С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная (ЭТрН) становится единственно допустимым форматом для оформления перевозки грузов. Такое нововведение установлено Федеральным законом № 140-ФЗ, внесшим изменения в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности».
Обязательное применение ЭТрН распространяется на:
- автомобильные грузоперевозки;
- железнодорожные перевозки;
- авиаперевозки.
Бумажные транспортные накладные после этой даты использоваться не будут. Все перевозки, совершаемые после 01.09.2026, должны оформляться строго в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов, что означает полную цифровизацию транспортных документов на уровне всей страны.
Кто обязан применять электронные транспортные накладные
Переход на электронные транспортные накладные касается всех участников перевозочного процесса. К ним относятся:
- грузоотправители — физические и юридические лица;
- грузополучатели;
- перевозчики (организации и ИП);
- экспедиторы;
- водители транспортных средств.
Требование действует одинаково как для малого бизнеса, так и для крупных федеральных операторов.
Электронная накладная формируется и подписывается всеми сторонами по мере движения груза. Если хотя бы один участник не готов к работе в цифровом формате, перевозка будет считаться оформленной с нарушением.
Таким образом, даже если компания не является перевозчиком, но выступает в качестве грузоотправителя или получателя, ей все равно придется работать с форматом ЭТрН.
Обязательное применение ЭТрН, естественно, предусматривает использование квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Кроме того, обязательна передача данных через ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов.
В 2026 году ГИС ЭПД становится единой платформой, через которую будут проходить все электронные перевозочные документы.
Формат самой накладной утвержден ФНС России. Налоговая служба определяет структуру документа, обязательные поля, правила подписания и требования к передаче сведений.
Формат электронной транспортной накладной и алгоритм работы
ЭТрН состоит из обязательных разделов — титулов. Каждый из них отражает конкретный этап перевозки и подписывается соответствующим участником:
Сначала грузоотправитель формирует документ. В нем указываются сведения о сторонах, маршруте, условиях перевозки, грузе, водителе и транспортном средстве. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или доверенного лица с МЧД.
Когда перевозчик принимает груз, он фиксирует факт приемки, состояние груза и время погрузки. Эти сведения также подтверждаются его электронной подписью.
При доставке грузополучатель подтверждает получение и состояние груза. Завершение процесса перевозки отражается в следующем разделе, который подписывает перевозчик.
Дополнительно могут оформляться титулы, связанные с финансовыми расчетами, переадресацией груза, заменой транспорта или водителя.
По сути, ЭТрН — это цифровая хронология всей перевозки, в которой каждый этап фиксируется юридически.
Порядок передачи и хранения данных в ГИС ЭПД
Электронная транспортная накладная хранится только в рамках государственной системы — ГИС ЭПД. Обмен файлом по электронной почте или, например, через ЭДО не делает документ ЭТрН.
ГИС ЭПД — государственная платформа учета электронных перевозочных документов. Через нее проходит весь документооборот по перевозке.
При этом компания не подключается к системе напрямую — обмен происходит через аккредитованных операторов ИС ЭПД, которые:
- обеспечивают корректность формата документа;
- передают сведения в государственную систему;
- получают подтверждение регистрации документа;
- хранят историю изменений и статусов.
После регистрации в ГИС ЭПД документ получает официальный статус и становится доступным для контролирующих органов — ФНС, ГИБДД, Ространснадзора.
Таким образом, проверка перевозки больше не зависит от наличия бумажных копий. Инспектор может проверить сведения через систему.
Отдельный элемент — QR-код для водителя. Он формируется на основании данных из ГИС ЭПД и содержит зашифрованную информацию о перевозке. Инспектор может считать код и проверить корректность документа даже при отсутствии интернета.
Реестр экспедиторов и платформа «ГосЛог»
Переход на электронные транспортные накладные дополняется еще одним обязательным требованием для экспедиторов — включением в госреестр транспортно-экспедиционной деятельности.
С 1 марта 2026 года начинает работу реестр экспедиторов на национальной цифровой платформе «ГосЛог». С этой же даты стартует прием уведомлений от бизнеса, ведущего транспортно-экспедиционную деятельность.
Срок подачи таких уведомлений - с 1 марта до 1 мая 2026 года.
Для новых участников перевозок срок подачи уведомления ещё не установлен. Законом предусмотрено подача либо до начала деятельности, либо в установленный законом срок после ее начала (в зависимости от того, какой порядок будет утвержден подзаконными актами).
С чего начать работу с ЭТрН?
Начинать подготовку к нововведениям стоит уже сейчас, для чего стоит предпринять следующие шаги:
- Выбрать оператора ИС ЭПД из числа аккредитованных Минтрансом.
- Получить квалифицированную электронную подпись (если её ещё у вас нет).
- Обучить водителей, бухгалтеров и менеджеров, которые формируют и подписывают транспортные документы.
- Зарегистрироваться в реестре «ГосЛог» до 1 мая 2026 года.
Бухгалтерская компания "Правильный расчет"