Вопрос от пользователя: «Мы работаем по договорам с отсрочкой платежа и иногда с отгрузкой без перехода права собственности (товары в пути). Часто клиенты платят авансы, и нам приходится вручную выбирать, какой аванс зачесть в счет какой отгрузки. Это муторно. И еще: как запретить отгрузку клиенту, который уже превысил лимит кредита или имеет просрочку?»
Суть проблемы
При сложных взаиморасчетах с клиентами (авансы, отсрочки, отгрузки в пути) бухгалтеры тратят много времени на ручной зачет авансов и контроль платежной дисциплины. Отсутствие автоматического контроля может привести к отгрузке товара неплатежеспособному клиенту и росту дебиторской задолженности.
Что может 1С ERP?
В версии 2.5.26 доработан механизм отгрузки с отложенным переходом права собственности. Основные улучшения касаются автоматизации зачета авансов и контроля кредитных лимитов.
Суть подхода:
- Автоматический зачет авансов в счете-фактуре: В документе «Счет-фактура выданный» на закладке «Незачтенные авансы» появилась кнопка «Зачесть автоматически». При её нажатии система сама подбирает платежи по принципу FIFO на требуемую сумму и заполняет табличную часть «Зачтено». Раньше это делалось вручную построчно.
- Контроль допустимой суммы кредита: В карточке договора с клиентом появились настройки:
«Запрещать отгрузку при сумме задолженности более [сумма]» — если общая задолженность по договору превышает указанный лимит, система заблокирует проведение документов отгрузки (Заказ клиента, Отгрузка товаров клиенту, Реализация с переходом права). На форме документа появится предупреждение «Остаток допустимого кредита».
«Запрещать отгрузку при наличии просроченной задолженности» — если есть фактическая просрочка, отгрузка будет запрещена. - Роль для обхода контроля: Пользователи с ролью «Отклонение от условий оплаты» или полными правами могут проводить документы даже при нарушении лимитов (информационное сообщение не блокирует). Это нужно для руководителей или менеджеров, которые могут принять решение об отгрузке «под честное слово».
- Доработки графиков оплаты: Уточнены варианты расчета дат платежей в зависимости от даты отгрузки, даты перехода права собственности и т.д., чтобы более гибко настраивать условия в соглашениях.
- Исправление алгоритма НДС в корректировках: Изменен расчет НДС в корректировках реализации (исправление ошибок) для договоров в у.е., чтобы сумма НДС в корректировочном счете-фактуре и в документе корректировки совпадали. Теперь при расхождениях программа предупреждает, что сумму нужно проверить.
Преимущества подхода:
- Экономия времени: Бухгалтеру не нужно вручную подбирать авансы для зачета — это делает программа.
- Снижение рисков: Автоматический контроль кредитных лимитов и просрочек защищает от необоснованного роста дебиторки.
- Гибкость управления: Возможность для уполномоченных сотрудников делать исключения.
Решение и рекомендации
- Настройте договоры: В карточке каждого договора с клиентом, где это необходимо, укажите лимит кредита и/или включите запрет отгрузки при просрочке. Также настройте правила оплаты с учетом новых вариантов отсчета дат.
- Используйте автоматический зачет: При выписке счета-фактуры на аванс или отгрузку, если есть не зачтенные авансы, просто нажимайте «Зачесть автоматически» — программа сама подберет нужные платежи.
- Назначьте роли: Определите круг лиц, которые имеют право отклоняться от условий оплаты, и назначьте им соответствующую роль.
- Контролируйте предупреждения: При проведении документов обращайте внимание на сообщения о превышении лимита или просрочке. Они помогут вовремя принять меры.
Итог простыми словами
Представьте, что вы — оптовый продавец, у которого много клиентов. У каждого есть свой «кредитный лимит» — сумма, в долг на которую можно отгрузить. Раньше вы запоминали это в уме или в табличке. Теперь 1С сама следит за этим: если клиент должен больше лимита или просрочил платеж, программа просто не даст оформить новую отгрузку, пока кто-то из начальников не даст «добро». А с зачетами авансов — это как с подбором сдачи: вы даете кассиру 1000 рублей, а он сам отсчитывает, сколько нужно взять за товар и сколько вернуть.
Типичные сценарии использования с примером:
Сценарий 1: Автоматический зачет аванса при отгрузке.
- Ситуация: Клиент перечислил аванс 100 000 руб. 10 января. 20 января мы отгружаем ему товар на 150 000 руб. и выставляем счет-фактуру на отгрузку.
- Проблема (было): Бухгалтер открывал документ «Счет-фактура выданный», переходил на закладку «Авансы», вручную находил платеж клиента на 100 000 и отмечал его галочкой для зачета. Если авансов несколько — нужно было выбирать каждый.
- Решение (стало): Бухгалтер открывает счет-фактуру, видит незачтенные авансы. Нажимает кнопку «Зачесть автоматически». Система сама находит аванс 100 000 руб., зачитывает его в счет отгрузки. Остаток 50 000 руб. остается как задолженность. Всё, документ готов.
Сценарий 2: Контроль кредитного лимита.
- Ситуация: У клиента «Ромашка» договор с лимитом кредита 500 000 руб. Текущая задолженность уже 480 000 руб. Менеджер пытается провести новый заказ на отгрузку на 50 000 руб.
- Проблема (было): Менеджер мог провести заказ, не заметив, что лимит будет превышен. После отгрузки долг стал бы 530 000, что рискованно.
- Решение (стало): При проведении заказа система рассчитывает, что после отгрузки задолженность станет 530 000, что превышает лимит 500 000. Проведение блокируется, на форме появляется надпись «Остаток допустимого кредита: 20 000». Менеджер видит, что отгрузить можно только на 20 000. Он связывается с клиентом, просит оплатить часть долга, или идет к руководителю за разрешением. Руководитель с ролью «Отклонение от условий оплаты» проводит заказ, принимая риск на себя.