В инжиниринговой компании ООО «Геодело» 30 сотрудников работают с инструментом и специализированным оборудованием. Одновременно в работе — 3–4 объекта.
В арсенале — около 250 единиц оборудования.
До недавнего времени учёт вели в Excel.
Передачи фиксировали в Telegram.
Формально порядок был.
Фактически — постоянная неопределённость.
Полдня на поиски. Ещё полдня — на доставку
Самая болезненная история — редкие и специфические приборы.
Когда такой инструмент требовался «срочно на объект», начинались звонки.
По таблице — он есть.
У кого — непонятно.
Кто последний пользовался — нужно выяснять.
Обзванивали сотрудников, поднимали переписки, уточняли по объектам.
Полдня уходило только на то, чтобы физически найти прибор.
Ещё полдня — чтобы привезти его туда, где он действительно нужен.
Работы сдвигались.
Сроки начинали «плыть».
Команда раздражалась.
И это не было экстренной ситуацией. Это было обычным рабочим днём.
Когда проще купить, чем искать
Бывали случаи, когда инструмент не удавалось найти оперативно.
Решение принималось быстро: купить новый.
Через какое-то время старый прибор обнаруживался.
В компании появлялся «запасной» — формально полезный, но по сути лишний.
Деньги были заморожены в оборудовании, которое покупали не потому, что нужно, а потому что не было прозрачности.
Проблема была не в потере.
Проблема была в отсутствии контроля.
Почему решили менять систему
Инициатором изменений стал главный инженер.
Его раздражало не столько само наличие Excel и чатов, сколько то, что:
- нельзя было быстро понять, где конкретная единица оборудования;
- ответственность была размытой;
- на разбирательства тратилось больше времени, чем на работу.
Стало очевидно: компания теряет не только деньги, но и управляемость.
Внедрение Toolkeeper
На переход к системе Toolkeeper ушло около двух недель.
Сопротивление было.
Часть сотрудников воспринимала это как дополнительную бюрократию.
Но практика показала обратное.
Передача оборудования фиксируется в несколько кликов.
Получатель подтверждает приём.
История сохраняется автоматически.
Не нужно искать сообщения.
Не нужно сверять версии Excel.
Не нужно выяснять «кто кому передал».
Что оказалось самым важным
Программа сама по себе не создаёт порядок.
Порядок создаёт дисциплина.
Когда фиксация передачи стала обязательной частью процесса, исчез главный источник хаоса — неопределённость.
Теперь, если нужен редкий прибор, не начинается цепочка звонков.
Достаточно открыть систему и увидеть:
- где он находится;
- кто за него отвечает;
- когда была последняя передача.
Что изменилось в «Геодело»
- сократилось время на поиски оборудования;
- исчезла практика импульсивных закупок «потому что не нашли»;
- появилась персональная ответственность;
- снизилось количество конфликтов внутри команды.
Главное изменение — управляемость.
Компания перестала тратить операционное время на хаос, который раньше считался нормой.
Если в вашей компании тоже теряется время на поиски оборудования — начните с наведения порядка. Попробуйте Toolkeeper.io и проверьте, сколько операционного шума можно убрать уже в первый месяц.