На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Нужно ли в номенклатуры дел структурных подразделений включать копии приказов по основной деятельности (которые утверждают и вводят в действие какой-либо локальный нормативный акт), если их подлинники хранятся только в делопроизводстве?
Ответ
Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8-2025[1]).
Копии приказов по основной деятельности и локальных нормативных актов (далее – ЛНА) могут быть направлены в структурные подразделения организации для ознакомления, исполнения или просто для сведения. При этом если в структурное подразделение поступают копии документов, то они должны включаться в номенклатуру дел подразделения, поскольку все служебные документы организации (и их копии) должны быть учтены и систематизированы.
Также включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[2].
Извлечение из Инструкции по применению Перечня 2019
4.6. Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов[3].
4.7. Срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.
[…]
5.4. Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии.
В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры дел. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Извлечение из Примерной инструкции по делопроизводству
[…]
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
[…]
ж) указание на копийность документов дела.
С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов.
1. Номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации.
2. Допустимо включать в номенклатуры дел структурных подразделений копии ЛНА и использовать слово «копия» при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации.
3. Нужно указывать наличие и место формирования (регистрации и текущего хранения) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть своего рода необходимая и понятная навигация – для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и последующему длительному хранению.
4. Наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной рабочий экземпляр, который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого копийного документа поможет вам, особенно когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения.
Фрагмент сводной номенклатуры дел с копийными документами представлен в Примере.
______________________________
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
[3] Здесь и далее выделено автором.
[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).