Отсутствие этих документов может стоить вам миллионы. Проверьте свой бизнес!
Внутренние документы — это фундамент вашей компании. Их отсутствие или ошибки в них приводят к штрафам, судам и репутационным потерям. Мы подготовили полный чек-лист.
Обязательные документы для всех компаний:
1. Учредительные документы
• Устав (актуальная редакция!)
• Решение/протокол о создании
• Свидетельства о регистрации
• Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 30 дней)
Проверка: Соответствуют ли данные в документах текущему состоянию компании?
2. Документы по кадровому делопроизводству
• Штатное расписание
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Должностные инструкции
• Трудовые договоры со всеми сотрудниками
• Приказы (прием, увольнение, отпуска и т.д.)
• Личные карточки Т-2
• График отпусков
Риски при отсутствии: Штрафы до 50 000 руб., суды с сотрудниками, проблемы при проверках
3. Документы по охране труда (если есть наемные работники)
• Приказ о назначении ответственного
• Программа вводного инструктажа
• Журналы инструктажей
• Положение о СУОТ (система управления охраной труда)
Риски: Штрафы до 200 000 руб., приостановка деятельности
4. Локальные нормативные акты
• Положение о коммерческой тайне
• Политика обработки персональных данных
• Положение о документообороте
• Инструкция по делопроизводству
Риски: Утечка информации, штрафы по 152-ФЗ до 6 млн руб.
Документы в зависимости от вида деятельности:
Для торговли:
• Книга отзывов и предложений
• Уголок потребителя
• Прайс-листы
• Документы на товар (сертификаты, декларации)
Для общепита:
• Меню с указанием веса/объема
• Технологические карты
• Журналы здоровья сотрудников
• Документы на продукты
Для производства:
• Технические условия
• Технологические регламенты
• Паспорта на оборудование
• Сертификаты на продукцию
Для услуг:
• Регламенты оказания услуг
• Бланки договоров
• Акты выполненных работ
• Журнал учета услуг
Чек-лист проверки документов:
Учредительные документы:
• Устав соответствует текущей деятельности
• ЕГРЮЛ актуальна
• Все изменения зарегистрированы
• Печать соответствует образцу в ЕГРЮЛ
Кадровые документы:
• Трудовые договоры у всех сотрудников
• Приказы оформлены правильно
• Отпуска согласованы с графиком
• Расчетные листки выдаются вовремя
Договорная работа:
• Все договоры подписаны
• Есть журнал учета договоров
• Сроки хранения соблюдаются
• Архив организован
Финансовые документы:
• Учетная политика
• Первичные документы (счета, накладные, акты)
• Книга учета доходов и расходов
• Декларации и отчеты
Специфические документы:
• Лицензии (если требуется)
• Сертификаты на продукцию
• Разрешения (СЭС, пожарные и т.д.)
• Документы по отраслевым требованиям
Типичные ошибки и их последствия:
Ошибка 1: Устные договоренности с сотрудниками.
Пример: Приняли на работу без трудового договора. Последствия: Штраф до 100 000 руб. + оплата вынужденного прогула +моральный вред
Ошибка 2: Старый устав.
Пример: В уставе указан старый вид деятельности. Последствия: Сделки могут быть признаны недействительными
Ошибка 3: Нет политики по персональным данным.
Пример: Собираете данные клиентов без документов. Последствия: Штраф до 6 млн руб. по 152-ФЗ
Ошибка 4: Не ведем журнал договоров.
Пример: Потеряли договор с ключевым поставщиком. Последствия: Не можете доказать условия, теряете в суде
Как организовать документооборот:
Шаг 1: Инвентаризация
• Соберите все имеющиеся документы
• Составьте реестр
• Выявите недостающие
Шаг 2: Разработка недостающих
• Определите, какие документы нужны
• Разработайте или доработайте
• Утвердите приказами
Шаг 3: Внедрение
• Ознакомьте сотрудников
• Назначьте ответственных
• Организуйте хранение
Шаг 4: Контроль
• Регулярные проверки
• Обновление при изменениях
• Архивация по срокам хранения
Сроки хранения документов:
• 75 лет: Трудовые договоры, личные дела
• 5 лет: Договоры, первичные документы
• 4 года: Налоговые декларации, КУДИР
• 3 года: Кадровые приказы (кроме увольнения)
• 1 год: Внутренняя переписка
Цифровая vs бумажная форма:
• Бумажная: Обязательна для некоторых документов (трудовые договоры, кадровые приказы)
• Цифровая: Удобна для договоров, переписки, но требует ЭЦП
• Смешанная: Оптимальный вариант
Когда нужна профессиональная помощь:
1. Первичная разработка — лучше сделать правильно с начала
2. Изменения в законодательстве — нужно актуализировать документы
3. Проверки госорганов — подготовка и сопровождение
4. Расширение бизнеса — новые документы под новые виды деятельности
5. Реорганизация — изменение учредительных документов