Если вы руководите компанией, рано или поздно столкнётесь с необходимостью пройти внешний аудит. Это серьёзное мероприятие, требующее тщательной подготовки: от полноты и корректности документации напрямую зависят выводы аудиторов и дальнейшая репутация бизнеса.
Внешний аудит может проводиться по разным основаниям и иметь различную направленность:
- обязательный аудит — проводится в соответствии с законодательством для определённых категорий организаций (например, акционерных обществ, банков, страховых компаний, предприятий с высоким объёмом выручки);
- инициативный (добровольный) аудит — организуется по решению собственников или руководства компании для оценки финансового состояния, проверки эффективности системы внутреннего контроля или подготовки к крупным сделкам;
- аудиторские проверки по специальному заданию — фокусируются на конкретных участках учёта (например, проверка расчётов с контрагентами, анализ налоговой нагрузки, ревизия основных средств);
- комплексный аудит — охватывает все сферы финансово‑хозяйственной деятельности компании, включая бухгалтерский и налоговый учёт, управленческие процессы и внутренние контрольные механизмы;
- аудиты, проводимые по требованию кредиторов или инвесторов — необходимы для подтверждения финансовой устойчивости компании при привлечении финансирования или реализации инвестиционных проектов.
В этой статье — исчерпывающий список документов, которые проверят в первую очередь. Сохраните его в закладки: он поможет организовать документооборот и избежать неприятных сюрпризов при аудиторской проверке.
Учредительные документы
Это фундамент вашего бизнеса. Аудиторы обязательно запросят:
- устав компании;
- свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
- свидетельство о постановке на учёт в ФНС;
- лицензии (если деятельность подлежит лицензированию);
- свидетельства о членстве в СРО (при наличии);
- документы, подтверждающие полномочия руководителя (решение общего собрания, протокол, приказ и т. п.);
- иные учредительные документы, регламентирующие деятельность компании.
Протоколы и решения органов управления
Здесь аудиторы оценят законность ключевых решений:
- протоколы об одобрении крупных сделок;
- решения о выплате дивидендов;
- иные документы, фиксирующие решения совета директоров, общего собрания участников и т. д.
Организационная структура и локальные акты
Эти документы показывают, как выстроена работа внутри компании:
- внутренние положения (регламенты, инструкции);
- приказы, регулирующие организационные вопросы;
- списки лиц, имеющих право подписи первичных документов;
- иные локально‑нормативные акты (например, правила внутреннего трудового распорядка).
Учётная политика и приложения к ней
Это «правила игры» вашего бухгалтерского и налогового учёта:
- актуальная учётная политика для целей бухгалтерского и налогового учёта;
- рабочий план счетов;
- график документооборота;
- формы первичных документов и бухгалтерской отчётности;
- бухгалтерские и налоговые регистры.
Финансовая и налоговая отчётность
Ключевые документы для оценки финансового состояния:
- бухгалтерская отчётность (включая все формы, табличные и текстовые пояснения — если компания подлежит обязательному аудиту);
- налоговая отчётность с отметкой ИФНС о приёме (в том числе корректировочные декларации, если они подавались);
- справки‑расчёты по налогам (на имущество, земельный, транспортный и др.).
Документы по годовой инвентаризации
Показывают, насколько данные учёта соответствуют реальному положению дел:
- приказ о проведении инвентаризации;
- инвентаризационные ведомости;
- акты инвентаризации денежных средств, расчётов с дебиторами и кредиторами;
- сличительные ведомости (если выявлены расхождения);
- акты сверки с контрагентами.
Пояснения по сложным операциям
Аудиторы захотят понять логику ваших учётных решений:
- пояснения по отражению в учёте права пользования активом (ППА);
- расчёты по формированию резервов и оценочных обязательств;
- обоснования по иным нестандартным операциям.
Первичные документы по операциям
Основа бухгалтерского учёта — оригиналы документов:
- договоры с контрагентами;
- универсальные передаточные документы (УПД);
- счета‑фактуры;
- акты выполненных работ/оказанных услуг и т. д.
Регистры учётной программы
Позволяют проследить движение средств и активов:
- оборотно‑сальдовые ведомости (ОСВ) по счетам;
- бухгалтерские справки;
- расчёты по распределению затрат;
- расчёты остатков незавершённого производства.
Документы по основным средствам и нематериальным активам (ОС и НМА)
Подтверждают право собственности и историю операций:
- свидетельства о праве собственности на недвижимость;
- паспорта транспортных средств (ПТС);
- документы о создании, приобретении, списании и реализации ОС и НМА;
- документы о реконструкции, модернизации, консервации ОС;
- документы о переоценке ОС и НМА;
- подтверждения отсутствия/наличия признаков обесценения ОС и НМА.
Документы по материально‑производственным запасам (МПЗ)
Фиксируют движение товаров и материалов:
- документы о приобретении, списании и реализации МПЗ, товаров;
- отчёты производства, складские документы;
- путевые листы и нормы списания ГСМ;
- документы по учёту спецодежды и нормы её списания;
- документы по учёту давальческих материалов;
- документы по выпуску, отгрузке и реализации готовой продукции.
Документы по финансовым вложениям и кредитам
Показывают состояние долговых и инвестиционных обязательств:
- договоры и выписки из реестров акционеров (если есть ценные бумаги);
- документы о размещении денежных средств во вклады;
- договоры о предоставлении займов юридическим лицам;
- документы по цессиям;
- кредитные договоры и договоры займа;
- справки о начислениях процентов.
Документы по денежным средствам
Фиксируют движение наличных и безналичных средств:
- кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера — ПКО и РКО, кассовые книги, журналы учёта);
- договоры о материальной ответственности;
- документы расчётов через ККТ (чековые ленты, отчёты по ККТ, электронные чеки, отчёты онлайн‑касс);
- банковские выписки.
Документы по зарплате и кадровому учёту
Отражают расчёты с персоналом:
- коллективный договор, положения об оплате труда и премировании;
- штатное расписание, график отпусков;
- трудовые договоры и договоры ГПХ, акты выполненных работ;
- расчётные ведомости, табели учёта рабочего времени;
- приказы о материальной помощи, премировании, выдаче подарков;
- приказы о приёме, увольнении, отпусках;
- документы о налоговых льготах сотрудников;
- сведения об алиментах и иных удержаниях;
- договоры о предоставлении займов сотрудникам;
- результаты спецоценки условий труда;
- авансовые отчёты, приказы о выдаче денег под отчёт.
Документы по взаиморасчётам
Подтверждают урегулирование обязательств:
- соглашения о зачёте взаимных требований с поставщиками, покупателями и иными дебиторами/кредиторами.
Информация о судебных разбирательствах
Показывает юридические риски:
- список незавершённых судебных дел (где компания — истец или ответчик);
- решения суда по завершённым делам.
Важно:
- Все документы должны быть актуальными и соответствовать действующему законодательству.
- Оригиналы предпочтительнее копий (если иное не предусмотрено законом).
- Систематизируйте документы по категориям — это ускорит проверку.
- Заранее проверьте наличие всех необходимых подписей и печатей.
Подготовка к внешнему аудиту — трудоёмкий, но необходимый процесс. Грамотно организованный документооборот не только облегчит работу аудиторов, но и поможет вам лучше контролировать финансовые потоки и снизить риски претензий со стороны контролирующих органов.
«1С:Бухобслуживание.Ленбаланс» - Санкт-Петербург: 8 (800) 222-21-75
Успешный бизнес требует внимания к деталям, но не к рутинным операциям. Узнайте, как делегирование бухобслуживания высвобождает время для масштабных решений — переходите к статье.