Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Мы спросили наших экспертов – психологов, руководителей, коучей – и ваших коллег – секретарей и ассистентов: что нужно делать, чтобы завоевать доверие босса? Можно ли стать тем самым незаменимым помощником, который иногда знает больше, чем супруга шефа? И надо ли это вообще ассистенту или секретарю?
Работа помощника стрессовая и многозадачная, хотя это совершенно фантастическая школа жизни. После нее ты можешь работать где угодно. Самое главное в ней (и это я знаю не понаслышке, сама была помощником) – предельная честность. Соблюдение принципа «говори как есть», но не в формате проблемы, а решения.
Не всегда все зависит от профессионализма и эффективности ассистента. Порой планы срываются, и помощник сильно переживает по этому поводу. Как результат – начинает что-то выдумывать, обманывать, пытаясь себя оправдать, защитить. Но так он проблему не решает, скорее усугубляет ее. Если хотя бы раз руководитель поймал ассистента на вранье, доверия больше не будет.
Приведу пример. Шеф попросил меня забронировать авиабилеты для своих партнеров. Через какое-то время они позвонили из аэропорта в возмущении. Оказалось: билетов нет. Я проверяю почту и действительно вижу, что брони нет. До сих пор не понимаю, как это произошло. Мне пришлось потратить какое-то время, чтобы решить вопрос. Я перебронировала билеты, подошла к шефу и сказала правду: не знаю, как именно это случилось, но ситуация урегулирована – партнеры обеспечены авиаместами.
Важно также дать руководителю понять, что вы проанализировали эту ошибку и больше ее не повторите. Я, например, завела себе еще одно дублирующее приложение для напоминаний.
Как еще помощнику или секретарю создавать доверительные отношения с руководителем?
Когда вы идете к руководителю на серьезный разговор, берите на себя ключевую роль – стройте диалог: проблема такая-то, такое-то решение я планирую внедрить. Не юлите. Не пытайтесь переложить на кого-то другого вину. На самом деле это самая выгодная позиция. Шеф понимает, что его ассистент всегда (даже тогда, когда ему это не выгодно) будет говорить правду, и ценит такого человека.
Старайтесь воспринимать руководителя как человека – не бояться его, смело идти к нему в кабинет. Чтобы этому научиться, начните с себя: вам надо осознавать свою самодостаточность, чувствовать внутреннюю ценность. Если вы уверены в том, что вы профессионал, что можете сами на себя опереться, шеф считывает такое ваше восприятие себя, доверяет своему помощнику, уважает его.
Что полезно знать новичкам?
1. Если вы только пришли в коллектив, старайтесь быть собой – не изображать из себя кого-то.
В одной из компаний шеф вообще не обращал на меня внимания. Доходило до смешного: на общих совещаниях он спрашивал мнение всех, кроме меня. В конце года у нас был корпоратив, и я вызвалась помочь его организовать. Даже смонтировала душевный ролик о жизни компании. Когда начальник спросил, кто сделал видео, и ему сказали, что это был его помощник, он посмотрел на меня так, как будто увидел впервые в жизни. Уходила я из этой компании в должности директора по маркетингу.
2. Выходите из «коробочки», общайтесь с коллективом. Особенно с линейными сотрудниками – секретарями, уборщицами, как ни странно. Я подружилась с ними, и они мне сразу объяснили всю расстановку сил: кто, что, где, когда (так сказать, карта местности). После заручилась поддержкой людей, имевших вес в компании, и мне стало намного проще коммуницировать с директором, потому что они меня хвалили.
3. Станьте заметны, займите проактивную позицию. Сейчас я сама руководитель, и у меня есть помощница, которой можно доверять. Но у нее было много предшественниц. Мне нужно было найти ту, которая думает, как я. Нынешняя помощница пыталась с самого первого дня работать на опережение, проявляла инициативу. А для этого надо хорошо знать своего босса.
4. Всегда оставайтесь на стороне руководителя, будьте его тылом, поддержкой, «подавайте патроны». Вы должны понимать, что босс и помощник – одна команда, и осознавать важность своей роли в развитии компании. Я знаю ассистентов, которые зарабатывают полмиллиона рублей, носят дорогие костюмы, великолепно выглядят и несут свою должность как титул, с гордостью. Смотришь на такого профессионала и понимаешь: именно он – хранитель ключей, и это вызывает восхищение.
Надо стать своему директору настоящим и верным помощником. Только так вы завоюете его доверие.
Самые лучшие бизнес-ассистенты и вообще личные помощники – это те люди, которые разгружают «операционку» шефа. Кто задает вопросы: «Что я могу еще для вас сделать?», «Чем могу помочь?». Такие сотрудники дублируют жизнь самого собственника. Они делают за него то, что ему не нравится, не по душе. Покупают подарки друзьям и родственникам, бронируют отели, участвуют в частной жизни босса – поздравляют его маму с днем рождения, даже забирают ребенка из садика или отводят в секцию.
Какие-то вещи руководитель хочет сделать сам, но чаще всего он боится перегрузить помощника или оказаться обнаглевшим. Если вы понимаете, что ваш босс загружен или устал, важно по максимуму освободить его время. Он должен не потерять свой фокус – компания и ее успех. Станьте для босса такой волшебной палочкой, которая поможет при возникновении любой ситуации, – и вы завоюете его доверие. Например, курьер не доехал, опаздывает, а вы выступаете в роли волшебной феи, говоря слова: «Я все решу. Вы пока отдохните и попейте кофе».
Самые крутые бизнес-ассистенты могут решать любые задачи. И я видела таких дам. Как-то беседовала с бизнес-ассистентом, которая все время находится в перелетах со своим собственником. Она сказала мне очень важную мысль: «Станьте для руководителя другом. Реальным, искренним, готовым помочь, выслушать. И не только за деньги».
Если вам импонирует какой-то человек, вы легко с ним завяжете знакомство, станете общаться и дружить. Чаще всего это выливается в долгоиграющее сотрудничество. Такому человеку вы сможете прощать те или иные неловкие ситуации, в которых оказывается каждый из нас. А смешные случаи у бизнес-ассистентов происходят часто.
На моей практике было такое, что генеральный директор плавал в бассейне и потерял плавки. И личный помощник ходил и вылавливал их. При этом между ними не было никакой сексуальной подоплеки – только доверие. Он просто позвонил помощнице и сказал: «Выручай меня, жена домой без плавок не пустит!»
Все мы люди. И ситуации бывают разные. Высокое доверие к руководителю надо заслужить. Как? В непростых ситуациях необходимо проявить себя как искренний человек и оказать помощь.
Но следует понимать, что это определенные ограничения за пределами компании. Я общалась с одной помощницей. У нее нет семьи, мужа, детей. Эта помощница говорит: «Мой ребенок – генеральный директор». У девушки очень высокий уровень дохода, и она везде летает со своим боссом. Хочется сказать, что это некое служение. Насколько правильна такая позиция, спорный вопрос. Но все люди разные, кто-то, думаю, разделяет мнение этой помощницы.