PowerPoint. PDF выглядит профессионально, не «едет» вёрстка при открытии на разных устройствах, можно защитить от редактирования.

Инструменты для создания визуальных КП

Варианты оформления коммерческих предложений для event-агентств:

Canva: Простой онлайн-редактор с готовыми шаблонами презентаций. Подходит для небольших агентств без дизайнера. Минусы: все шаблоны типовые, КП похожи друг на друга, сложно делать детальные сметы с расчётами.

PowerPoint/Keynote: Классика для презентаций. Плюсы: все умеют работать, гибкие настройки дизайна. Минусы: долго собирать КП вручную, нет автоматических расчётов, неудобно обновлять цены.

InDesign: Профессиональный инструмент для вёрстки. Подходит, если у вас в штате есть дизайнер. Минусы: высокий порог входа, дорогая подписка, нужно время на обучение.

Конструкторы КП: Специализированные сервисы для создания коммерческих предложений. Например, готовые шаблоны в Estimates.guru заточены под B2B-продажи: там есть блоки для описания услуг, автоматические таблицы с расчётами, галереи фото, разделы с кейсами. Выбираете шаблон под event-индустрию, заполняете своими данными, система сама считает итоги и скидки, на выходе — готовый PDF. Удобно, если создаёте 10-20 КП в месяц — экономия времени в 5-7 раз по сравнению с ручной вёрсткой.

Главное — не делайте КП в Excel. Таблица с цифрами без визуала и пояснений убивает эмоцию от покупки. А event-бизнес — это чистые эмоции.

Как работать с ценой и скидками в КП для event-агентства

Ценообразование в event-индустрии — это отдельное искусство. Слишком низкая цена вызывает подозрения («Что-то тут не так, почему так дёшево?»), слишком высокая отпугивает. Разберём, как правильно презентовать стоимость.

Прозрачность vs детализация

Есть два подхода к ценообразованию в КП:

Полная детализация: Расписываете каждую позицию до мелочей (аренда стульев — 50 шт. × 200 ₽, аренда столов — 15 шт. × 500 ₽, скатерти — 15 шт. × 300 ₽…). Плюсы: клиент видит, за что платит, можно убрать ненужные позиции и снизить бюджет. Минусы: клиент начинает торговаться за каждую позицию, сравнивать ваши цены с рыночными, искать, где дешевле.

Пакетная стоимость: Группируете позиции в блоки (Кейтеринг — 450 000 ₽, Декор — 300 000 ₽, Развлекательная программа — 280 000 ₽). Плюсы: меньше торга, клиент оценивает общую картину. Минусы: недостаточная прозрачность, клиент может подумать, что вы накручиваете цены.

Оптимальный вариант — комбинированный: основные блоки показываете пакетно, но в приложении к КП даёте полную детализацию по запросу. В основном документе пишете: «Детальная смета с разбивкой всех позиций доступна в приложении №1».

Как показать скидки, чтобы они работали

Не пишите просто «Скидка 10% — 150 000 ₽». Объясните, за что скидка и почему клиент её получил:

Правильно:

• Базовая стоимость пакета «Премиум»: 2 650 000 ₽
• Скидка за раннее бронирование (более 2 месяцев до мероприятия): -5% (132 500 ₽)
• Скидка за полную предоплату: -3% (75 525 ₽)
• Партнёрская скидка (вы уже работали с нашей площадкой): -2% (48 395 ₽)
• Итоговая стоимость: 2 393 580 ₽
• Ваша экономия: 256 420 ₽

Покажите, сколько клиент сэкономил. Люди любят чувствовать, что получили выгодную сделку.

Дополнительные опции и допродажи

В конце КП добавьте раздел «Дополнительные услуги» — это увеличивает средний чек на 15-25%:

• Трансфер для гостей (автобус на 50 мест): +45 000 ₽
• Детская комната с аниматорами (4 часа): +35 000 ₽
• Фотозона с реквизитом и моментальной печатью фото: +28 000 ₽
• Кенди-бар (сладкий стол на 100 персон): +55 000 ₽
• Файер-шоу (15-минутное выступление): +60 000 ₽
• Салют (5-минутная программа): +120 000 ₽
• Брендированные подарки гостям (сувениры с логотипом): от 500 ₽/шт

Отметьте популярные опции значком «Хит» или «Чаще всего заказывают». Социальное доказательство работает: если другие берут, значит, это нужно.

Персонализация КП: как адаптировать под конкретного клиента

Шаблонные КП не работают в event-индустрии. Каждое мероприятие уникально, и коммерческое предложение должно это отражать.

Что персонализировать обязательно

• Обращение: Не «Уважаемый клиент», а «Анна Сергеевна» или «Команда компании «Название»»
• Специфика бизнеса: Если это IT-компания — упоминайте digital-тренды, геймификацию. Если банк — консервативность, премиальность, статусность
• Фирменные цвета: Оформите КП в корпоративных цветах клиента (если это B2B-заказчик)
• Локация: Если клиент из региона — предложите площадки в его городе, не присылайте московские варианты
• Бюджет: Адаптируйте пакеты под озвученный бюджет, не отправляйте варианты в 2 раза дороже

Как использовать информацию о компании клиента

Перед созданием КП изучите сайт компании, соцсети, недавние новости. Используйте эту информацию:

Пример: «Мы знаем, что ваша компания в 2025 году запустила новый продукт «Название» и вышла на рынок Казахстана. Предлагаем включить в программу корпоратива презентационную зону с демонстрацией продукта для партнёров и интерактивную карту экспансии компании в формате проекции на стену».

Клиент видит, что вы не просто отправили типовое КП, а разобрались в его бизнесе и предложили релевантное решение.

Адаптация под тип мероприятия

КП для корпоративного новогоднего вечера и КП для презентации продукта — это разные документы. Даже если формат похож (200 человек, 4 часа, премиальная площадка), акценты должны отличаться:

Новогодний корпоратив: Упор на развлечения, шоу-программу, атмосферу праздника, team-building активности, подарки сотрудникам.

Презентация продукта: Упор на презентационную зону, качественный звук для выступлений, технические возможности площадки, нетворкинг-зоны для партнёров, медиа-покрытие мероприятия.

Концепция, тайминг, состав услуг и даже визуал КП должны соответствовать типу события.

Частые ошибки в коммерческих предложениях event-агентств

За годы работы я собрал топ ошибок, которые убивают конверсию КП. Проверьте, не допускаете ли вы их.

Ошибка 1: Фокус на себе, а не на клиенте

Неправильно: «Мы — ведущее event-агентство с 15-летним опытом. Мы организовали 800+ мероприятий. Мы работаем с топовыми площадками. Мы предлагаем вам…»

Правильно: «Ваш корпоратив запомнят все 300 сотрудников. Вы получите готовое мероприятие под ключ, где каждая деталь продумана. Вам не нужно контролировать подрядчиков — мы берём все организационные вопросы на себя».

Пишите не о себе, а о результате для клиента. Местоимение «вы» должно встречаться чаще, чем «мы».

Ошибка 2: Нет визуализации результата

Клиент не может представить мероприятие по текстовому описанию. Если пишете «Декор в стиле лофт» — покажите фото. Если упоминаете «Шоу мыльных пузырей» — вставьте видео или фото с прошлого мероприятия.

Используйте mood board — коллаж из референсов, который показывает общую атмосферу события. Создаётся за 20 минут в Canva или Pinterest, но повышает понимание концепции в разы.

Ошибка 3: Перегруз деталями в основном КП

Не нужно в основном документе расписывать, что «Стулья белые, пластиковые, модель Chiavari, производство Италия, грузоподъёмность 150 кг…». Это перебор.

Основное КП — это презентация концепции и ценности. Технические детали, полные сметы, договорённости с подрядчиками выносите в приложения. Клиент сначала должен «загореться» идеей, а потом уже изучать детали.

Ошибка 4: Нет альтернатив и вариантов

Если отправляете только один вариант мероприятия — вы ограничиваете выбор клиента. Он может не купить просто потому, что «не совсем то, что хотел».

Предложите 2-3 концепции (если это креативная часть) или 3 пакета с разным наполнением (если это смета). Дайте клиенту возможность выбирать — это повышает вовлечённость и вероятность сделки.

Ошибка 5: Нет дедлайнов и призыва к действию

«Спасибо за внимание, ждём вашего решения» — это не призыв к действию. Клиент отложит КП в долгий ящик.

Правильно: «Чтобы забронировать эту площадку и зафиксировать цены подрядчиков, нам нужно ваше решение до 15 декабря. После этой даты доступность площадки не гарантируем — новогодний сезон, идёт активное бронирование. Для старта работы оставьте заявку по кнопке ниже или позвоните мне лично: +7 (XXX) XXX-XX-XX, Анна, проект-менеджер».

Конкретика, дедлайн, простое действие — это формула работающего CTA.

Ошибка 6: Игнорирование возражений

Клиент всегда сомневается: «А вдруг что-то пойдёт не так?». Если вы не закроете эти возражения в КП — он пойдёт к конкуренту, который даст гарантии.

Типовые возражения в event-индустрии:

• «А если артист не приедет?» → «У нас есть артисты-дублёры на подхвате. В договоре прописана неустойка, если мы не предоставим замену»
• «А если погода испортится?» → «Площадка имеет крытую зону на 100% гостей. Плюс мы всегда бронируем шатры с обогревом как план Б»
• «А вдруг не уложитесь в бюджет?» → «Цена в договоре фиксированная. Все непредвиденные расходы — за наш счёт»

Добавьте раздел FAQ или «Что вас может беспокоить» — проработайте возражения до того, как клиент их озвучит.

Как отправить КП и повысить шанс на ответ

Создать крутое коммерческое предложение — это полдела. Нужно ещё правильно его доставить и добиться ответа от клиента.

Формат отправки: email, мессенджер или личная встреча?

Email: Универсальный вариант для B2B. Отправляйте PDF во вложении (не ссылкой на облако — это лишний шаг). В теме письма: «КП на новогодний корпоратив для компании «Название» — 3 варианта». В теле письма — короткое сопроводительное (3-5 предложений): что внутри, почему это подходит клиенту, когда вы позвоните для обсуждения.

WhatsApp/Telegram: Работает для частных клиентов и небольших заказов. Можно отправить PDF + голосовое сообщение на 1-2 минуты, где вы коротко презентуете концепцию. Личный формат располагает.

Личная встреча: Идеально для крупных заказов (от 3 млн рублей). Проводите презентацию КП лично, листаете документ вместе с клиентом, отвечаете на вопросы сразу, закрываете возражения. Конверсия при личной встрече — 60-70% против 20-30% при email-рассылке.

Сопроводительное письмо: что писать

Не отправляйте КП без контекста. Короткое сопроводительное письмо должно:

• Напомнить, о чём вы договаривались (если была предварительная беседа)
• Коротко описать суть предложения (2-3 предложения)
• Выделить главную ценность (почему это подходит именно этому клиенту)
• Дать чёткий next step (когда вы позвоните, до какого числа ждёте ответа)

Пример:

«Анна Сергеевна, добрый день!

Как мы обсуждали, отправляю коммерческое предложение на организацию новогоднего корпоратива для вашей компании (300 человек, 25 декабря).

Мы подготовили 3 варианта: от камерного вечера в лофте до масштабного шоу с артистами федерального уровня. Во всех пакетах учли вашу просьбу о тематике «Путешествие во времени» и интерактивных активностях для разных возрастов.

Особенно рекомендую обратить внимание на пакет «Премиум» — там идеальное сочетание цены и наполнения для вашего формата. Плюс мы нашли площадку с видом на Кремль, о которой вы упоминали.

Позвоню вам завтра в 15:00, чтобы ответить на вопросы и обсудить детали. Если это время неудобно — напишите, когда вам позвонить.

С уважением,
Игорь Петров
Event-агентство «Название»
+7 (XXX) XXX-XX-XX»

Follow-up: как напоминать о себе без навязчивости

Статистика: 60% сделок закрываются после 5-го касания с клиентом. Но большинство event-агентств сдаются после первого «подумаем».

План follow-up после отправки КП:

• День 1: Отправка КП + сопроводительное письмо
• День 2: Звонок для обсуждения (как обещали в письме). Даже если клиент не читал — напомните о КП, спросите, когда удобно созвониться
• День 4: Письмо с дополнительными материалами (например, видео с похожего мероприятия, отзыв клиента из того же сегмента)
• День 7: Напоминание о дедлайне: «Анна Сергеевна, до 15 декабря нужно принять решение для бронирования площадки. Готов ответить на вопросы сегодня в любое время»
• День 10: Финальное касание: «Если вы выбрали другого подрядчика — желаю отличного мероприятия! Если ещё в рараздумьях — могу скорректировать КП под изменившиеся пожелания. Буду рад сотрудничеству в будущем»

Не бойтесь показаться навязчивым. Клиент просто занят — ему нужны напоминания.

Как отслеживать, открыл ли клиент КП

Бывает, отправляешь КП в пятницу вечером, а в понедельник клиент говорит «Не получал». Или получил, но не открыл.

Используйте инструменты отслеживания:

• Для email: Сервисы типа Mailtrack, HubSpot Sales показывают, когда письмо открыли и сколько раз
• Для PDF: Некоторые конструкторы КП (например, Estimates.guru) отправляют уведомление, когда клиент открыл документ. Это помогает понять, когда звонить: если клиент только что открыл КП и читает 10 минут — самое время позвонить и обсудить

Знание, на каком этапе клиент, даёт преимущество в переговорах.

Интеграция КП с CRM и автоматизация процесса

Если ваше event-агентство создаёт 20-30 коммерческих предложений в месяц — без автоматизации не обойтись. Ручное создание каждого КП с нуля съедает 50-60% рабочего времени менеджеров.

Как работает связка CRM + конструктор КП

Оптимальная схема:

• Клиент оставляет заявку → создаётся сделка в CRM (Битрикс24, amoCRM, HubSpot)
• Менеджер заполняет бриф и собирает информацию о мероприятии → данные сохраняются в карточке сделки
• На основе этих данных автоматически формируется черновик КП → менеджер дополняет концепцией и визуалом
• КП отправляется клиенту прямо из CRM → система фиксирует отправку и открытие документа
• Все версии КП, правки, согласования хранятся в сделке → история переписки в одном месте

Это экономит 60-70% времени на рутине: не нужно вручную переносить данные из брифа в документ, пересчитывать итоги при изменении позиций, искать прошлые версии КП.

Какие CRM подходят для event-агентств

Битрикс24: Популярен в России, есть встроенные инструменты для документооборота. Можно настроить автоматизацию создания КП через роботов и бизнес-процессы. Минусы: сложная настройка, нужен интегратор.

amoCRM: Простая и быстрая CRM, много готовых интеграций с конструкторами документов. Подходит для небольших event-агентств (до 20 человек в отделе продаж).

HubSpot: Удобная CRM с мощной аналитикой. Минусы: дорогая для российского рынка, мало интеграций с локальными сервисами.

Для event-бизнеса критична интеграция CRM с конструктором КП. Например, сервисы типа Estimates.guru работают напрямую с Битрикс24 и amoCRM: создаёте КП прямо из карточки сделки, данные подтягиваются автоматически, готовый документ сохраняется обратно в CRM. Не нужно переключаться между системами.

Шаблоны и базы данных: как ускорить создание КП

Создайте библиотеку готовых блоков:

• Описания услуг: Стандартные тексты про площадки, кейтеринг, декор, шоу-программы
• Фото и видео: Структурированная база медиафайлов с тегами (тип мероприятия, стиль, площадка)
• Кейсы: Готовые описания прошлых проектов с цифрами и результатами
• Прайс-листы подрядчиков: Актуальные цены на аренду, кейтеринг, артистов, технику

При создании нового КП вы не пишете с чистого листа, а собираете документ из готовых блоков, адаптируя под конкретного клиента. Это сокращает время создания КП с 2-3 часов до 20-30 минут.