«Мы вам все отправили почтой», «Документы у директора на подписи», «Перезвоните через неделю» — классические отговорки, из-за которых бухгалтерия превращается в отдел по взысканию долгов. По статистике, до 40% рабочего времени бухгалтера уходит на «выбивание» оригиналов актов и накладных.
Но что, если мы скажем: дисциплинировать партнеров можно еще на этапе подписания договора? Рассказываем, какие пункты в контракте и инструменты в «1С» помогут вам забыть о потерянных документах навсегда.
1. Установите жесткие сроки и санкции
Договор без санкций — это просто просьба. Чтобы контрагент чувствовал ответственность, пропишите четкий срок возврата (например, 5 рабочих дней с момента получения) и штраф за каждый день просрочки.
Но штрафы — это крайняя мера. Гораздо эффективнее работает условие о том, что оплата следующего этапа работ производится только после предоставления оригиналов за предыдущий период. Когда на кону стоят деньги, контроль возврата документов становится приоритетом не только для вас, но и для вашего партнера.
2. Узаконьте скан-образы
Пропишите в договоре, что скан-копии документов, отправленные по электронной почте, имеют юридическую силу до момента получения оригиналов. Это подстрахует вас при проверках. Однако помните: налоговой все равно нужен оригинал.
Чтобы не запутаться, где у вас временный скан, а где «живая» бумага, лучше всего использовать электронный архив документов в 1С. Так вы в любой момент увидите статус каждого акта прямо в интерфейсе привычной программы.
3. Автоматизируйте контроль (чтобы не сойти с ума)
Даже если в договоре прописаны идеальные условия, за их выполнением нужно следить. Если у вас сотни контрагентов, проверять каждого вручную — невозможно.
Здесь на помощь приходит автоматизация. С помощью программы Скан-Архив вы можете выстроить систему, которая сама будет мониторить дисциплину ваших партнеров. Вместо того чтобы перерывать папки, вы формируете идеальный отчет в 1С, который наглядно показывает:
- Кто из клиентов системно нарушает сроки возврата.
- По каким сделкам оригиналы отсутствуют уже более месяца.
- Какие документы нужно срочно запросить перед налоговой проверкой.
Как это работает на практике?
Представьте: вы открываете «1С» и видите полный список «должников» по первичке. Вам не нужно вспоминать, кто и что обещал — у вас перед глазами актуальная база. Если к этому добавить штрихкодирование документов, то процесс ввода вернувшихся оригиналов сократится до нескольких минут. Вы просто сканируете пачку листов, а система сама отмечает в базе, что условия договора по возврату выполнены.
Порядок в документах держится на двух «китах»: грамотном юридическом оформлении сделки и правильном софте. Если договор дает вам право требовать, то программа дает вам инструмент для этого требования.
Хотите перестать тратить нервы на бесконечные звонки контрагентам? Узнайте, как организовать систему контроля и учета документов, которая будет работать за вас. Посмотрите возможности системы на бесплатной демонстрации и начните наводить порядок в архиве уже сегодня.