чек-лист неналоговых обязательств для предпринимателя (ИП или ООО) с работниками в России.
Это обязательства перед государственными органами, кроме ФНС.
Налоги мы все более-менее научились платить, и вот дальше начинается самое интересное!
Важное примечание: Законы меняются. Этот чек-лист — отправная точка. Всегда актуализируйте информацию и для сложных случаев консультируйтесь с юристом или кадровым специалистом.
Чек-лист обязательств предпринимателя с работниками (кроме налогов)
Раздел 1: Кадровые документы и трудовые отношения
· Трудовые договоры: Заключен с каждым работником, соответствует ст. 57 ТК РФ. Есть все обязательные условия (место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты, режим труда и отдыха и т.д.).
· Приказ о приеме на работу (Т-1 или форма ООО): Издан на каждого сотрудника, ознакомлен под подпись в срок до 3 дней с начала работы.
· Трудовая книжка: Оформлена на каждого работника, работающего свыше 5 дней (если это для него основное место работы). Все записи вносятся своевременно и правильно.
· Личная карточка работника (Т-2): Заведена и заполнена на каждого сотрудника.
· Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР): Утверждены, с ними ознакомлены под подпись все работники.
· График отпусков: Составлен на каждый календарный год, утвержден не позднее, чем за 2 недели до нового года. Сотрудники ознакомлены под подпись.
· Приказы по личному составу: Все приказы (отпуск, увольнение, поощрение, взыскание и др.) оформлены правильно, сотрудники ознакомлены под подпись.
· Документы по учету рабочего времени: Табель учета рабочего времени (форма Т-12, Т-13 или своя) ведется ежедневно.
· Штатное расписание (форма Т-3 или своя): Составлено и утверждено.
Раздел 2: Охрана труда и безопасность (ОТ)
· Приказ о назначении ответственного за ОТ: Издан, если работников мало и нет службы ОТ.
· Инструктажи по охране труда: Проведены (вводный, первичный, повторный, целевой, внеплановый). Записи занесены в Журналы инструктажей.
· Специальная оценка условий труда (СОУТ): Проведена для всех рабочих мест. Декларация подана в Минтруд. Действует 5 лет или до изменений.
· Медицинские осмотры (медосмотры): Организованы для работников, для которых они обязательны (вредные/опасные условия, общепит, торговля и т.д.).
· Пакет локальных нормативных актов по ОТ: При необходимости разработаны: Положение о СУОТ, инструкции по охране труда для профессий, порядок выдачи СИЗ и др.
· Расследование несчастных случаев: Если произошел несчастный случай на производстве, создана комиссия и проведено расследование в установленном порядке.
Раздел 3: Отчетность в Пенсионный фонд (ПФР) и Фонд социального страхования (ФСС)
(Важно: Часть отчетности (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД) сдается через "Отчетность за работников" в личном кабинете ФНС)
· СЗВ-М (ежемесячно): Сдается до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Содержит информацию обо всех работающих.
· СЗВ-СТАЖ (ежегодно): Сдается до 1 марта года, следующего за отчетным. Это сведения о страховом стаже.
· СЗВ-ТД (при кадровых событиях): Сдается при приеме, увольнении, переводе. В большинстве случаев — в день издания приказа.
· 4-ФСС (ежеквартально): Сдается в ФСС по взносам на травматизм (по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев).
Электронно — до 25-го, на бумаге — до 20-го числа месяца, следующего за кварталом.
· Подтверждение основного вида деятельности в ФСС (ежегодно): До 15 апреля для ООО. Для ИП не требуется.
Раздел 4: Воинский учет
· Приказ о назначении ответственного за воинский учет: Издан.
· План работы по воинскому учету: Составлен.
· Журнал проверок воинского учета: Веется.
· Отслеживание военнообязанных: У работников запрашиваются и проверяются документы воинского учета (военный билет, приписное).
· Уведомление военкомата: При приеме/увольнении военнообязанных в двухнедельный срок направляются сведения в военкомат.
Раздел 5: Персональные данные
· Политика обработки персональных данных: Разработана, опубликована на сайте (если есть) и доступна работникам.
· Согласие на обработку персональных данных: Получено от каждого работника (обязательно в письменной форме). Есть отдельное согласие для передачи данных в ПФР и др. фонды.
· Приказ о назначении ответственного за обработку ПДн: Издан.
· Локальные акты: Разработаны Положение об обработке ПДн работников, Перечень лиц, имеющих доступ к ПДн.
· Роскомнадзор: Уведомление об обработке ПДн направлено (если не подпадаете под исключения).
Раздел 6: Денежные операции и ККТ
· Онлайн-касса: Применяется в соответствии с 54-ФЗ. Касса исправна, подключена к ОФД, фискальный накопитель действующий.
· Выдача кассового чека или БСО: Обеспечена в момент расчета с клиентом.
· Кассовая дисциплина: При работе с наличностью (инкассация, лимит кассы) соблюдаются правила. Важно: С 01.03.2022 ИП и малые предприятия (до 100 человек, выручка до 800 млн) отменен лимит кассы и упрощен порядок ведения кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга). Но учет денежных операций вести нужно.
· Контроль маркировки товаров: Участие в системе "Честный ЗНАК" для подлежащих маркировке товаров (обувь, одежда, табак, лекарства и т.д.).
Раздел 7: Прочие обязательства
· Лицензии и разрешения: Получены, если деятельность лицензируется (перевозки, образование, медицинские услуги, алкоголь и т.д.).
· Пожарная безопасность: Проведен противопожарный инструктаж, есть журнал, огнетушители, планы эвакуации (по требованиям для помещения).
· Санитарно-эпидемиологические требования (СЭС/Роспотребнадзор): Соблюдены для торговли, общепита, услуг.
· Экологические платежи и отчетность (при необходимости): Если есть образующиеся отходы, выбросы.
· Регистрация в Роструде: Создан аккаунт на платформе "Онлайн-инспекция.рф" для электронного документооборота с трудовой инспекцией.
· Уведомление о начале деятельности (если требуется): Подано в Роспотребнадзор для видов деятельности по ст. 8 294-ФЗ (гостиницы, бытовые услуги, общепит и др.).
Полезные привычки:
1. Ежемесячно: Проверяй кадровые события и сдавай СЗВ-М, СЗВ-ТД.
2. Ежеквартально: Готовь и сдавай 4-ФСС.
3. Ежегодно: Обновляй график отпусков, сдавай СЗВ-СТАЖ, проверяй актуальность СОУТ и медкнижек.
4. При любых изменениях в штате или условиях труда — сразу оформляй документы.
5. Храни все документы в соответствии со сроками (например, кадровые — 75 лет, приказы по отпускам — 5 лет).
Этот чек-лист поможет систематизировать основные обязательства. Удачи в бизнесе!
А если будут вопросы, обращайтесь!
