Иван работает финансовым аналитиком в облачном сервисе МойСклад. За годы консультирования предпринимателей он видел одну и ту же картину: у владельца стабильные продажи, но на зарплаты, аренду или налоги денег не хватает.
Проблема не в бизнес-модели. Проблема в том, что владелец не знает базовую вещь: сколько денег у него реально есть прямо сейчас, сколько придёт завтра и сколько нужно заплатить послезавтра.
Есть простой инструмент, который решает эту проблему за один вечер работы — отчёт о движении денежных средств (ДДС). Иван покажет, как его создать и начать использовать. Даже если вы никогда не вели управленческий учёт.
Этап 1: Признать проблему с деньгами
Что происходит
Предприниматель смотрит на выручку, видит рост продаж, но когда наступает день выплаты зарплаты или налогов — денег на счёте не хватает. Возникает кассовый разрыв.
У владельца есть разрозненные данные: продажи в CRM, платежи в банке, долги в Excel. Но нет единой картины: когда деньги пришли, когда ушли, сколько осталось.
Как это происходит
Классическая ситуация выглядит так. У вас стабильная выручка, продажи растут. Вы видите в системе, что продали на 500 тысяч за месяц. Но на расчётном счёте всего 80 тысяч, а через неделю нужно заплатить зарплату на 200 тысяч.
Вы начинаете искать причину. Смотрите в банк — там одни цифры. Открываете CRM — там другие. Лезете в таблицу с дебиторкой — там третьи. Соединить всё это в голове невозможно.
Начинаются просрочки по обязательствам, штрафы от налоговой, зависимость от кредитов. Каждый месяц приходится латать новую дыру.
Почему именно так
Выручка и деньги — это не одно и то же. Вы можете продать товар в кредит, отгрузить его сегодня, а деньги получить через месяц. В бухгалтерии выручка уже есть, а на счёте денег нет.
Или наоборот: клиент заплатил аванс, деньги на счёте есть, но товар ещё не отгружен. Выручки формально нет, а деньги уже пришли.
Когда у вас нет инструмента, который показывает реальное движение денег отдельно от бухгалтерских операций, вы не понимаете, сколько денег у вас на самом деле.
Нюансы и сложности
Многие думают, что достаточно смотреть на остаток в банке. Но это не работает. Сегодня на счёте 300 тысяч, а завтра нужно заплатить 400 тысяч налогов, о которых вы забыли.
Или вы видите большой остаток, думаете, что можно потратить на новое оборудование, а через неделю приходит счёт от поставщика, и оказывается, что эти деньги уже зарезервированы.
Результат и переход
Когда вы осознали, что проблема в отсутствии контроля за реальным движением денег, можно переходить к решению — внедрению отчёта о движении денежных средств.
Этап 2: Понять, что такое ДДС и что он показывает
Что происходит
ДДС — это таблица, где фиксируются все входящие и исходящие платежи по факту. Не когда товар продан, а когда деньги реально пришли на счёт. Не когда услуга оказана, а когда вы за неё заплатили.
По сути, это банковская выписка, но структурированная так, чтобы владелец бизнеса мог принимать решения.
Как это делается
ДДС показывает три основные вещи:
Первое — сколько денег поступило. Здесь вы видите все источники поступлений: оплаты от клиентов, возвраты от поставщиков, проценты по депозитам, инвестиции.
Второе — на что были потрачены средства. Разбивка по статьям расходов: зарплата, аренда, закупка товаров, налоги, реклама, комиссии.
Третье — сколько осталось на счетах. Это остаток, с которым вы входите в следующий период. Если в начале месяца у вас было 130 тысяч, за месяц пришло 210 тысяч, ушло 190 тысяч — на конец месяца у вас 150 тысяч.
Почему именно так
ДДС — это не бухгалтерский документ. Это инструмент для управления бизнесом. Бухгалтер ведёт учёт по правилам: когда возникла выручка, когда признан расход.
А владельцу бизнеса важно понимать другое: когда реально придут деньги, когда их придётся отдать, хватит ли их на обязательства.
Например, вы продали товар на условиях отсрочки платежа на 30 дней. Бухгалтер сразу признаёт выручку — у вас в отчётности прибыль. А в ДДС деньги появятся только через месяц, когда клиент заплатит. Вот эта разница и важна.
Нюансы и сложности
ДДС не покажет вам, прибыльный бизнес или убыточный. Это не его задача. Он показывает только движение денег.
Может быть такая ситуация: по ДДС у вас всё отлично, деньги приходят, но это кредиты и инвестиции, а не реальная прибыль от операционной деятельности. Бизнес сидит на дотациях.
Поэтому ДДС нужно анализировать не просто как общую сумму, а по структуре: откуда приходят деньги и куда уходят.
Результат и переход
Теперь вы понимаете, зачем нужен ДДС. Следующий шаг — научиться правильно группировать статьи, чтобы видеть, какие направления бизнеса генерируют деньги, а какие их сжигают.
Этап 3: Группировать статьи по видам деятельности
Что происходит
В ДДС все статьи поступлений и расходов группируются по трём видам деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая.
Эта группировка позволяет сразу увидеть, где у бизнеса слабое звено.
Как это делается
Операционная деятельность — это ваша основная работа. Сюда относятся:
- Поступления: продажи товаров и услуг
- Расходы: зарплата, аренда, закупка товаров, коммунальные платежи, налоги, реклама
Инвестиционная деятельность — это вложения в развитие. Сюда относятся:
- Поступления: продажа оборудования, возврат инвестиций, проценты по депозитам
- Расходы: покупка оборудования, вложения в активы, приобретение лицензий
Финансовая деятельность — это внешние вливания и обязательства. Сюда относятся:
- Поступления: кредиты, инвестиции, займы
- Расходы: возврат кредитов, выплата процентов, возврат займов
Почему именно так
Эта структура позволяет мгновенно диагностировать проблемы.
Пример 1: Операционная деятельность в минусе, а финансовая в плюсе. Это значит, что ваш основной бизнес не генерирует деньги, вы держитесь на кредитах и займах. Это тревожный сигнал.
Пример 2: Операционная деятельность в плюсе, но деньги уходят на инвестиции. Это нормально, если вы осознанно вкладываете в развитие. Но если инвестиции не приносят результата — нужно пересматривать стратегию.
Пример 3: Все три вида деятельности в минусе. Это значит, что денег не хватает вообще, бизнес на грани кассового разрыва.
Нюансы и сложности
Иногда сложно понять, к какой категории отнести платёж. Например, вы купили компьютер. Это инвестиции или операционная деятельность?
Формальный ответ: если это дорогой актив, который будет служить несколько лет — инвестиции. Если это мелкая покупка для текущей работы — операционка.
Но для малого бизнеса можно упростить: всё, что нужно для текущей работы — в операционку. Крупные покупки, которые окупятся не сразу — в инвестиции.
Результат и переход
Теперь вы знаете, как структурировать данные. Переходим к практике — как создать сам отчёт ДДС в таблице.
Этап 4: Создать отчёт ДДС в таблице
Что происходит
Вы создаёте таблицу, куда будете записывать все поступления и расходы. Таблица автоматически считает остатки и показывает итоги по периодам.
Как это делается
Возьмём пример. У вас 210 000 рублей поступлений: 200 000 с продаж, 10 000 проценты по депозиту. Расходы — 190 000. Остаток за месяц — 20 000 рублей.
Начальный баланс был 130 000. Значит, на конец месяца у вас 150 000 рублей.
Сама таблица разбита на четыре вкладки:
Сводная — показывает итоги по всем периодам. Здесь вы видите общую картину: сколько пришло, сколько ушло, что осталось.
Проводки — здесь вы записываете все операции по дням. Каждая строка — это одна операция: дата, статья, сумма, тип операции (поступление или расход), вид деятельности.
Настройки — здесь хранятся справочники: список статей расходов и доходов, счета, виды деятельности. Вы настраиваете их один раз, а потом просто выбираете из списка при заполнении.
Отчёт — здесь автоматически формируется итоговая сводка с остатками по каждому периоду.
Вы заполняете проводки, а система считает остатки автоматически. Вам не нужно вручную складывать и вычитать цифры.
Почему именно так
Многие пытаются вести учёт в одной вкладке, смешивая проводки и отчёты. Это приводит к путанице.
Разделение на вкладки позволяет разделить логику:
- В "Проводках" вы просто фиксируете факты
- В "Настройках" управляете структурой
- В "Сводной" анализируете результаты
Это как разделение труда: каждый модуль делает свою задачу.
Нюансы и сложности
Первые недели придётся привыкать записывать каждую операцию. Это дисциплина. Пропустите несколько платежей — и картина исказится.
Второй момент: важно разделять статьи правильно. Если всё сваливать в одну статью "Прочие расходы", анализ будет бесполезен. Но если создать 100 мелких статей, запутаетесь.
Оптимально — 15-25 статей, которые покрывают 80-90% всех операций.
Результат и переход
Теперь у вас есть рабочий инструмент. Но чтобы анализ был удобным, нужно правильно структурировать расходы — это следующий шаг.
Этап 5: Структурировать расходы для анализа
Что происходит
Чтобы ДДС был полезен, важно не просто записывать расходы, а группировать их по смыслу. Когда статьи сгруппированы, анализ становится в разы проще.
Как это делается
Вместо того чтобы создавать отдельные статьи для каждого рекламного канала (ВКонтакте, Telegram, Яндекс.Директ, контекстная реклама), вы объединяете их в одну статью "Реклама и маркетинг".
Так в таблице будет не 100 строк, а 20 осмысленных категорий, по которым можно принимать решения.
Примеры группировки:
Операционные расходы:
- Зарплата и налоги с ФОТ
- Аренда и коммунальные услуги
- Закупка товаров
- Реклама и маркетинг
- Логистика и доставка
- Комиссии банков и платёжных систем
- Канцелярия и хозяйственные расходы
Инвестиционные расходы:
- Оборудование
- Программное обеспечение
- Обучение сотрудников
- Модернизация инфраструктуры
Финансовые расходы:
- Возврат кредитов
- Проценты по займам
- Дивиденды
Почему именно так
Детализация нужна там, где вы принимаете решения. Если вы тратите на рекламу 100 тысяч в месяц и хотите понять, какой канал эффективнее, создайте отдельные статьи для каждого канала.
Но если вы тратите на канцелярию 5 тысяч в квартал и это не критично, не нужно разбивать её на "Бумага", "Ручки", "Папки". Всё в одну статью "Канцелярия".
Нюансы и сложности
Со временем статьи будут меняться. Вы запустите новый проект — появится новая группа расходов. Закроете направление — статья станет не нужна.
Это нормально. Главное — пересматривать структуру раз в квартал и убирать неактуальное.
Результат и переход
Теперь у вас есть полноценный инструмент контроля денег. Но если не хотите вести таблицы вручную, можно автоматизировать этот процесс.
Автоматизация: готовое решение в МоемСкладе
Для тех, кто не хочет копаться в Excel, есть готовое решение. В сервисе МойСклад отчёт о движении денег собирается автоматически.
Данные подтягиваются из заказов, платежей и операций. Вы видите движение средств по дням, статьям и счетам. Без ручного ввода, без формул.
Внутри уже встроена группировка, фильтры, детализация, экспорт и печать. Вы заходите в раздел "Финансы" — и всё готово.
Но даже если вы пока не готовы к автоматизации, ведение ДДС вручную даст вам огромное преимущество. Вы начнёте видеть реальное состояние бизнеса, а не догадываться о нём.
Результат: контроль над финансами за час работы
Отчёт о движении денежных средств — это фундамент для принятия любых управленческих решений. Можно ли позволить себе инвестиции? Хватает ли на фонд оплаты труда? Пора ли оптимизировать расходы?
ДДС нужен не только крупным компаниям. Он особенно важен малому бизнесу, где любое проседание по деньгам — это риск вылететь с рынка.
Готовый шаблон отчёта можно скачать бесплатно. В нём уже заложены категории поступлений и расходов, автоматический расчёт остатков, сводка по периодам, разметка по типам деятельности и возможность адаптировать под себя.
Просто откройте таблицу, вбейте свои цифры — и сразу увидите картину: сколько денег, откуда они пришли и куда ушли.
Начните отслеживать движение денег и принимайте решения не наугад, а на основе цифр.