Вопрос пользователя: «Мы оформили возврат в 1С и отгрузили товар. Какие бумажные документы нужно подписать и отдать перевозчику?»
Суть проблемы
Электронный документ в системе — это одна сторона учета. Но при физической отгрузке товара со склада требуется оформить сопроводительные документы для водителя, экспедитора и для передачи поставщику в качестве доказательства приема-передачи. Пользователь должен знать, какие документы формирует система и как их правильно использовать.
Что может 1С ERP?
При оформлении возврата система поддерживает печать стандартных первичных документов. Ключевым документом со стороны покупателя (вашей компании) является Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (или Универсальный передаточный документ - УПД). Важно: при обычном возврате УПД оформляется в статусе 2 (только первичный документ, без счета-фактуры), так как счет-фактуру выставляет поставщик.
Решение и рекомендации
- Сформируйте накладную: После создания и сохранения документа «Возврат товаров поставщику» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Универсальный передаточный документ».
- Проверьте статус УПД: При выборе УПД убедитесь, что он формируется в статусе 2 («Документ об отгрузке товаров»). Это означает, что документ выполняет только функцию накладной.
- Подпишите и передайте: Распечатанный и подписанный с вашей стороны документ (в 2-х экземплярах) передается представителю перевозчика или поставщика. Один экземпляр остается у вас с отметкой о приеме, второй уезжает с товаром.
- Основание для ордера: Эта же накладная может служить основанием для кладовщика для оформления «Расходного ордера на товары», если на складе используется ордерная схема.
Итог простыми словами
1С помогает вам подготовить «сопроводиловку». Вы распечатываете из системы стандартную товарную накладную, где написано «Возврат такого-то товара такому-то поставщику». Эту бумагу вы подписываете и отдаете водителю вместе с товаром. Это ваше доказательство, что вы отгрузили. А счет-фактуру, подтверждающую финансовую сторону, вам потом пришлет поставщик.
Типичные сценарии использования:
- Сценарий: Отгрузка возвращаемого брака.
В 1С оформлен и проведен документ «Возврат товаров поставщику».
Из документа печатается УПД в статусе 2 (или ТОРГ-12).
Кладовщик грузит бракованный товар в машину, отдает водителю один экземпляр УПД со своей подписью и печатью, а второй экземпляр с подписью водителя о приеме груза оставляет у себя.
Этот подписанный УПД является первичным документом, подтверждающим факт возврата.