Покупаешь на эмоциях — ловишь кассовый разрыв: план закупок vs ДДС за 60 минут

Продажи есть, а денег снова нет. На WB/Ozon оборот растёт, но касса пустая, поставщик ждёт оплату, рекламу выключать страшно. Узнаваемо? 🙂

Почему так бывает: закупка — самый быстрый способ “сжечь” деньги, если её не привязать к ДДС и реальной скорости продаж.

Сейчас сделаем проверку за 60 минут. На выходе ты поймёшь: сколько можно закупать на неделю, где ты уже “перекупил”, и что делать дальше, чтобы склад не стал морозилкой для денег.

Быстрый тест: 5 цифр, которые сразу выдают проблему

Если совпадает 2+ пункта — почти наверняка закупки управляются эмоциями, а не цифрами.

1. Закупка за неделю > валовая прибыль за неделюОбычно это значит: ты финансируешь рост из кассы, а не из маржи.Проверка: PNL (валовая прибыль) + платежи поставщикам в ДДС за неделю.
2. Остатки растут, а деньги падаютСклад пополняется, ДДС “усыхает”.Проверка: остатки в закупке (стоимость) + остаток денег на счетах/в кассе.
3. Топ-SKU в рекламе, но закупка идёт “всё подряд”Продажи тянет 20% товаров, а деньги уходят в хвост.Проверка: отчёт продаж по SKU + закупки по SKU/категориям.
4. Оборачиваемость ухудшается 2–3 недели подрядЧем дольше товар лежит, тем больше денег заморожено.Проверка: оборачиваемость (дни) по SKU/категории.
5. Выплаты WB/Ozon приходят позже, чем ты оплачиваешь закупкиКлассический cash gap (разрыв по деньгам из-за лагов).Проверка: календарь выплат WB/Ozon + график оплат поставщикам в ДДС.

Провокация №1: оборот ≠ прибыль.

Провокация №2: рост продаж может убивать деньги, если закупка и выплаты живут в разных мирах.

Главная логика: закупка — это не “хочу”, а “могу”

Правило простое: закупка должна жить в треугольнике PNL → ДДС → остатки.

• PNL отвечает на вопрос “зарабатываем ли мы в принципе”.
• ДДС отвечает на вопрос “когда именно придут и уйдут деньги”.
• Остатки отвечают на вопрос “сколько денег заморожено в товаре”.

Если ты смотришь только продажи и рейтинг карточки — закупка превращается в азарт. А касса — в лотерею.

Блок 1. Закупка “съедает” валовую прибыль

Как проявляется в цифрах

Ты вроде бы в плюсе по PNL, маржинальность нормальная, но денег не становится больше. Потому что валовая прибыль не успевает превращаться в свободные деньги: её съедает закупка.

Как проверить (что открыть)

1. PNL за неделю/месяц: выручка, себестоимость, валовая прибыль.
2. ДДС за тот же период: платежи поставщикам/закупка, логистика, реклама.
3. Начисления WB/Ozon vs выплаты (отдельно): чтобы не перепутать “на бумаге” и “в банке”.

Сравни 3 цифры:

• Валовая прибыль (PNL)
• Оплата поставщикам (ДДС)
• Изменение денег на счетах (ДДС: начальный/конечный остаток)

Что сделать (1–3 действия)

1. Введи лимит: закупка в неделю ≤ X% от ожидаемых поступлений (по ДДС, а не по “хочу”).
2. Раздели закупку на две корзины: “обязательная” (топ-SKU) и “эксперименты” (новинки/хвост). Эксперименты — только из отдельного лимита.
3. Поставь правило: закупка делается после сверки выплат WB/Ozon на ближайшие 7–14 дней.

Блок 2. Остатки растут быстрее продаж

Как проявляется в цифрах

Ты покупаешь “на склад”, а продажа не успевает. Деньги лежат в коробках, а не работают. Склад становится морозилкой для денег: красиво упаковано, но не дышит.

Как проверить

1. Остатки в закупке (в деньгах) — по складу/поставкам.
2. Среднедневная себестоимость продаж (по PNL или по учёту себестоимости).
3. Оборачиваемость запасов (дни) = остатки в закупке / среднедневная себестоимость продаж.

Плюс контроль по WB/Ozon:

• остатки на складах (WB/Ozon)
• продажи по SKU (шт/руб)
• возвраты и списания

Что сделать

1. Раздели склад на 3 зоны: топ, середина, хвост. Хвост — стоп-закупка до распродажи/вывода.
2. Для топ-SKU введи цель: запас в днях (например, 14–21 день), не “на месяц, чтобы спокойнее”.
3. Для хвоста — план: распродажа/комплекты/перенос бюджета рекламы на топ.

Вопрос для самопроверки: ты закупаешь потому что “кажется, будет спрос”, или потому что видишь сколько дней запаса и сколько денег придёт по выплатам?

Блок 3. Реклама разгоняет оборот, но ухудшает ДДС

Как проявляется в цифрах

Реклама растит продажи, но денег не прибавляется. Потому что:

• реклама списывается сейчас,
• закупка оплачивается сейчас,
• выплаты WB/Ozon приходят позже,
• маржинальность на рекламе часто ниже, чем кажется.

Как проверить

Открой:

1. Отчёты рекламы (WB/Ozon): расходы, продажи с рекламы.
2. PNL по SKU/категориям (хотя бы топ): валовая прибыль, маржа после комиссии/логистики.
3. ДДС: реклама + закупка + поступления выплат.

Сравни:

• расходы на рекламу
• маржинальность по проданным SKU
• разницу между начислениями и выплатами

Что сделать

1. Реклама — только на SKU, где маржинальность выдерживает рекламу и логистику.
2. На период кассового риска вводи “правило ножниц”: сначала деньги (выплаты), потом масштаб рекламы.
3. Отдельно отследи “чёрную дыру”: рост возвратов из-за агрессивной рекламы.

Блок 4. Лаг выплат и cash gap: деньги “в пути”, а платить надо сейчас

Как проявляется в цифрах

По начислениям ты богат, по банку — беден. И закупка в этот момент делает больно.

Как проверить

Открой:

1. Календарь/график выплат WB/Ozon.
2. Отчёт начислений (что заработал).
3. ДДС: когда деньги реально пришли.
4. Платежный календарь: когда уходят деньги на закупку/логистику/налоги.

Сравни 3 цифры:

• начисления за неделю
• выплаты за неделю
• обязательные платежи ближайших 7–14 дней

Что сделать

1. План закупок делай от выплат, а не от начислений.
2. Переговори условия: частичная отсрочка поставщику / дробление платежа / поставка партиями.
3. Введи минимальный “пол” денег: запас ликвидности в днях (сколько дней проживёшь без поступлений).

Блок 5. Риски учёта: возвраты, штрафы, корректировки “съедают” закупку

Как проявляется в цифрах

Ты закупаешь под “план продаж”, а потом ловишь:

• возвраты,
• штрафы,
• платную приемку/хранение,
• корректировки комиссий,
• списания.

И внезапно точка безубыточности (уровень выручки, при котором прибыль = 0) оказывается выше, чем ты думал.

Как проверить

Открой:

1. Отчёт WB/Ozon по возвратам/компенсациям.
2. Отчёт по штрафам/удержаниям/хранению.
3. PNL: отдельной строкой “маркетплейс-расходы” (комиссия, логистика, хранение, штрафы).
4. ДДС: фактические удержания и списания.

Что сделать

1. В закупке учитывай “потери” как норму риска: возвраты/штрафы должны быть видны в PNL.
2. По проблемным SKU — стоп-закупка до исправления карточки/качества/упаковки.
3. Если штрафы системные — меняй процесс: маркировка, упаковка, сроки, документы.

План действий на 7–14 дней (без воды)

1. Собери PNL за последний месяц и ДДС за последние 4 недели.
2. Сверь начисления WB/Ozon vs выплаты за тот же период.
3. Посчитай оборачиваемость по топ-20 SKU и хвосту.
4. Определи лимит закупки на неделю от ожидаемых выплат.
5. Раздели закупку на “топ” и “эксперименты”, эксперименты урежь до минимума.
6. Сделай список товаров “стоп-закупка” (низкие продажи/высокие возвраты/хранение).
7. Проверь маржинальность топ-SKU после комиссии, логистики и рекламы.
8. Перестрой рекламу: выключи убыточные связки “SKU-кампания”, оставь только устойчивые.
9. Согласуй с поставщиком: дробление платежа/партии/минимальный заказ.
10. Введи еженедельный ритуал: план закупок → сверка с ДДС → только потом оплата.

Мини-кейс (условный): как перестали закупать “на эмоциях”

Было:

Выручка 3,0 млн в месяц. Валовая прибыль по PNL 600 тыс.

Оплата поставщикам 900 тыс. в месяц. Деньги на счетах падают.

Что сделали за 2 недели:

• лимит закупки привязали к выплатам: не больше 70% ожидаемых поступлений на 14 дней
• стоп-закупка по хвосту (минус 15 SKU)
• рекламу оставили только на SKU, где маржинальность выдерживает

Стало:

Оплата поставщикам 650 тыс. вместо 900 тыс., остатки стабилизировались.

ДДС перестал уходить в минус, закупка стала управляемой. Выручка не выросла — но появилась предсказуемость. А это и есть антикризисный кайф.

5 типовых ошибок (жёстко и узнаваемо)

1. Планируешь закупку по продажам, а не по выплатам.
2. Считаешь прибыль по начислениям и игнорируешь ДДС.
3. Закупаешь хвост “на всякий случай”. Потом платишь за хранение и списания.
4. Усиливаешь рекламу, когда касса пустая.
5. Не видишь возвраты и штрафы в PNL отдельной строкой.

Итог: что контролировать каждую неделю

• Выплаты WB/Ozon на 7–14 дней вперёд
• Лимит закупки на неделю и факт оплат в ДДС
• Оборачиваемость по топ-SKU и хвосту
• Маржинальность после комиссии/логистики/рекламы
• Возвраты, штрафы, удержания и их динамика

Про GMROI (Gross Margin Return on Inventory) простыми словами: сколько валовой прибыли приносит 1 рубль, замороженный в запасах.

Проверка за 15 минут: открой 3 отчёта → сравни 3 цифры → сделай вывод

Шаг 1. ДДС (за 7 дней)

Смотри: сколько денег было, сколько стало, сколько ушло на закупку/рекламу.

Шаг 2. PNL (за те же 7 дней)

Смотри: валовая прибыль и ключевые расходы маркетплейса.

Шаг 3. Начисления vs выплаты WB/Ozon

Смотри: сколько “заработал” и сколько реально пришло.

Сравни 3 цифры:

1. Валовая прибыль (PNL)
2. Оплата поставщикам + реклама (ДДС)
3. Выплаты (WB/Ozon)

Вывод:

• если (2) больше (3) — ты закупаешь быстрее, чем получаешь деньги → риск кассового разрыва
• если остатки растут, а (1) не растёт — склад превращается в морозилку для денег
• если (1) есть, а денег нет — ищи лаг выплат, возвраты, штрафы, рекламу

Если хочешь сделать самому — в боте есть упрощённый шаблон PNL и инструкция.

https://t.me/DataEcomBot

Если нужен разбор как у CFO — сделаю оценку финансового состояния и план действий под твои цифры.