С того самого момента, как я в профессиональном плане столкнулась с работой архива и делопроизводства, меня постоянно мучает вопрос: почему недооценивают архив и делопроизводство? И почему недооценивают людей, работающих по данным профессиям, т.е. архивариусами/архивистами и дело производителями?
Почему архив и делопроизводство - это те сферы деятельности, которые часто остаются в тени, их важность недооценивается, а порой и вовсе игнорируется.
Почему так происходит? Хотелось бы узнать Ваше мнение в комментариях.
А сейчас, хочу показать свой взгляд на "закулисье" делопроизводства: почему это не так просто, как кажется.
1. Невидимая работа, видимые проблемы.
"Пока не сломалось – не чиним". Работа архивариуса и делопроизводителя часто воспринимается как рутинная и незаметная. Пока все идет гладко, никто не задумывается о том, сколько усилий вкладывается в поддержание порядка. Но стоит возникнуть проблеме, например, потерянному документу, невозможности найти нужную информацию, как сразу становится ясно, насколько важна эта работа.
"Бумажки – это не главное". В современном мире, где все стремятся к цифровизации и скорости, бумажные документы и их хранение могут казаться устаревшими и неважными. Однако, несмотря на все технологии, юридическая значимость многих документов по-прежнему привязана к их бумажному оригиналу.
2. Стереотипы и устаревшие представления.
"Пыльные полки и старые бабушки". У многих людей архив ассоциируется с чем-то скучным, пыльным и архаичным. Этот стереотип мешает увидеть современный архив как динамичную систему управления информацией, использующую передовые технологии.
"Секретарша, которая перекладывает бумажки": Делопроизводство часто воспринимается как низкоквалифицированная работа, не требующая особых знаний и навыков. Это далеко не так. Современный делопроизводитель - это специалист, который должен разбираться в законодательстве, информационных системах, этике делового общения и многом другом.
Многие образовательные учреждения уже давно готовят специалистов в данной области. Но, многие продолжают воспринимать данные направления как низко квалифицированный труд.
3. Отсутствие понимания ценности информации.
"Зачем нам это хранить?". Многие руководители и сотрудники не осознают истинную ценность информации, которая хранится в архиве. Это не просто старые бумаги, это история организации, ее опыт, ее юридическая защита, ее интеллектуальный капитал.
"Потом разберемся".Откладывание систематизации документов и их передачи в архив приводит к хаосу, потере важной информации и, как следствие, к финансовым и репутационным потерям.
4. Недостаток инвестиций и обучения.
"На этом можно сэкономить". Часто на архив и делопроизводство выделяется минимальный бюджет, что приводит к устаревшему оборудованию, нехватке квалифицированных кадров и отсутствию современных систем управления документами.
"Зачем учиться, если это просто бумажки?": Недооценка профессии приводит к тому, что зачастую берут на данные должности людей без должного образования и опыта работы, уже работающие специалисты в этой области не получают достаточного обучения и повышения квалификации, что сказывается на качестве их работы и на организации делопроизводства в целом.
5. Отсутствие "видимых" результатов.
"Что вы сделали за месяц?". В отличие от отделов продаж или производства, результаты работы архива и делопроизводства не всегда можно измерить в конкретных цифрах и показателях. Их ценность проявляется в отсутствии проблем, в бесперебойной работе, в возможности быстро найти нужную информацию.
К чему приводит недооценка?
Потеря важной информации. Это может быть что угодно, от юридически значимых договоров до ценных исследований и разработок.
Финансовые потери: штрафы за несоблюдение законодательства, невозможность доказать свою правоту в суде, потеря клиентов из-за неэффективной работы.
Репутационные риски: неспособность предоставить нужную информацию, хаос в документах, потеря доверия со стороны партнеров и клиентов.
Снижение эффективности работы: поиск нужного документа занимает часы, а то и дни, что отвлекает сотрудников от их основных задач.
Угроза безопасности: неправильное хранение конфиденциальной информации может привести к ее утечке.
Как ни странно, достаточно много проблем из-за неправильного ведения делопроизводства возникает у людей при оформлении ими пенсии.
Лично у меня есть своя коллекция историй, когда неправильное ведение делопроизводства или неправильное оформление отдельного документа привело к печальным последствия как для организации, так и для отдельного человека.
Если будет интересно, расскажу.
П.С. Сразу же оговорюсь, что упоминая в тексте архив, предполагала архив с документами постоянного и долгосрочного сроков хранения, в котором их обрабатывают, хранят и тд и тп, а не просто помещение, куда сталкиваются и все подряд называя это все архивом.