ФармОбозрение. 2008 год. Статья 14
Подскажите, как правильно распределить оплаты поставщикам исходя из того, что существует просроченная задолженность. И при этом надо учитывать, что на некоторую категорию товаров нет альтернативного поставщика или цена на товар на 10 процентов выше, т. е. им платить надо в первую очередь. Может, есть программа, которую можно подстроить под ситуацию?
Весьма насущный вопрос. Особенно в связи с трудностями во время «экономического кризиса». Все компании, которые сталкиваются с вопросами дефицита средств на оплату поставщикам, в настоящее время задумываются над вопросом: «Где деньги?» Для того, чтобы выработать политику работы с поставщиками необходимо для начала выявить причины, по которым в компании допускается такой дефицит платежей.
Причин, как правило, две:
· Не эффективные закупки, присутствие неликвидов и дефицита одновременно;
· Вложение оборотных средств в развитие компании.
В зависимости от причин, в связи с которыми ощущается нехватка оборотного капитала, важность и необходимость в применении различных инструментов будет меняться. Но инструменты практически идентичны.
Если проблема с оборотным капиталом заключается в том, что средства, получаемые от продажи, направляются на развитие бизнеса, то для решения проблемы необходимо обеспечить максимальную оборачиваемость в товарных запасах. Причем создавая запасы товаров в аптеке или сети, необходимо предусмотреть, чтобы отсрочка платежа, предоставляемая поставщиками, была больше, чем уровень запаса.
Например, при закупке у конкретного поставщика товаров на неделю работы, отсрочка платежа должна быть на две недели. При такой стратегии компания сможет использовать операционный ресурс, предоставляемый поставщиком, на оплату другим поставщикам. И в таком случае главными критериями к выбору поставщика уже будут не минимальные цены, а максимальная отсрочка платежа.
Вырабатывая такую политику, стоит понимать, по каким товарам необходимо пересматривать подходы к закупкам. Для этого необходимо провести АВС - анализа по всем товарам, выбирая такие критерии, как объем продаж в натуральном выражении (шт.) и закупочная цена. Совместив полученные данные, есть возможность выявить группу товаров, которая требует максимальной суммы оборотного капитала. Это группа, в которой будут содержаться товары дорогостоящие и требующие значительного уровня запаса. Это группа АА.
Именно в этой группе товаров необходимо в первую очередь обеспечить максимальную оборачиваемость. То есть запасы должны быть минимальными при частых поставках. Общая расшифровка мероприятий к каждой группе товаров приведена в таблице 1.
Таблица 1 - Принимаемые решения по результатам АВС-анализа.
Кроме выше приведенного варианта АВС – анализа, так же стоит провести анализ и выявить, в запасах каких товаров сконцентрированы денежные средства. Для этого необходимо провести АВС – анализ по параметрам: объем запаса и объем продаж. Совместив в данном случае результаты, можно выявить ту группу товаров, которая закупается не адекватно. То есть уровень запаса создается на длительный период времени.
Кроме этого, можно применять еще один анализ, который позволит выявить неадекватность закупок и резервы извлечения операционного ресурса. Правда для этого анализа потребуется дополнительная информация, которая присутствует не в каждой информационной системе. Для такого АВС – анализа необходима информация об уровне задолженности перед каждым поставщиком (это не проблема) и уровень запаса, имеющегося в компании, привязанного к поставщику. То есть от информационной системы требуется доступность информации о том, в каком объеме хранится запас товаров, полученных от каждого поставщика.
А для распределения оплат между поставщиками необходимо вывить тех поставщиков, которые для компании являются приоритетными и регулярно оплачивать счета именно им. В такой ситуации самыми актуальными поставщиками будут те, которые дают хорошую отсрочку платежа. Минимальная цена теряет свою актуальность. Главное – скорость оборота денежных средств.
Ну и наконец, что бы легче было планировать оплаты, необходим такой инструмент, как план поступления денежных средств. Для розницы – это объем продаж. Для оптовых продаж – это план оплат клиентами.