В 2026 году правила игры с самозанятыми кардинально меняются. Если раньше это был относительно спокойный и выгодный способ привлекать подрядчиков, то теперь — зона повышенного риска. ФНС резко усилила контроль, а замена трудовых отношений гражданско-правовыми карается огромными штрафами. И это касается каждого: от ИП с командой из трех человек до небольшого интернет-магазина, который нанимает фрилансеров для дизайна или написания текстов.
Суть в том, что налоговые органы получили четкий сигнал: пора наводить порядок. Режим НПД (налога на профессиональный доход), вопреки слухам, не отменили — его действие продлено до 2028 года. Но продлили его не для того, чтобы бизнес продолжал скрывать реальных сотрудников. Основной удар теперь направлен на компании, которые экономят на налогах, оформляя штатных работников как самозанятых исполнителей. По данным ФНС, в России около 14 миллионов плательщиков НПД, и налоговики намерены проверить значительную часть этих отношений на предмет их законности.
Что изменилось на практике?
Во-первых, ставки налога для самих самозанятых остались прежними: 4% при работе с физлицами и 6% — с юрлицами и ИП. Появилась опция добровольно платить фиксированные взносы в Социальный фонд России (от 1300 до 1900 рублей в месяц), чтобы получать право на оплачиваемый больничный. Но главное — это ужесточение позиции государства. Проверки участились, а их фокус сместился с самого самозанятого на компанию-заказчика. Именно бизнес теперь несет основную ответственность и рискует получить доначисления по НДФЛ, страховым взносам и серьезные штрафы, если не сможет доказать, что отношения с исполнителем — это именно подряд, а не скрытый найм.
Кого касаются новые правила: все, кто платит самозанятым
Эта тема — не абстракция для бухгалтерии. Она напрямую ударит по операционной деятельности тысяч небольших компаний. Вот типичные портреты бизнесов в зоне риска:
- Микростудии и digital-агентства. Вы нанимаете на проект дизайнера, копирайтера, таргетолога. Работаете в общем чате, ставите задачи по понедельникам, платите раз в месяц фиксированную сумму. Для ФНС это — почти готовый портрет трудовых отношений.
- Локальные сервисы и ремонтные бригады. Уборка, курьерская доставка, установка техники, мелкий ремонт. Если ваш «самозанятый» мастер работает по вашим заявкам, в вашем графике и с вашим инструментом — это красный флаг для проверяющих.
- Интернет-магазины. Сотрудничество с контент-менеджерами, специалистами по обработке фото, упаковщиками заказов на удаленке. Регулярные выплаты одному и тому же лицу без четкого разового результата работы — основание для переквалификации.
- Небольшие производства и мастерские. Привлечение сторонних специалистов для выполнения постоянного объема работ: сварщика, швеи, сборщика.
Если вы узнали в этих примерах свою компанию, значит, вам срочно нужно аудировать процессы. Ошибка теперь стоит слишком дорого.
Что делать уже на следующей неделе: чек-лист срочных действий
Не ждите письма из налоговой. Потратьте несколько часов сейчас, чтобы обезопасить бизнес от проблем в будущем. Вот пошаговый план.
1. Проведите ревизию всех текущих договоров ГПХ.
Соберите все действующие соглашения с самозанятыми. Ваша задача — найти и устранить в них признаки трудового договора. Ключевые маркеры, на которые смотрит ФНС: фиксированная ежемесячная оплата, как зарплата; указание на подчинение внутреннему трудовому распорядку; предоставление рабочего места, оборудования или материалов компанией; формулировки «должность», «график работы», «ежегодный отпуск».
2. Начните проверять статус самозанятого перед КАЖДОЙ оплатой.
Это обязательный ритуал. Недостаточно проверить один раз при приеме на проект. Исполнитель мог потерять статус (например, превысив лимит дохода в 2.4 млн рублей в год), и вы, платя ему, автоматически нарушаете закон. Проверка занимает минуту через официальный бесплатный сервис ФНС по ИНН.
3. Приведите в порядок документооборот.
Каждая выплата должна быть обоснована не просто договором, а конкретным результатом. Договор ГПХ должен описывать конкретную работу или услугу с измеримым результатом: «разработка логотипа и фирменного стиля», «написание 10 статей для блога», «проведение фотосъемки товарной коллекции». После выполнения обязательно должен быть подписан акт сдачи-приемки работ/услуг. И главное — вы должны требовать и хранить чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». Это ваш единственный документ, подтверждающий расход для налогового учета.
Риски и типичные ошибки: где бизнес ломает зубы
Большинство проблем возникают из-за непонимания фундаментального различия: штатный сотрудник продает компании свое время, а самозанятый исполнитель — конкретный результат. Все ошибки вытекают отсюда.
Ошибка №1: Контроль процесса, а не результата. Вы требуете от самозанятого быть онлайн с 9 до 18, отмечаться в таск-трекере, отчитываться каждый день. Это трудовые отношения. Правильно: обсудить техническое задание, срок и бюджет. Как, когда и какими инструментами исполнитель его выполнит — его дело.
Ошибка №2: Регулярные выплаты без привязки к этапам. Вы платите 25-го числа каждого месяца одну и ту же сумму. Это очень похоже на зарплату. Правильно: прописать в договоре четкие этапы или конечный срок и платить по факту подписания акта.
Ошибка №3: Интеграция в штат. Самозанятому завели корпоративную почту, добавили в общий рабочий чат, пригласили на планерку. Для ФНС это свидетельство того, что человек — часть вашего коллектива. Взаимодействие должно вестись на нейтральной территории: почта, мессенджеры, телефон.
Ошибка №4: Работа с бывшим сотрудником. Закон прямо запрещает привлекать в качестве самозанятого человека, который уволился из вашей компании менее двух лет назад. Это прямое указание на попытку сохранить отношения, сменив только форму договора.
Последствия этих ошибок — не абстрактные «проблемы». Это доначисление НДФЛ (13% от всех выплат), страховых взносов (порядка 30%), пени и штрафы. Для бизнеса с оборотом в несколько миллионов это может быть смертельным ударом.
Стратегия на будущее: когда самозанятость не подходит
Режим НПД имеет жесткие ограничения. Самозанятый не может нанимать сотрудников по трудовым договорам и его годовой доход ограничен 2.4 млн рублей. Если ваш подрядчик перерастает эти рамки или его функции становятся постоянными и системными, пора задуматься о переходе на другие формы.
Альтернатива 1: Оформление в штат. Если человек выполняет ключевую, регулярную работу, прямо влияющую на ваш основной доход, — это сотрудник. Оформляйте трудовой договор. Это дороже, но безопасно и создает команду.
Альтернатива 2: Работа через ИП на УСН. Для исполнителя это чуть выше налоговая нагрузка, но зато нет лимита по доходу, можно нанимать сотрудников, а для вас как заказчика риски переквалификации сводятся к нулю. Вы работаете с юридическим лицом.
Главный вывод: 2026 год — это конец эпохи, когда самозанятость была серой зоной для оптимизации. Теперь это четко очерченный, рискованный, но все еще полезный инструмент для привлечения разовых специалистов под конкретные задачи. Ваш бизнес должен вырастить в себе дисциплину документооборота и разделения отношений. Те, кто сделает это сейчас, получат преимущество — они смогут спокойно расти, в то время как конкуренты будут разгребать проблемы с налоговой.
А как у вас обстоят дела с самозанятыми? Сталкивались ли уже с вопросами от банка или ФНС по вашим переводам? Поделитесь опытом в комментариях — обсудим самые сложные кейсы. И подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить разбор новых правил, которые бьют по малому бизнесу.