Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Мы спросили наших экспертов – психологов, руководителей, коучей – и ваших коллег – секретарей и ассистентов: что нужно делать, чтобы завоевать доверие босса? Можно ли стать тем самым незаменимым помощником, который иногда знает больше, чем супруга шефа? И надо ли это вообще ассистенту или секретарю?
Я работаю с первыми лицами компаний уже на протяжении 10 лет. Причем это как наемные управленцы, так и собственники бизнеса. Выстраивание отношений между руководителем и помощником/ассистентом – всегда двусторонняя история. Часто говорят, что проще развестись с женой, чем заменить хорошего ассистента. Такой сотрудник решает разные вопросы во всех сферах жизни руководителя, поэтому без доверия здесь не обойтись.
Как его завоевать? «Завоевать» – производное от «воюю», «война». На мой взгляд, при описании взаимоотношений это не совсем подходящий глагол. Доверие – пассивный процесс: человек либо содержит его в себе, либо нет. Команда двух (руководитель – ассистент) состоит из трех компонентов: они сами как участники и отношения между ними. Последний элемент особенно важен. До тех пор пока будут отношения, всегда будет возможность договориться, выстроить границы, правила и пр. Они перестают существовать, как только одна из сторон начинает выбирать себя или другого, исключая тем самым второго участника.
Доверие впервые проявляется после предложения о работе (англ. job offer). Подписывая трудовой договор, люди уже как будто говорят друг другу: «Я тебе доверяю и поэтому выбираю тебя». Далее при выстраивании взаимодействия кредит доверия растет, расширяются границы.
Процесс движется постепенно, это не может быть минутным решением: теперь будет так – и точка. Увеличивается пул задач, повышается ответственность, из этого сама должность становится более масштабной и значимой. Руководитель доверяет не только бизнес, но и свое личное – от поиска няни для ребенка до доступов к расчетным счетам.
Со стороны ассистента важно относиться к работе добросовестно, быть честным, объективным и преданным идеям руководителя. Но не только. Неплохо понимать, чего ожидает от него босс.
Как помощнику или секретарю создавать доверительные отношения с руководителем?
1. Обычно руководители обращают внимание на то, как человек воспроизводит информацию, полученную извне, искажает ли ее. Здесь всегда важен честный диалог, особенно в начале совместной работы, когда ассистент имеет возможность уточнить, переспросить: «Правильно ли я понял(-а)? А здесь вы имели в виду?..» Люди под одним и тем же понимают разное, поэтому тут будет полезно первое время проговаривать понятия и разбираться в них обеим сторонам.
2. Руководители смотрят, насколько ассистент/помощник готов развиваться, говорить с ним на одном языке. Особенно это необходимо при работе с собственниками бизнесов. Как правило, опытные предприниматели не останавливаются на каком-то одном направлении. Они постоянно генерируют идеи, выступают новаторами для своих команд, создают необычные продукты, уходят в другие ниши. Такие люди никогда не отказываются от новых знаний и опыта, поэтому им важно, чтобы рядом был человек, который тоже сможет быстро обучаться и гибко проживать изменения.
Развитие и рост бизнес-ассистента/помощника – обязательное требование практически у каждого руководителя. В процессе совместной деятельности, обмена опытом происходит сближение, как следствие – усиливается доверие.
3. Ассистенту должно быть комфортно с руководителем, ведь они проводят вместе практически всю жизнь (минимум 8–9 часов в сутки в одном пространстве и в постоянной коммуникации). Честность – главное, что может укрепить эти отношения. Если вы доверяете друг другу, то даже критика (причем в обе стороны) сделает ваш тандем более устойчивым.
Еще хотела бы сказать о том, как важно, чтобы ассистент и руководитель видели друг в друге человека, а не ресурс, с помощью которого каждый достигает собственных целей. Тогда это будет история про долгосрочные и доверительные отношения.
Доверие завоевывается через ответственное выполнение поставленных задач и добросовестное отношение к работе. Без него невозможно полноценное сотрудничество. Как проявляется доверие? Человек получает доступ к конфиденциальной информации, электронной почте, базе клиентов или партнеров. Он обретает вес в глазах руководства и коллег. Ему позволяют общаться от лица компании с клиентами, партнерами и контрагентами.
Если секретарь или помощник желает добиться доверия руководителя, он должен представлять отчетность и показывать прозрачность своей работы. То есть обязан выполнять все задачи в соответствии с требованиями и без какого-то личного умысла или выгоды.
Самая надежная проверка – это проверка временем, финансами, личной вовлеченностью и лояльностью. Если человек готов идти навстречу, работать во внеурочные часы или выходные, т.е. выручить или подстраховать, это укрепляет доверие между сотрудником и руководителем. Например, я позволяю помощнице открывать свою личную почту, отправлять письма от моего имени, вести переговоры с редакторами СМИ о публикации материалов.
Наибольшим показателем лояльности для меня, как руководителя, является вовлеченность сотрудника в рабочий процесс, оперативное выполнение задач, готовность решить вопросы в вечернее время или на выходных (по предварительной договоренности).