Здравствуйте! Вас приветствует команда самого ответственного аутсорсинга бухгалтерских услуг «Центра Бухгалтерии». Уже 19 лет мы успешно оказываем услуги по — ведению бухгалтерского и налогового учёта, аудит, налоговое консультирование, оцифровка бизнеса и управленческий учёт. Среди клиентов компании — крупные производства, ИП и небольшие предприятия. Больше актуальной полезной информации — в нашем Telegram.
Представьте ситуацию: директор ООО перечислил деньги по счёту — в документе значилось «электрооборудование», но по факту поступили смартфоны, смарт‑часы и планшеты на сумму свыше 1,5 млн руб. Можно ли принять такие расходы к учёту? Не снимет ли ИФНС вычет по НДС и расходы по налогу на прибыль? Разберёмся пошагово.
Ключевой вопрос: экономическая обоснованность
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, для учёта расходов в целях налога на прибыль они должны быть:
- документально подтверждены;
- экономически обоснованы;
- направлены на получение дохода.
В рассматриваемом случае документальное подтверждение есть (платёжное поручение, товарные накладные), но вот экономическая обоснованность требует дополнительного обоснования.
Как подтвердить обоснованность расходов
Чтобы минимизировать налоговые риски, необходимо оформить комплект внутренних документов:
- Локальный нормативный акт (положение, регламент), где прописано:
- производственная необходимость использования смартфонов и планшетов;
- критерии отбора устройств (технические требования, функционал);
- круг сотрудников, которым выдаётся техника.
- Порядок использования корпоративной мобильной связи — документ, регламентирующий:
- правила эксплуатации устройств;
- ограничения по личному использованию;
- ответственность за утрату или повреждение.
- Приказ руководителя о выдаче конкретных устройств определённым сотрудникам с указанием:
- моделей и инвентарных номеров;
- ФИО получателей;
- целей использования (например, «для оперативного взаимодействия с клиентами»).
- Договор с оператором связи и регулярные счета‑фактуры на услуги:
- детализация звонков подтвердит производственный характер переговоров;
- суммы расходов должны соотноситься с тарифными планами и объёмом работы.
Важные ограничения
- Количество устройств не должно превышать число сотрудников, иначе ИФНС может посчитать расходы необоснованными (см. постановление Арбитражного суда Уральского округа от 29.11.2023 № Ф09‑7691/23).
- Смарт‑часы — наиболее рискованный актив. Официальных разъяснений ФНС по их учёту нет, но есть судебная практика в пользу налогоплательщиков.
Судебная практика по смарт‑часам
В постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2019 № А53‑20614/18 суд признал расходы на умные часы обоснованными, указав:
«Затраты на приобретение … часов Samsung были направлены на создание благоприятного образа налогоплательщика для внешних посетителей и обеспечение нормального рабочего процесса. Часы представляют собой устройство на базе Android, связанное с телефоном, и позволяют оперативно получать информацию о звонках и сообщениях».
Таким образом, шанс отстоять расходы есть, если доказать:
- связь устройства с рабочими процессами;
- вклад в имидж компании;
- интеграцию с корпоративной связью.
Риски при отсутствии документов
Если не оформить перечисленные выше бумаги, ИФНС может:
- Снять вычет по НДС (ст. 171–172 НК РФ) — если сочтет операцию не связанной с деятельностью, направленной на получение дохода.
- Исключить расходы из базы по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ) — из‑за отсутствия экономической обоснованности.
- Начислить пени и штрафы за занижение налоговой базы.
Рекомендации
- Провести инвентаризацию поступивших устройств, зафиксировать их модели и серийные номера.
- Оформить недостающие документы в течение месяца после поставки.
- Согласовать с бухгалтерией порядок учёта (как основные средства или материально‑производственные запасы).
- Подготовить пояснительную записку для ИФНС, где кратко изложить:
- цели приобретения техники;
- связь с производственной деятельностью;
- ссылки на внутренние регламенты.
- Сохранить переписку с поставщиком, где обсуждалась замена электрооборудования на гаджеты.
Вывод
Принять к учёту смартфоны, планшеты и смарт‑часы можно, но только при условии:
- наличия полного пакета документов;
- доказательства производственной необходимости;
- соответствия количества устройств штатному расписанию.
Для минимизации рисков рекомендуется:
- проконсультироваться с налоговым юристом;
- провести внутренний аудит документации;
- заранее подготовить аргументацию для возможных вопросов ИФНС.
Если вам нужны дополнительные рекомендации или консультация от профессионалов по внедрению автоматизации в вашем бизнесе, посетите наш Telegram-канал или оставьте заявку на бесплатную консультацию на нашем сайте.
