Регистрация документов — рутинная и в то же время важная операция в СЭД. Ошибки, «дыры» в нумерации влияют на юридическую чистоту документов.
Хорошая новость: в СЭД Docs5 регистрация может быть удобным и управляемым процессом. Ниже — 5 способов, как это реализовать.
1. Резервирование номеров: когда документы должны идти подряд
Проблема: Сотрудник ипотечного отдела банка обрабатывает документы по заемщикам. Для удобства поиска и формирования дела ключевые документы — ипотечный договор и разрешение на ввод объекта в эксплуатацию — должны иметь последовательную нумерацию. При этом документы поступают в разное время.
По правилам банка, входящие и исходящие документы регистрируются строго последовательно, поэтому обеспечить нумерацию «один за другим» стандартными средствами невозможно.
Решение: функционал «Резервирование регистрационных номеров»
Функционал позволяет заранее резервировать регистрационные номера. Например, после документа № 0456 следующему документу можно присвоить номер № 0459, а номера 0457 и 0458 оставить в резерве.
Когда ипотечный договор и разрешение на ввод объекта в эксплуатацию поступят в систему, регистратор присвоит им зарезервированные номера. В итоге в деле документы будут идти рядом — без нарушений хронологии.
2. Гибкие форматы номеров: для филиалов и отделов
Проблема: В компании есть несколько подразделений, каждое из которых ведёт собственный журнал регистрации. При этом в регистрационном номере необходимо отражать подразделение, год и порядковый номер документа.
Решение: функционал «Гибкая настройка форматов регистрационных номеров»
Docs5 позволяет гибко настраивать шаблоны регистрационных номеров, например:
{Префикс компании}-{Префикс подразделения}-{Дата(год)}-{Номер документа}
Пример нумерации:
Для подразделения «Юридический отдел» компании «Альфа-солюшн»:
ALF-ЮО-2026-1
ALF-ЮО-2026-2
Для подразделения «Бухгалтерия» той же компании будет вестись собственная нумерация:
ALF-Б-2026-1
ALF-Б-2026-2
3. Изменение номера и даты после регистрации
Проблема: Документ зарегистрировали, но позже возникла необходимость «заполнить им» ранее созданный «пробел» в журнале.
Решение: функционал «Изменение номера и даты после регистрации»
Для делопроизводителя настраивается отдельное решение — «Изменить регистрационный номер». С его помощью можно скорректировать регистрационный номер и дату документа уже после регистрации.
4. Пакетная регистрация: когда входящих документов много
Проблема: За короткое время поступает большой объём бумажных писем, счетов и актов. Регистрировать каждый документ вручную — долго и неэффективно.
Решение: функционал «Пакетная регистрация документов»
Docs5 позволяет регистрировать одновременно неограниченное количество документов. В стандартном окне регистрации появляется дополнительный режим «Пакетно».
Делопроизводитель указывает:
- количество регистрируемых документов
или
- свободный диапазон регистрационных номеров.
После запуска регистрации система автоматически:
- создаёт карточки документов;
- присваивает регистрационные номера.
5. Управление счётчиками: убрать «пропущенные» номера
Проблема: В системе были зарегистрированы тестовые или ошибочные документы под номерами 71, 72 и 73. Документы удалили, но счётчик регистрации уже перешёл на номер 74. В журнале появляется «некрасивый» и вызывающий вопросы пропуск.
Решение: функционал «Счетчики регистрационных номеров»
Администратор может откатить счётчик на нужное значение. В данном примере - вернет его на номер 70. Следующий документ получит номер 71, и записи в журнале будут выглядеть корректно.
Свяжитесь с нами, чтобы узнать о возможностях применения СЭД Docs5 в вашей компании.