... и всё поехало.
MS Word. Разбор распространённых «страшных» сценариев и способов их избежания или преодоления.
Предисловие
Обычно при упоминании «куда-то жмав» говорят о вставке текста, картинок или таблиц извне Ворда в свой документ. Например, когда студент по крупицам собирает свой конспект из разных источников или пишет доклад, а также когда офисный работник вносит правки в соответствующем режиме или тоже собирает доклад из данных из разных отделов – случаев хватает. В статье я рассказываю, как преодолеть распространённые случаи, которые демотивируют пользоваться Вордом и влияют на продуктивность в этой программе.
Заранее оговорюсь: в статье я демонстрирую свою англоязычную и самую современную на сегодня версию программы для Windows. Функционал не отличается от прошлых версий (в разумных пределах), но может выглядеть иначе. Перевод английского сделан мною и условно.
… и поехала картинка
Если вы вставили картинку, и она «налезла» на текст поверх него или оказалась как будто слоем под текстом, это исправляется настройкой режима расположения картинки.
Как обойти?
1. Способ «Первая помощь». Кликните по картинке, справа появится кнопка выбора режима расположения («Layout Options»).
Выберите нужный вам вариант. Самая удобная опция – «In Line with Text», поскольку в таком случае Ворд будет считать картинку абзацем, и вы сможете её перетаскивать точно так же, как текст:
Например, если добавите абзац над картинкой, она сместится ниже, будто текст, или, если не влезет по высоте на остатке листа, «перетечёт» на следующую страницу.
2. Способ «На будущее». В настройках своего Ворда зайдите в раздел «Advanced», пролистайте немного до подзаголовка «Cut, copy and paste» и выберите опцию «In line with text» для параметра вставки картинок «Insert/paste pictures as», чтобы по дефолту у вас картинки вставлялись именно так, как описано в способе «Первая помощь». Ну или выберите свой вариант, как вам удобно.
Мало того что у вас будет удобно вставляться картинка в документ в роли текста, она ещё и будет автоматически уменьшаться до ширины области текста, ограниченного отступами (границами) от края страницы.
… и качество картинки ухудшилось
Бывает, вам нужно вставить сложную картинку, чертёж или мелкий график в свой документ, и её размер после вставки «режется» до нечитаемого состояния. Обычно это касается очень больших растровых изображений или, чаще, векторных. Это также касается и графиков из других офисных программ, особенно Excel.
Как обойти?
В таких случаях простого Ctrl+V недостаточно. На помощь придут варианты вставки изображения – они находятся на вкладке «Home» в левом углу.
1. Вариант «Универсальный». Для сохранения качества рекомендую пользоваться вариантом «Picture (Enhanced Metafile)», если вы не знаете (или знание вам ничего не даст), в какой программе делалась ваша картинка. Это самый надёжный вариант.
2. Вставка графических объектов из Офисных программ. Если вы скопировали и планируете вставить графики из программ MS Office (Excel, PowerPoint), пользуйтесь просто Ctrl+V, тогда автоматически Ворд выберет вариант «Microsoft Office Graphic Object» в качестве варианта вставки. Если результат вас не устраивает (цвета стали какие-то не такие), пользуйтесь вариантом «Универсальный».
3. Если вставляете из графических редакторов и знаете, что там всё чётко и гладко, можете воспользоваться вариантом Picture (SVG).
… и все картинки стали низкого качества
Вот вы навставляли картинок в документ, сохранили его, отправили коллеге или открыли его заново сами и увидели, что качество картинок стало убогим, на них ничего не понятно и не видно, «смазалось».
Как обойти?
1. Вариант «Частный случай». До того, как вы сохранили документ и потеряли качество, идите в настройки Ворда в раздел «Advanced», прокрутите до заголовка «Image Size and Quality» и поставьте галочку напротив «Do not compress images in file» (не сжимать картинки в файле – выделено жёлтым на изображении).
2. Вариант «Навсегда». Если вам постоянно приходится сохранять картинки с мелкими деталями и не терять при этом качество, выставьте значение «Default resolution» (выделено зелёным на скрине) на самое высокое значение, если сжатие всё-таки нужно применять к тому, что превышает это значение. Или поставьте значение «High Fidelity» (высокое качество) там же – тогда изображения сжиматься вообще не будут, и это будет альтернативой описанного в «Частном случае», только навсегда (пока не измените, конечно).
… и неправильно вставился текст
Построчное дробление
Если вы столкнулись с ситуацией, когда вы скопировали текст с какой-то интернет-страницы, вставили в документ, и появились лишние разрывы, будто текст состоит из обрывков, вам поможет замена Ctrl+H:
- выделите в документе область, где нужно заменить разрывы на пробелы,
- (опционально) проверьте, что у вас именно разрывы абзаца, а не разрывы строк: для этого включите режим отображения спецсимволов и посмотрите на проблемные места.
Если у вас стрелочки ↩, это разрывы строки; если знак абзаца ¶ – разрывы абзаца. - в поле для поиска введите «^p» для разрывов абзаца, «^l» – для разрывов строки; в поле для замены введите один пробел;
- нажмите «Replace All» (заменить всё), и операция будет произведена в выделенном вами диапазоне (и Ворд заодно предложит, не пойти ли дальше, но – не надо).
Шрифт дурацкий
Если после вставки извне Ворда у вас шрифт вместе с самим текстом тоже импортировался или какие-то лишние отступы или списки, используйте простую вставку.
1. Вариант «Наглядный»
На вкладке «Home» кликните «Paste» и выберите опцию «Keep text only». Вставленный текст примет то форматирование, которое было установлено в месте, куда вы вставляете текст. Да, пропадут все выделения жирным, курсивом и пр., но зато всё будет просто и сердито, без подводных камней.
2. Вариант «Сочетание клавиш». Подразумевает исполнение той же операции, что и в варианте «Наглядный», только быстро: Ctrl+Shift+V.
3. Вариант «Удалить форматирование». Вы можете вставить текст привычным Ctrl+V и потом «снять» с него всё форматирование и привести к стилю «Normal» (Обычный). Недостатком этого варианта будет, например, такой случай: ваш курсор стоит на новой строчке с форматированием списка (•), и вы вставляете уродский текст и проворачиваете такую операцию – список пропадёт.
… и всё исчезло
Вероятно, вы скрыли текст. Чтобы вернуть его обратно или просто посмотреть, что вы скрыли, нажмите сначала Ctrl+Shift+8 для включения режима отображения скрытых символов. Так вы увидите скрытый текст. В Ворде он помечается пунктирной линией. Чтобы его «открыть», выделите нужный вам скрытый фрагмент и нажмите Ctrl+Shift+H (удобно запомнить, т.к. слово «Hide» в английском – «скрывать»).
Если вы не можете найти, что вы скрыли, воспользуйтесь поиском и заменой: Ctrl+H.
- Поставив курсор в поле для поиска (это важно), разверните дополнительные параметры «More > >»,
- внизу выберите «Format» и выберите «Font» (шрифт),
- в открывшемся окне поставьте галочку рядом с «Hidden» (скрытый), закройте это окно,
- теперь поставьте курсор в поле для замены «Replace with» и выполните шаг 2,
- теперь вам в параметре «Hidden» нужно, наоборот, убрать галочку (и чёрный квадратик, как у меня на скрине, который означает «некоторые скрыты, а некоторые – нет», тут не подойдёт),
- теперь снова закройте это окно и нажимайте Replace All.
… и поехала нумерация
Вот вы копипастили по пунктам какой-то текст в свой документ, но вдруг в третьем пункте после вставки возникли какие-то отступы, буквы в нумерации и прочее.
Ворд пытается подогнать то, что вы хотите вставить, под контекст вашего документа. Но лучше вас он не знает, поэтому поступает по своему усмотрению и путает пользователя.
Как обойти?
Вариант «Понятный». Вставляйте текст… текстом, без форматирования. Недостаточно Ctrl+V. Смотрите раздел «… и неправильно вставился текст», подраздел «Шрифт дурацкий» выше.
После вставки простым текстом примените нужную вам нумерацию инструментом «Format Painter» во вкладке «Home». Он работает схожим образом с Ctrl+C – Ctrl+V: вы ставите курсор на форматирование, которое вам требуется, копируете его Ctrl+Alt+C, затем помещаете курсор в (или выделяете) нужный вам фрагмент и вставляете это форматирование Ctrl+Alt+V.
Вариант «Временный»
- Выделяйте и копируйте не часть списка извне Ворда, а список целиком, обязательно захватив первый пункт.
- Вставляйте скопированный фрагмент на новую строку, которая не содержит списочного форматирования.
Так вы минимизируете вероятность «езды» (или «поехавшести»?) списков.
Примером отлаженной нумерации в сложных, многоуровневых списках может быть нумерация в оглавлении, которой я касался в статье «Стили в Ворде».
… и исчезла линейка
Верните её здесь: вкладка «View» (Вид) → «Ruler».
… и оглавление пропало
Документ создан на английском языке
В русскоязычной и англоязычной версиях Ворда разные пунктуационные символы для переменных внутри поля TOC. Когда вы обновляете оглавление документа, созданного на другом языке, может случиться, что Ворд выдаст ошибку.
Как обойти?
Достаточно включить режим отображения кодов полей («Toggle Field Codes»), ткнув ПКМ по оглавлению (для конкретного места) или нажав Alt+F9 (для всего документа; сочетание выступает в роли переключателя), и поменять запятые на точки с запятой между стилями и их уровнем в оглавлении.
Например, вы видите так: { TOC \h \z \t "Heading_1,1,Heading_2,2" } , а вам нужно сделать так: { TOC \h \z \t "Heading_1;1;Heading_2;2" }. Затем обновить оглавление F9 целиком, не только номера его страниц.
В документе исчезли стили оглавления
По вашей вине или по чьей-то. Вам нужно их восстановить.
Как обойтись?
- Включите режим отображения полей (см. на примере «Документ создан на английском языке» выше, как это сделать).
- Посмотрите, на какие стили ссылается оглавление.
- Откройте панель стилей Ctrl+Alt+Shift+S или нажмите кнопку на панели сверху во вкладке «Home» (см. скрин ниже).
- Используя стили, которые вы обнаружили в п. 2, назначьте из соответствующим заголовкам: поставьте курсор в нужное место и нажмите на название стиля.
- Обновите оглавление F9, встав на него курсором.
Подробнее о стилях у меня в статье «Стили в Ворде».
… и таблица разъехалась
Вы могли столкнуться с одним из случаев:
А. Вы выделили всю строку в таблице и вставили её в другое место в этой таблице – она вставилась, но эта строчка на новом месте стала уже/шире, не «подогналась» по ширине.
Б. Вы скопировали пару ячеек – неважно – из Интернета и попытались вставить это в свою таблицу. Получили либо результат варианта А, либо ячейки вставились просто текстом.
В. Вы вырезали всю колонку в своей таблице и попытались её вставить слева/справа. Как результат – она вставилась, но стала короче, потеряла пару пунктов и больше не соответствует высоте исходной таблицы.
Что бы то ни было, нужно знать, что Ворд очень чувствителен к таблицам, и проводить любые манипуляции с ними нужно с особой осторожностью. Хотя, приловчившись, становится просто.
Как обойти? Советы
Старайтесь работать с максимально простым текстом при вставке. Списки советую отметать сразу же, только если вы не уверены, что правильно их настроили через меню многоуровневых списков.
Заполняйте по одной ячейке за раз, если у вас сложные данные.
Если у вас много простых текстовых значений, разделённых табами (табуляцией), т.е. данные в матричном виде, и вы хотите их поместить в уже имеющуюся таблицу, проверьте, что количество ячеек подходит для вашего объёма данных. Иначе рискуете потерять часть из них, если ячеек окажется недостаточно, или, наоборот, продублировать лишнее.
… и таблица стала длиннющей
Узкой и длиннющей, если ваша таблица содержит много данных. Вероятно, вы выставили для неё режим распределения содержимого по ширине («AutoFit Contents»).
Как обойти?
Выставьте «фиксированный» режим («Fixed Column Width») ширины таблицы во вкладке «Table Layout», которая появляется, когда вы ставите курсор внутрь таблицы. В таком случае она не будет автоматически подгоняться. Настройте желаемую ширину столбцов. Даже если слова не будут умещаться – а такое случается, в частности, когда слова без пробелов разделяют слешем: «и/или», – ширина не будет это компенсировать, и у вас получатся некрасивые разрывы слов без дефисов. Тем не менее, это помогает.
… и высоты ячейки нехватает для отображения всего её содержимого
Непреложный принцип работы в вёрстке (а создание или редактирование документа – это она и есть) – перетекаемость содержимого. В реальности у нас страницы, на экране же мы обходимся без них, как в Интернете с его HTML.
Это я к чему: ваш текст существует в этой ячейке, но его не видно, поскольку у вас в параметрах ячейки включена фиксированная её (максимальная) высота.
Как обойти?
Вариант «Базовый»
- Выберите, что будете менять: если нужно от греха поправить всю таблицу, выберите всю таблицу, а если достаточно одной ячейки, поместите курсор только в неё.
- Зайдите в свойства таблицы («Table Properties»), щёлкнув по выделенному фрагменту ПКМ (см. скрин ниже).
- Во вкладке «Row» (строка) снимите галочку в параметре «Specify Height» (указать высоту).
Теперь высота таблицы будет автоматически «подгоняться» под размер содержимого по высоте.
Вариант «По кнопке»
Вы знаете, где посмотреть свои макросы (или хотите это самостоятельно найти в Интернете). Иначе пропускайте этот вариант.
Если вам часто приходится сталкиваться с такой проблемой, создайте себе кнопку с этим макросом:
Sub GWL_rowHeightZero()
'
' GWL_rowHeightZero Macro
' Set selected rows' height to dynamic
'
Selection.Rows.HeightRule = wdRowHeightAuto
Selection.Rows.Height = CentimetersToPoints(0)
End Sub
И вынесите её на панельку сверху.
… и теперь не знаю, как вернуть обратно
Как и во всех приложениях для Windows, это Ctrl+Z. Кстати, повторить последнюю операцию можно сочетанием Ctrl+Y.
Послесловие
Надеюсь, мои советы облегчат вашу работу в MS Word. Это не исчерпывающий список проблем, с которыми можно столкнуться при работе в этой программе. Очень многие, как и я много лет назад, например, и слышать не хотят (sections) о разделах, которые могут в момент сломать весь документ, особенно если имеете дело с т.н. «автораспознанкой», машинным документом.
Если у вас есть какие-то вопросы по Ворду, повторяющиеся или сиюминутные загвоздки, обращайтесь ко мне или пишите в комментарии под этой статьёй, подскажу. Или напишу ещё одну статью.