Оформление командировок традиционно считается одной из самых «зарегулированных» зон в кадровом учете.
Когда в компании не внедрен кадровый электронный документооборот, процесс выглядит архаично: сотрудник едет в офис, чтобы подписать заявление, бухгалтерия вручную вносит данные в учетную систему, а после возвращения начинается квест с поиском сканов чеков и оправданий перерасхода. Это создаёт кассовые разрывы, трату времени бухгалтера на контроль «первички» и недовольство персонала, вынужденного заниматься бюрократией в нерабочее время.
Но даже при наличии КЭДО (кадрового электронного документооборота) многие компании сталкивались с проблемой: нет единого окна, где сотрудник может не только согласовать поездку, но и отчитаться по ней.
Новый подход в 1С:Кабинет сотрудника
Платформа 1С:Кабинет сотрудника (КС) сделала большой шаг вперед. Теперь в личном кабинете сотрудника появился отдельный выделенный раздел — «Командировки».
Это не просто форма для подачи заявления. Это полноценный хаб, который покрывает полный жизненный цикл поездки: от инициации поездки до закрытия аванса.
Руководитель в этом же контуре может выступать инициатором: например, создавать заявление на командировку для подчиненного, если решение о поездке принято «сверху». Это удобно в ситуациях, например, когда нужно срочно отправить специалиста на объект без ожидания, пока он сам зайдет в систему.
Как это работает: бесшовная связка «Учетная система — 1С:Кабинет сотрудника»
Синергия между учетной системой (например, «1С:Зарплата и управление персоналом») и «1С:Кабинет сотрудника» позволяет выстроить полностью цифровой контур командировок без необходимости вносить доработки в конфигурацию. Все настройки выполняются гибко в пользовательском режиме.
Существует встроенная связка с сервисом Smartway. Это лидер на рынке автоматизации приобретения авиа- и ЖД-билетов для корпоративных клиентов, позволяющий компаниям централизованно бронировать и оплачивать перевозки сотрудников.
Как было раньше:
Сотрудник согласовывал поездку → уходил на сторонний сайт бронирования → самостоятельно выкупал билет → получал чек → загружал сканы в учетную систему или отдавал бухгалтеру. Процесс был разорван, а бухгалтерия тратила часы на сверку данных из разных источников.
А теперь посмотрим, как выстраивается процесс по новому, когда учетная система, кабинет сотрудника и сервис бронирования работают как единый механизм:
1. Создание заявления с заявкой на билеты
Сотрудник (или его руководитель) создает заявление в разделе «Командировки». Если есть интеграция со Smartway - пользователь прямо в форме заявления заполняет заявку на билеты: указывает даты, направления, предпочтения по времени вылета. Никаких сторонних сайтов и личных покупок с последующим возмещением.
2. Согласование
Документ автоматически направляется по маршруту согласования, настроенному в 1С:Кабинет сотрудника. Руководитель видит полную картину: куда, зачем, на какой срок и с какими транспортными расходами едет сотрудник.
3. Бесшовная выгрузка в ЗУП
После утверждения заявления данные без участия бухгалтера или кадровика выгружаются в «1С:Зарплата и управление персоналом». На их основании кадровик формирует приказ о направлении в командировку и передаёт на подпись сотруднику в кабинет.
4. Закрытие поездки
По возвращении сотрудник заходит в тот же раздел «Командировки» и подает отчет об итогах командировки и о затратах (фактические расходы с привязкой к ранее забронированным билетам и новым чекам).
Вся цепочка замкнута в цифре.
Бухгалтеру больше не нужно расшифровывать фотографии чеков из мессенджеров и сверять их вручную. Сотрудник, в свою очередь, не беспокоится о потере бумажных документов — все подтверждения хранятся в системе и привязаны к конкретному заявлению. А билеты уже оплачены и учтены — напрямую через Smartway.
Бизнес движется в сторону бесшовных процессов
В новом мире сотрудник не задумывается о том, в каком окне писать заявление, а в каком — прикреплять скан билета. Новый раздел «Командировки» в 1С:Кабинет сотрудника закрывает потребность в едином центре управления поездками.
Если в вашей компании 1С:Кабинет сотрудника еще не внедрен — это лучший момент, чтобы начать цифровизацию именно с самого сложного участка (командировок) и масштабировать успех на остальной кадровый документооборот.
Если же Кабинет у вас уже работает, убедитесь, что вы используете его потенциал на 100%. Функционал командировок доступен, начиная с релиза 8.3.
Наша компания ООО «НЭП» — центр компетенций по кадровому ЭДО и партнер 1С, поможет внедрить или выполнить обновление, настроить раздел «Командировки» под ваш регламент и подключить Smartway всего за несколько дней.
📩 Оставьте заявку, и мы поможем перевести ваш контур на «удобные командировки».