Как я сделал Google-таблицу, которая управляет автосервисом лучше программ за 50 000 ₽/мес
Записи в тетрадке, запчасти «где-то на складе», выручку считаем вечером по памяти — знакомо? Рассказываю, как решил эти проблемы одной таблицей.
Проблема: хаос на СТО
Знакомый открыл автосервис на 4 поста. Через полгода пришёл ко мне с классическим набором проблем:
«Не понимаю, сколько зарабатываю»
Деньги приходят — наличкой, переводом, иногда «завтра занесу». В конце месяца пытается свести — не сходится. Куда делись 40 000 ₽? Непонятно.
«Клиенты теряются»
Звонит человек: «Я у вас масло менял в октябре, мне пора снова». Какое масло? На какой машине? Когда именно? Записей нет, приходится угадывать.
«Запчасти заканчиваются в самый неподходящий момент»
Приехал клиент на замену колодок. А колодок нет — забыли заказать. Клиент уехал в другой сервис и больше не вернулся.
«Не вижу загрузку»
Сколько машин сегодня? А завтра? Какой пост свободен? Каждый раз нужно обзванивать мастеров или идти в цех смотреть.
Почему не CRM?
Первая мысль — купить готовую программу. Посмотрели варианты:
Для маленького сервиса это перебор. Нужно что-то простое: открыл — увидел — записал — работает.
Решение: «Живой автосервис» в Google Таблицах
Я сделал таблицу, которая закрывает 80% потребностей небольшого автосервиса. Без установки, без абонентской платы, без обучения персонала.
Открывается с любого устройства — с компьютера администратора, с телефона владельца, с планшета мастера в цеху.
Что внутри: 7 листов, которые связаны между собой формулами.
🎯 Лист 1: Живая панель (дашборд)
Это главный экран. Открываешь утром — и сразу видишь всё, что нужно для работы.
Левая часть — календарь загрузки постов:
Сразу видно: понедельник загружен, вторник — один клиент, среда-воскресенье свободны. Можно звонить и записывать.
Внизу — процент загрузки по дням. Если меньше 50% — значит, нужно шевелиться с привлечением клиентов.
Правая часть — финансы дня:
💰 ФИНАНСЫ ДНЯ
Касса: 8 000 ₽
Долги: 2 500 ₽
План дня: 60 000 ₽
Факт: 2 500 ₽
Прогресс: █░░░░░░░░░░░░░░░░░░░
Владелец видит в реальном времени: сколько денег в кассе, сколько должны клиенты, какой план на день и сколько уже сделали.
Прогресс-бар наглядно показывает — выполнили 4% плана или 80%. Мотивирует.
Ещё на дашборде:
- Очередь на сегодня (кто, какая машина, какие услуги, статус)
- Критичные позиции склада (что заканчивается и нужно заказать)
- Мини-график динамики выручки за неделю
📋 Лист 2: Записи (заказ-наряды)
Сердце всей системы. Каждая строка — это один заказ.
Что происходит автоматически:
- ID заказа генерируется сам (ORD-ГГММДД-XXX)
- Стоимость считается по выбранным услугам и запчастям
- Статус выбирается из выпадающего списка (не нужно печатать)
- Запись автоматически появляется в календаре на дашборде
Статусы заказа:
- ⚪ Ожидание — клиент записан, но ещё не приехал
- 🔵 В работе — машина на посту, мастер работает
- 🟢 Готов — работа выполнена, ждём оплаты/выдачи
- ✅ Выдан — клиент забрал машину, заказ закрыт
- 🔴 Отменён — клиент не приехал или отказался
Каждый статус подсвечивается своим цветом — видно сразу, не нужно читать текст.
👥 Лист 3: Клиенты
База всех клиентов автосервиса.
Что это даёт:
- Звонит клиент — вбиваешь номер телефона — сразу видишь, кто это, на чём ездит, когда был последний раз
- Можно отфильтровать тех, кто давно не приезжал, и позвонить: «Пора на ТО»
- Количество визитов считается автоматически — видно лояльных клиентов
🔧 Лист 4: Услуги (прайс-лист)
Справочник всех услуг автосервиса.
Зачем отдельный лист:
- Цены в одном месте — поменял здесь, изменилось везде
- При создании заказа выбираешь услугу из списка — не нужно помнить цены
- Видно популярность — какие услуги заказывают чаще
📦 Лист 5: Запчасти (склад)
Учёт всех запчастей и расходников.
Как это работает:
- Когда используешь запчасть в заказе — остаток уменьшается автоматически
- Если остаток ≤ минимума — строка подсвечивается красным
- На дашборде отображаются критичные позиции — то, что нужно заказать срочно
Больше никаких «ой, а колодки закончились». Система сама предупреждает.
🏗️ Лист 6: Посты
Настройка рабочих мест.
Каждый пост имеет свой цвет — на календаре сразу видно, кто где работает.
💰 Лист 7: Финансы
Все денежные операции.
Что даёт:
- Разделение наличных и безнала — для учёта и налогов
- Каждая оплата привязана к заказу — можно проверить, за что платили
- Итоги за день/неделю/месяц считаются автоматически
Как это выглядит в работе
Утро. Администратор открывает таблицу. На дашборде видит: сегодня 4 машины, пост 2 свободен после 14:00, на складе заканчивается антифриз.
Звонок клиента. «Запишите на замену масла». Администратор открывает лист «Записи», создаёт новую строку, выбирает клиента из списка (или добавляет нового), выбирает услуги, назначает пост и время. Готово — запись появилась в календаре.
В цеху. Мастер открывает таблицу на планшете, видит свои заказы на сегодня. Берёт машину в работу — меняет статус на «В работе». Закончил — ставит «Готов».
Оплата. Клиент платит — администратор ставит галочку «Оплачено», деньги автоматически падают в финансы, статус заказа меняется на «Выдан».
Вечер. Владелец открывает таблицу с телефона. Видит: сегодня сделали 12 500 ₽, план выполнен на 85%, завтра записано 3 машины, нужно заказать колодки.
Чем это лучше Excel
ExcelGoogle ТаблицаДоступ с телефонаСложноЛегкоОдновременная работаНельзяМожноАвтоматические формулыНужно настраиватьУже настроеноВыпадающие спискиНужно делатьУже естьИстория измененийНетЕстьСтоимостьБесплатноБесплатно
Чем это лучше дорогих CRM
CRM за 15 000 ₽/месЭта таблицаСтоимость180 000 ₽/год0 ₽Время внедрения1-2 недели10 минутОбучение персоналаНужноНе нужно (это же таблица)КастомизацияСложно/дорогоЛегко (сам меняешь)Работает без интернетаЧасто нетДа (офлайн-режим)
Для кого подойдёт
✅ Автосервис на 1-6 постов
✅ Шиномонтаж
✅ Автомойка с детейлингом
✅ Гаражный сервис
✅ Мастерская по ремонту техники
Если у вас 10+ постов и 20 сотрудников — возможно, уже нужна полноценная CRM. Но для малого бизнеса эта таблица закроет все базовые потребности.
Как получить таблицу бесплатно
Я выкладываю такие таблицы в своём Telegram-канале. Там уже есть:
- CRM для отдела продаж
- Учёт склада
- Финансовый учёт для ИП
- Трекер задач для команды
- И ещё 20+ готовых решений
Чтобы забрать таблицу «Живой автосервис»:
- Подпишитесь на канал 👉 Developer Sheets
- Напишите в ЛС: «АВТОСЕРВИС»
- Получите ссылку на копирование таблицы себе
Таблица ваша навсегда. Никаких подписок, ограничений, водяных знаков.
➡️ Подписаться на канал и забрать таблицу
P.S. Если у вас другой бизнес и нужна похожая таблица — напишите в комментариях. Возможно, сделаю следующую именно для вашей ниши.