На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
Если в организации (спортивная школа) вся исходящая документация хранится в одной папке, а входящая – в другой, правильно ли это?
Ответ
Переписка должна храниться по принципу «запрос-ответ», когда письмо-ответ подшивается за письмом-запросом. Это позволяет держать всю историю переписки по каждому вопросу в одном месте.
Письма при этом располагаются по хронологии запросов независимо от того, входящий был запрос или исходящий.
Например, 9 января в компанию поступило входящее № 1 и тут же создано исходящее № 1. Эти два письма будут подшиты в папку друг за другом. Через некоторое время на входящее № 1 будет отправлено исходящее письмо № 5, а на исходящее № 1 придет ответ – входящее № 23. В папке «Переписка» письма будут расположены в последовательности: вх. № 1, исх. № 5 (затем можно поместить любой разделитель); исх. № 1, вх. № 23.