Вопрос пользователя: «Мы закупаем импортный товар, который идет долго. Как в 1С учесть его по номерам ГТД и сериям, если при оформлении накладной от поставщика товара физически еще нет?»
Суть проблемы
При импорте и работе с серийными товарами (например, электроника, химия) критически важно отслеживать партию и номер таможенной декларации (ГТД). При схеме «Товары в пути» документы от поставщика (с сериями и ГТД) поступают раньше, чем товар. Нужно, чтобы эта информация была сразу зафиксирована в системе и потом автоматически «легла» на приходуемый товар.
Что может 1С ERP?
Система поддерживает учет себестоимости по сериям и учет по номерам ГТД в рамках схем раздельной закупки. Данные о сериях и ГТД указываются в момент перехода права собственности (в документе «Приобретение» или «Таможенная декларация на импорт»), а при последующем физическом поступлении система автоматически распределяет эту информацию по принятому товару.
Суть подхода:
- Настройка номенклатуры: Для нужных видов номенклатуры устанавливается политика учета серий (например, «Учет себестоимости по сериям») и признак «Импортный товар (учет по ГТД)».
- Указание данных при фактуровке: В документе «Приобретение товаров и услуг» (для операции «Закупка у поставщика» или «Ввоз из ЕАЭС») или в «Таможенной декларации на импорт» (для операции «Импорт») вручную указываются номера серий и ГТД из документов поставщика.
- Автоматическое заполнение при поступлении: Когда позже оформляется «Поступление товаров на склад», система может автоматически заполнить графы «Серия» и «Номер ГТД» данными из документа приобретения.
Преимущества подхода:
- Сквозная прослеживаемость: От документа поставщика до прихода на склад и дальнейшей продажи партия и ГТД сопровождают товар.
- Контроль: Система может проверять, чтобы на склад не поступило товара больше, чем задекларировано по конкретному ГТД.
- Точность: Исключается ручной ввод данных при приемке, снижается риск ошибок.
Решение и рекомендации
- Включите обязательность ГТД: В функциональных опциях настройте контроль за заполнением номеров ГТД при закупке по схеме «Товары в пути».
- Тщательно вносите данные: При оформлении «Приобретения» точно переносите номера серий и ГТД из полученных от поставщика документов.
- Используйте автозаполнение: При оформлении «Поступления товаров на склад» применяйте команды «Заполнить серии по распоряжению» или «Перезаполнить по приемке» для автоматического переноса данных.
Итог простыми словами
Вы купили в другой стране 100 планшетов определенной модели. Вам прислали инвойс, где указаны серийные номера всех 100 планшетов и номер таможенной декларации. Вы оформляете в 1С «Приобретение» и вносите в него все эти данные. Теперь в системе есть информация: «Наш товар, серии с XXX по YYY, ГТД №123, в пути». Когда груз придет на склад и кладовщик будет оформлять приемку, система сама «подскажет» ему эти серийные номера. В итоге в учете будет четко видно, какой именно планшет с какой серией и по какой декларации лежит на складе.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий импорта сложного оборудования: Приобретается партия медицинского оборудования, где каждый аппарат имеет уникальный серийный номер и должен быть учтен по конкретному ГТД для сертификации и гарантии. Все данные вносятся при оформлении импортных документов и автоматически переносятся в складской учет при приемке.