Есть ли в Вашей компании оформленная в виде схемы организационная структура? Она утверждена? Доведена до персонала? И ключевой вопрос – оргструктура соответствует действительности?
В нашей практике компаний, которые на все перечисленные вопросы могут дать положительный ответ – единицы.
Почему так происходит? Нужна ли действительно оргструктура или это напрасная трата времени? Давайте разбираться.
Что такое оргструктура
Если объяснять простыми словами, то организационная структура – это схема, которая отражает, кто кому подчиняется.
Подчинение обычно бывает двух типов:
1) Линейное подчинение: сотрудник административно подчиняется руководителю подразделения, к которому относится (линейный руководитель ставит сотруднику задачи и принимает их исполнение, с ним сотрудник согласовывает отпуск, приоритеты в работе, решает текущие вопросы). Линейное подчинение всегда есть в компании.
2) Функциональное подчинение: сотрудник подчиняется руководителю не как административной единице, а как эксперту в определенной области. Например, менеджер по персоналу в регионе может административно подчиняться руководителю региона, а функционально – директору по персоналу головной организации. В этом случае директор по персоналу задает ключевые принципы и правила управления персоналом, которые менеджер соблюдает, а руководитель региона ставит менеджеру как линейному подчиненному текущие задачи. Функциональное подчинение встречается не во всех организациях и более характерно для крупных, территориально распределенных компаний.
Очень важно не путать линейное и функциональное подчинение с банальной двойной подчиненностью, когда один сотрудник работает на двух руководителей и разрывается между их поручениями. Такое встречается, например, на предприятиях, где есть несколько собственников, и все они активно участвуют в деятельности компании.
Функционально-организационная структура
В наших проектах мы оперируем понятием «Функционально-организационная структура». Ее ценность заключается в том, что она отражает не только подчиненность, но и функционал каждой должности.
Если в явном виде прописать, какая функция закреплена за каждой должностью, сразу становится прозрачно, кто за что отвечает в компании, и выявляются несоответствия между целевой моделью управления предприятием и реальными обязанностями конкретных сотрудников.
Управление функциями, а не людьми
Типичная ситуация, которая встречается на многих производствах (и в компаниях из других сфер) – руководители управляют не функциями, а конкретными персоналиями. Они ассоциируют те или иные процессы с конкретным человеком.
«Иван у нас финансовый директор, но отвечает еще за юристов, а когда я уезжаю в отпуск, подхватывает производство и ИТ», - объяснял нам Генеральный директор одного из производственных предприятий.
По факту Иван в компании выполняет функции «Управление финансами», «Юридическая поддержка», а в период отпуска ГД исполняет его обязанности. Но если такое взаимодействие не прописано в форме функционально-организационной структуры и существует только «в голове» собственников или генерального директора, то такие персоналии, как Иван, становятся незаменимыми для компании, а это – зона риска и манипуляций со стороны сотрудников.
Преимущества актуальной оргструктуры
Наличие утвержденной, актуальной и доведенной до персонала оргструктуры дает массу преимуществ, в том числе не очевидных на первый взгляд:
1. Каждый сотрудник понимает как свою функцию, так и функции коллег, ему легко решить, к кому и с какими вопросами можно обращаться.
2. Новые сотрудники быстрее адаптируются.
3. Появляется возможность перехода на функциональное управление, что позволяет не зависеть от конкретных персоналий.
4. Становятся видны дубли (одни и те же задачи выполняют разные подразделения) и не закрытые функции (никто в компании не отвечает за определенный функционал).
5. Выявляются подразделения с избытком или дефицитом персонала (когда штатная численность не соответствует объему выполняемых функций).
5 простых шагов к актуальной оргструктуре
Чтобы разработать оргструктуру, неоходимо выполнить 5 простых шагов:
1. Выписать ключевые функции, выполняемые в компании
2. Сопоставить функции с конкретными должностями штатной структуры (не с людьми!)
3. Оформить функционально-организационную структуру в виде схемы
4. Утвердить оргструктуру
5. Довести оргструктуру до персонала
Таким образом, функционально-организационная структура предприятия – это не просто формально утвержденная схема, а работающий инструмент, который позволяет повышать эффективность взаимодействия сотрудников через прозрачное функциональное управление.