Представьте, что вы идеально подготовились: все журналы заполнены, договоры с подрядчиками в порядке, инструкции розданы сотрудникам. Но инспектор Роспотребнадзора выписывает предписание. Причина: «Отсутствие системы управления профессиональными рисками в цифровом виде». Звучит как фантастика? Уже нет. Цифровая трансформация контроля — не будущее, а реальность, которая меняет правила игры для малого бизнеса прямо сейчас.
Тренд, который меняет всё
Роспотребнадзор активно внедряет риск-ориентированный подход и цифровые сервисы. Если раньше проверяли наличие бумаг, то теперь всё чаще смотрят на системность и digital-след. Простыми словами: скоро недостаточно будет иметь папку с документами. Нужно будет доказать, что у вас есть цифровая система, которая:
- Выявляет риски (например, поломка холодильника, истечение срока действия медкнижки у сотрудника).
- Фиксирует действия по их устранению (не просто записи в журнале, а электронные отчеты, фотофиксация, данные с датчиков).
- Позволяет анализировать данные для предотвращения повторных нарушений.
Что будет проверяться в первую очередь?
1. Цифровая прослеживаемость (traceability). Особенно для общепита и торговли. Откуда сырье? Где его сертификаты? Какую партию готовой продукции вы из него сделали? Если вся эта информация — в разрозненных бумажках и «в голове» закупщика, вы в зоне риска. Тренд идет к единым электронным системам учета.
2. Данные, а не бумаги. Электронные журналы температуры в холодильниках с автоматической фиксацией, онлайн-графики уборок с отметками ответственных, цифровые архивы договоров. Бумажный журнал, заполненный одной ручкой за месяц, вызовет больше вопросов, чем доверия.
3. Проактивность, а не реактивность. Проверяющий поинтересуется не только тем, что вы делаете, но и как вы понимаете, что это работает. Есть ли у вас внутренние чек-листы самопроверки? Проводите ли вы аудит своих же процессов? Это и есть зачатки той самой «системы управления рисками».
План действий на 2026год: как подготовиться к завтрашнему дню
Не нужно срочно внедрять дорогие IT-решения. Начните с малого, но стратегически верного:
1. Проведите цифровой аудит документов. Оцифруйте все ключевые документы для Роспотребнадзора: договоры, акты, журналы, сертификаты. Создайте защищенную облачную папку, где всё будет структурировано. Это основа.
2. Начните с одного «цифрового» процесса. Выберите самый критичный пункт. Например, контроль температуры в холодильниках. Купите простой электронный термометр с сохранением данных или заведите общую онлайн-таблицу, куда сотрудники будут вносить показания дважды в день. Главное — отказаться от бумажной записи, которую легко подделать «задним числом».
3. Усильте договорную базу. Пересмотрите договоры с подрядчиками (на дезинфекцию, вывоз отходов). Включите в них пункты об обязательном предоставлении электронных актов выполненных работ, о доступе к данным (например, к графикам вывоза отходов на сайте подрядчика). Это покажет вашу вовлеченность в цифровой контроль цепочки.
4. Назначьте ответственного за «цифру». Пусть один человек следит за актуальностью электронного архива, отвечает на запросы через госуслуги и изучает новые требования.
Вывод
Подготовка к проверке Роспотребнадзора больше не сводится к красивому оформлению бумажной папки. Это постепенное внедрение культуры документированной прозрачности и управления рисками в цифровой среде. Те, кто начнет этот путь сегодня, не только спокойно пройдут любую проверку завтра, но и получат неожиданный бонус: их бизнес-процессы станут эффективнее, а значит — затраты на штрафы и авралы превратятся в инвестиции в стабильность и репутацию. Начните с одного шага. Прямо сейчас.
Инсайдерская информация
Друзья, вы всегда можете задать уточняющие вопросы по теме, мы с радостью проконсультируем и поможем разобраться. Контакты вы можете найти на сайте Санмосдез, или написав нам в Телеграм.
Телеграмм канал с инсайдерской уникальной информацией.
Кейсы, поправки в законах, Лайфхаки, шаблоны и памятки к документам, живой чат с экспертами для подписчиков. Подписывайтесь.