С 1 января 2026 года в формализованном ЭДО меняются правила игры: утверждённые электронные форматы актов и ТОРГ-12 выводятся из оборота. Если вы привыкли закрывать услуги/работы «электронным актом» в формализованном формате — теперь в большинстве случаев понадобится УПД (формат 5.03).
Важно: это не «запрет актов вообще». Бумажные документы остаются, а неформализованный обмен тоже возможен — но у него есть нюансы и риски при проверках.
Ниже — коротко и по делу: что изменилось, кому нужно переходить на УПД и когда можно без него.
Что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 старые утверждённые ФНС форматы электронных актов и ТОРГ-12 перестают действовать в формализованном ЭДО.
Для передачи товаров, работ и услуг в формализованном виде применяется УПД в формате 5.03.
Изменения касаются только формализованных электронных документов (XML-форматы). Бумажные акты/накладные не затронуты.
Почему «старые электронные акты» больше не подходят
ФНС делает ставку на строго структурированные электронные документы (формализованные форматы). Их проще автоматически проверять и анализировать.
Если после 1 января 2026 продолжать использовать «старый» утверждённый формат электронного акта/ТОРГ-12, появляется риск, что при налоговой проверке документ:
- не примут как корректный формализованный первичный документ,
- попросят заменить/подтвердить скан-копией с ЭЦП,
- и это может усложнить подтверждение операции.
Что такое УПД простыми словами
УПД — универсальный передаточный документ. Он может закрывать передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг и при необходимости одновременно выполнять роль первичного документа и счёта-фактуры (если есть НДС).
То есть вместо «акта + накладной + счёта-фактуры» часто остаётся один документ — УПД.
Кому УПД в ЭДО не обязателен
УПД нужен не «всегда и всем». Его можно не применять, если для конкретного документа есть отдельный утверждённый электронный формат.
Пример (стройка): КС-2 — есть отдельный утверждённый электронный формат, счёт-фактура — также имеет отдельный формат. Если формат утверждён отдельно — можно работать с ним.
Можно ли в 2026 году использовать акты и ТОРГ-12
Бумажные — да, как и раньше
Если ведёте бумажный документооборот, можно продолжать оформлять:
- акт выполненных работ / оказанных услуг,
- товарную накладную ТОРГ-12.
Никаких новых «запретов бумаги» из-за этой истории не вводится.
Электронные — зависит от вида ЭДО
Если обмениваетесь документами через формализованный ЭДО, то старые утверждённые форматы электронных актов и ТОРГ-12 больше не применяются, используется только УПД 5.03.
Неформализованные документы в 2026 году: можно, но неудобнее
В 2026 году можно продолжать использовать неформализованные акты/ТОРГ-12 (например, файл/скан, подписанный ЭП). Но при проверках их сложнее передавать в ФНС. Обычно варианты такие:
- на бумаге (распечатать, заверить, сделать отметку о подписании ЭП),
- скан-образ (заверенный электронной подписью).
Формализованные документы удобнее: их можно выгрузить и направить в ФНС без «ручного» оформления.
Важное исключение: если речь о товарах, подлежащих прослеживаемости, отгрузка оформляется только электронными формализованными документами — неформализованные варианты здесь не подходят.
Переход на УПД: короткий чек-лист из 4 шагов
- Договоры: есть ли формулировки «закрываем только актами/ТОРГ-12»? При необходимости добавьте условие про УПД.
- Учётная политика: закрепите, что используете УПД и как храните электронные документы.
- ЭДО: оператор поддерживает УПД 5.03, сделайте тестовый обмен с ключевыми контрагентами.
- Сотрудники: объясните статус УПД и типовые ошибки — это экономит время на исправлениях.
С 2026 года меняется не «сама первичка», а форматы формализованного ЭДО: старые электронные форматы актов и ТОРГ-12 выводятся из оборота, и в большинстве случаев на их место приходит УПД 5.03.
Бумажные документы остаются, неформализованный обмен возможен, но он сложнее при проверках.
***
С 2026 года часть бизнеса на УСН столкнётся с НДС. Для многих это непростая тема: появляются новые обязанности, расчёты и отчётность.
Мы подготовили гайд «Как бизнесу на УСН работать с НДС: большой разбор от ФНС». Внутри — самое актуальное на основании официальных разъяснений налоговой:
— когда у бизнеса на УСН появляется обязанность платить НДС;
— какие ставки можно применять и как выбрать подходящую;
— как правильно считать налог и не допускать ошибок;
— как оформлять счета-фактуры;
— как сдавать отчётность без штрафов.
👉 Перейдите в наш Telegram-бот, чтобы забрать гайд, разобраться в теме и понять, что изменится именно для вашего бизнеса.