Открытие филиала — это не просто формальность: это новая юрисдикция учета, дополнительные первичные документы и увеличенный риск проверок. Правильная регистрация и подготовка документов делают филиал прозрачным для ФНС и банков и снижают шанс доначислений и штрафов. В статье — практический план действий и чек‑лист для собственника или финдиректора, который хочет открыть филиал и не получить сюрприз от проверяющих.
Почему открытие филиала часто превращается в налоговую головную боль — и что делать сразу
Открыть филиал без подготовки — значит перенести проблемы бухгалтерии в новый адрес: незавершённая договорная база, разрозненная первичная документация и неправильная постановка на учёт.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Первое правило — решение и положение о филиале должны быть оформлены чётко и храниться у вас. Для российских компаний — подаёте форму Р13014 в налоговую не позднее 7 рабочих дней после решения. Для иностранных компаний процесс длиннее: нужна аккредитация, перевод и нотариальная легализация учредительных документов.
Нельзя оставлять «дыру» в документальной цепочке: договора, акты, УПД и внутренние регламенты филиала должны соответствовать учётной политике головной компании. Это напрямую влияет на налоговую нагрузку и на то, как ФНС оценит операции филиала.
Практический шаг: соберите пакет из решения, положения о филиале, доверенности на руководителя и копий учредительных документов (для иностранцев — с апостилем или легализацией). Затем проверьте, что все шаблоны первички адаптированы под филиал — адреса, реквизиты, подписи.
Если не хотите читать кодекс — подумайте о рисках: нарушение кассовой дисциплины, ошибки в зарплатах у сотрудников филиала, запутанные расчёты по НДС при поставках между подразделениями. Своевременная регистрация и порядок в первичке минимизируют эти риски.
Для примера и деталей — посмотрите материал о том, как франшиза влияет на налоговую нагрузку: Налоговая нагрузка франшиза.
Как всё происходило на практике: хронология открытия филиала и восстановления учёта
Весна. Клиент — компания с общепитом в Москве — приняла решение открыть филиал в другом районе столицы из‑за роста выручки. Решение приняли быстро, но документы вели по остаточному принципу, и через три месяца филиал получил запрос от контролёров.
Шаг 1 — решение и регистрация
Сначала оформили положение о филиале, утвердили перечень операций и назначили руководителя. Подали форму Р13014 в ИФНС в срок — это сняло формальные претензии.
Шаг 2 — приведение первички в порядок
Объединили шаблоны договоров, выставили инструкции по оформлению УПД и актов для кассиров и менеджеров. Поменяли подписи в платёжках и настроили ЭДО так, чтобы все документы приходили в учёт централизованно.
Шаг 3 — внутренний аудит и пояснения к налоговой
Провели внутренний аудит за квартал, составили пояснительную записку по операциям между головной компанией и филиалом и заранее подготовили пакет документов на возможную камеральную проверку.
Через месяц — контрольная проверка: требование о представлении документов было выполнено в срок, штрафов не было. Главное — филиал выглядел как полноценный субъект с чистой первичкой.
Если хотите быстро упорядочить учёт филиалов, честно говоря, лучше начать с аудита и регламентации процессов, чем пытаться «пофиксить» ошибки по факту. Для простых инструкций по учёту самозанятых и подрядчиков смотрите: Учет самозанятых — 5 шагов.
Практические рекомендации: что сделать на старте, чтобы филиал был «как под проверку»
Ниже — 5 конкретных действий, которые вы можете начать уже сегодня.
- Оформите положение о филиале и внесите его в корпоративные документы. Это база, без которой будут вопросы при регистрации и у контролёров.
- Настройте шаблоны первичной документации: договор, акт/УПД, платёжные поручения. Проверьте реквизиты и подписи в отдельных образцах.
- Установите требования по кассовой дисциплине и учёту зарплат. Кассовая дисциплина — это основа доверия банка и ФНС: регламентируйте приход/расход наличных и ведение журналов.
- Внедрите раздельный учёт по филиалу в бухгалтерской программе и ЭДО. Раздельный учёт облегчает контроль расходов и снижает риск доначислений.
- Проведите внутренний аудит перед подачей документов по запросу. Подготовьте пояснительную записку и список контрагентов — это экономит время и снижает стресс при проверке.
Несколько терминов простыми словами: первичная документация — это бумаги, которые подтверждают факты хозяйственной жизни (договора, акты, УПД). Кассовая дисциплина — правила работы с наличностью и отчётностью по кассе. Налоговая нагрузка — общая сумма налогов, которую платит бизнес; её можно планировать через налоговую стратегию. Раздельный учёт нужен, чтобы видеть доходы и расходы каждого подразделения отдельно. ЭДО — электронный документооборот, который упрощает сбор первичных документов.
Важно: проверьте контрагентов — признаки «фирм‑однодневок» часто приводят к проблемам при проверках. Для стартовой проверки контрагентов полезен краткий чек‑лист и сводная таблица по операциям.
Частые вопросы по открытию филиала и подготовке к проверке
Нужно ли нотариально заверять подпись при подаче Р13014? Да, если подаёте документы в бумажном виде — подпись руководителя на форме должна быть нотариально удостоверена.
Сколько времени даёт налоговая на предоставление запрошенных документов? Обычно 10 рабочих дней с даты требования; для консолидированных групп — 20 рабочих дней.
Что делать, если филиал — часть иностранной компании? Подготовьте учредительные документы с переводом и апостилем, оформите заявление по форме 15АФП и доверенность на руководителя филиала.
Какие ошибки чаще всего приводят к доначислениям? Отсутствие раздельного учёта, некорректная первичка (акты/УПД), ошибки в зарплатных начислениях и нарушения кассовой дисциплины.
Короткий план действий — запустите безопасный филиал за месяц
Ниже — пошаговая последовательность, которую можно применить прямо сейчас.
- Принять решение и утвердить положение о филиале. Подать форму Р13014 (или 15АФП для иностранцев).
- Настроить шаблоны первички и регламенты работы (касса, зарплата, ЭДО).
- Внедрить раздельный учёт в учётной системе и подключить ЭДО.
- Провести внутренний аудит за последний квартал и подготовить пакет к возможной камеральной проверке.
- Подписать договор сопровождения с бухгалтером/юристом, чтобы получить оперативную поддержку при требованиях ФНС.
Хотите обсудить конкретный кейс? Узнайте о выгодных тарифах и поддержке вашего филиала — пишите в наш Telegram.