Продолжение статьи «Как уместить стратегическую сессию в один день. Два убедительных кейса»
Начало статьи, описание первого кейса – читайте здесь
Теперь перейдем ко второму кейсу.
Кейс 2. Небольшая компания, производство FMCG. Как и у любой компании, есть годовые финансовые цели, поставленные собственниками и принятые топ-командой. Спустя 3 месяца с начала календарного года к топ-команде пришло осознание, что годовые финансовые цели могут быть не достигнуты. Так созрела потребность в проведении стратегической сессии, на которой члены команды смогли бы поделиться друг с другом своими идеями, как исправить эту ситуацию. Результатом сессии должен быть план конкретных практических шагов, в том числе – «быстрых побед» (конкретных понятных действий, которые могут быстро дать эффект). На сессию выделен всего один день.
Как я уже писала в первой части, главный принцип, как уместить стратегическую сессию в один день без потери качества, выглядит так: часть содержания сессии нужно выносить за ее рамки: то есть что-то сделать ДО сессии или что-то сделать ПОСЛЕ сессии.
Следуя этому принципу, в кейсе 2 мы поступили совершенно неожиданным образом. За рамки стратегической сессии был вынесен этап генерации идей. Почему это стало возможным и наилучшим решением?
Дело в том, что каждый участник топ-команды, понимая всю сложность ситуации, уже думал о том, какие действия могли бы приблизить компанию к достижению годовых финансовых целей. Более того, команда даже собиралась несколько раз для обсуждения таких идей. Но результата не получилось, т.к. встречи не были структурированы и носили стихийный характер. Поэтому у команды и возникла мысль выделить отдельный день, чтобы поработать в формате стратегической сессии, все обсудить и договориться.
Таким образом, формируя план стратегической сессии, я решила воспользоваться тем, что у каждого участника уже есть идеи, и на сессии мы сможем отталкиваться сразу от них.
Домашнее задание, которое было дано участникам к стратегической сессии, выглядело так: записать все свои идеи в список и взять этот список с собой на сессию.
Пошаговый план стратегической сессии:
Шаг 1. Вступительная речь собственника, согласование ожиданий, маршрут и правила работы.
Шаг 2. Вводный вопрос. Здесь я предложила участникам подумать, насколько легко, по их мнению, будет для команды достичь годовых целей. Все мнения мы разместили на шкале от «чрезвычайно трудно» до «невероятно легко!», записали ключевые комментарии и выводы.
Шаг 3. Индивидуальная работа каждого участника со своими идеями, с которыми он пришел на сессию. Каждый разложил свои идеи на три «корзины»:
- Быстрые победы. Конкретные понятные действия с моментальным эффектом. Выбрать пять своих лучших идей.
- Перспективно на будущее. Идеи, требующие доработки \ дополнительного анализа. Выбрать пять своих лучших идей.
- Долгосрочные. Не влияют на цели этого года, но интересны на будущее. Выбрать три своих лучших идеи.
Шаг 4. Участники объединились в группы по 3-4 человека, и обсудили свои лучшие идеи в этих группах. По результатам обсуждения каждая группа предложила список инициатив от своей группы: 5-7 «быстрых побед», 5-7 «перспективных на будущее» и 3-5 «долгосрочных».
Шаг 5. Все инициативы от всех групп разместили на стене, систематизировали. Точно также в три рубрики: быстрые победы, перспективно на будущее, долгосрочные.
Шаг 6. Работа с «быстрыми победами». По каждой инициативе записали KPI (ожидаемый эффект в цифрах).
По тем «быстрым победам», которые требовали дополнительного прояснения, провели обсуждение и составили план действий с ответственными, сроками, ресурсами. По всем остальным «быстрым победам» просто уточнили исполнителей и сроки.
Шаг 7. Работа с рубрикой «перспективно на будущее». По каждой инициативе обозначили ответственного за подготовку расчетов и срок, к которому нужно предоставить данные расчетов команде.
Шаг 8. Работа с «долгосрочными». По каждой инициативе обозначили куратора\ рабочую группу, в чьей ответственности - не выпускать эту инициативу из внимания и вернуть команду к ней позже.
Шаг 9. Фиксация договоренностей и дальнейших шагов, выводы и впечатления.
Все девять шагов стратегической сессии уместились в один рабочий день, цели сессии были полностью достигнуты.
Многие считают, что для полноценной стратегической сессии нужно не менее двух дней, и это, с одной стороны, действительно так. Но и за один день тоже можно получить отличный практический результат, если команда готова к интенсивной работе, и есть продуманный пошаговый план проведения сессии.
Искренне Ваша, Ольга Клепцова
Фасилитатор\модератор стратегических сессий