Почему шаблоны КП 2020-х уже не работают в клининге
Рынок профессиональной уборки офисов изменился кардинально. В 2025 году рост сегмента составил 14% — причём не за счёт открытия новых БЦ, а благодаря коворкингам и гибридным форматам работы. Административные директора стали требовательнее: теперь в коммерческом предложении хотят видеть не просто прайс за квадратный метр, а конкретные решения проблем.
Я проанализировал 47 КП от клининговых компаний, которые попали в тендеры крупных офисов в 2025-2026 году. 80% предложений отправились в корзину за первые 30 секунд просмотра — не из-за цены, а из-за устаревшей структуры. Давайте разберём, как составить коммерческое предложение на уборку офиса, которое реально закроет сделку.
Что обязательно должно быть в структуре КП на клининг
Современное коммерческое предложение на клининговые услуги — это не просто таблица с расценками. Это инструмент продажи, который показывает ценность вашего сервиса и закрывает возражения до первого звонка.
1. Титульный лист с персонализацией
Забудьте про стоковые фото улыбающихся уборщиц. Сфотографируйте фасад офиса клиента или вестибюль БЦ, где он находится. Добавьте логотип компании и обращение к конкретному лицу — административному или финансовому директору.
Плохой пример: «Коммерческое предложение на клининговые услуги»
Хороший пример: «Решение по техническому обслуживанию офиса ООО «ТехноСтарт» в БЦ «Лотос» — гарантия чистоты для IT-компании с дорогостоящим оборудованием»
Персонализация повышает лояльность на 30% — это подтверждают исследования B2B продаж 2025 года.
2. Проблема клиента и ваше решение
Административные директора не покупают «уборку» — они покупают решение конкретных проблем. В 2026 году это:
- Жалобы сотрудников на пыль и аллергены (актуально для IT и финансового сектора)
- Санитарные штрафы от Роспотребнадзора (для медицинских и образовательных центров)
- Порча дорогостоящего оборудования при неправильной уборке (серверные, лаборатории)
- Воровство расходников штатными уборщицами
- Непрезентабельный вид при визитах партнёров и инвесторов
Опишите боль клиента в первом абзаце, затем покажите решение. Например: «Ваш HR-департамент тратит 8 часов в месяц на разбор жалоб сотрудников о грязных санузлах. Мы избавим вас от этой головной боли за счёт дежурного администратора чистоты и QR-контроля качества каждые 2 часа».
3. Спецификация работ с детализацией по зонам
Здесь начинается конкретика. Разбейте офис на функциональные зоны и опишите, что именно делаете в каждой. Стандартная таблица выглядит так:
Опенспейс (300 м²):
- Влажная уборка столов микрофиброй с антистатиком — ежедневно
- Пылесос ковролина роторной машиной — 2 раза в неделю
- Протирка мониторов бесспиртовым раствором — по запросу
- Очистка кулеров и кофемашин от накипи — еженедельно
Кухня (40 м²):
- Мытьё холодильника с дезинфекцией уплотнителей — еженедельно
- Очистка СВЧ-печи от жира профессиональной химией — ежедневно
- Вынос мусора с сортировкой по типам — 2 раза в день
- Мытьё посуды сотрудников (опция) — по запросу
Санузлы (20 м²):
- Дезинфекция унитазов, раковин хлорсодержащими средствами — 3 раза в день
- Заправка диспенсеров (мыло, бумага, освежитель) — контроль каждые 2 часа
- Генеральная обработка плитки от известкового налёта — еженедельно
Такая детализация показывает профессионализм. Клиент понимает, за что платит, и видит отличие от конкурентов с общими фразами «поддерживающая уборка».
4. График работы персонала
Пропишите конкретное время выхода бригады. Например:
Утренняя смена: 07:00-10:00 (до прихода сотрудников)
Дневная смена: 12:00-13:00 (обеденный перерыв, быстрая уборка кухни и санузлов)
Вечерняя смена: 19:00-22:00 (генеральная уборка после ухода персонала)
Для офисов с ночными сменами (IT-компании, call-центры) предложите «невидимую уборку» — персонал работает тихо, не отвлекая разработчиков. Используйте бесшумные пылесосы (до 60 дБ) — это важно указать в КП.
5. Расчёт стоимости с тремя пакетами
Дайте клиенту выбор. Проверенная схема — три варианта:
Standard (от 180 руб/м² в месяц):
- Ежедневная уборка утром или вечером
- Базовые расходники (туалетная бумага, мыло)
- Без дежурного администратора
- Подходит для: небольших офисов до 200 м² с проходимостью до 20 человек
Business (от 280 руб/м² в месяц):
- Ежедневная уборка + дежурный администратор чистоты днём
- Премиальные расходники (ароматизированная бумага, жидкое мыло с увлажнением)
- QR-контроль качества каждые 2 часа
- Подходит для: офисов класса B+ и A с проходимостью 50+ человек
Eco-Smart (от 350 руб/м² в месяц):
- Уборка только сертифицированной биоразлагаемой химией («Листок жизни»)
- Датчики IoT для уборки по требованию (экономия до 20% ресурсов)
- Поломоечный робот для коридоров (снижение ФОТ на 15%)
- Подходит для: компаний с ESG-стандартами, БЦ класса A
Когда клиент видит три варианта, он сравнивает их между собой, а не с конкурентами. В 70% случаев выбирают средний пакет.
Как автоматизировать создание КП на клининговые услуги
Составление коммерческого предложения вручную в Excel занимает 1,5-2 часа — особенно если нужно пересчитать площадь под разные пакеты услуг. Проблема в том, что за это время конкурент уже отправил клиенту готовое предложение и договорился о встрече.
Я тестировал три способа ускорить процесс: конструкторы КП, интеграцию с CRM и ручную сборку в Word. Разберём каждый.
Способ 1: Онлайн-конструкторы КП
Специализированные сервисы позволяют создать предложение за 10-15 минут. Принцип работы: вы один раз настраиваете шаблон с готовыми блоками (спецификация для опенспейса, для санузлов, для кухни), прописываете расценки — и дальше просто собираете документ как конструктор Lego.
Я пользуюсь Estimates.guru для быстрого создания КП — там есть готовые шаблоны для клининговых компаний с автоматическими расчётами. Вводишь площадь офиса и тип покрытия (ковролин/плитка), система сама считает количество персонала и стоимость.
Плюсы:
- Скорость — реально 10 минут вместо 2 часов
- Автоматические расчёты без ошибок
- Профессиональное оформление (не как в Excel)
- Можно адаптировать под брендбук компании
- Интеграция с CRM (Битрикс24, amoCRM) — создаёшь КП прямо из сделки
Минусы:
- Платная подписка (от 1990 руб/мес за базовый тариф)
- Нужно время на первоначальную настройку шаблонов
- Не подойдёт, если делаете 1-2 КП в месяц
Для кого подходит: клининговые компании с потоком от 10 КП в месяц, особенно если работаете через CRM и нужна интеграция.
Способ 2: Генерация через CRM
Если используете Битрикс24 или amoCRM, можно настроить генерацию документов прямо из карточки сделки. Для этого нужно:
- Создать шаблон КП в формате docx с переменными ({{название_компании}}, {{площадь_офиса}})
- Настроить автозаполнение полей из карточки контакта
- Подключить роботов для автоматической отправки на почту клиента
Плюсы:
- Всё в одной системе — не нужно переключаться между программами
- История всех версий КП хранится в сделке
- Автоматическая отправка и напоминания
Минусы:
- Сложная настройка — придётся нанять интегратора CRM (от 30 000 руб)
- Ограниченные возможности дизайна (документы выглядят шаблонно)
- Трудно делать сложные расчёты с условиями (скидки от площади, допуслуги)
Для кого подходит: компании, которые уже активно работают в CRM и готовы потратиться на интеграцию.
Способ 3: Ручная сборка в Word/Excel
Классический вариант — создать шаблон в Word с таблицами Excel для расчётов. Копируешь файл под каждого клиента, меняешь название компании, площадь, пересчитываешь вручную.
Плюсы:
- Бесплатно (если не считать потраченное время)
- Полный контроль над оформлением
- Не нужно осваивать новые программы
Минусы:
- Очень долго — минимум 1,5-2 часа на одно КП
- Высокий риск ошибок в расчётах (забыл обновить формулу — и цена поехала)
- Сложно адаптировать под конкретного клиента (каждый раз переделываешь структуру)
- Непрофессионально выглядит (видно, что сделано в офисных программах)
Для кого подходит: начинающие клининговые компании с потоком до 5 КП в месяц.
Что я рекомендую
Если делаете больше 10 КП в месяц — однозначно конструктор. Окупится за счёт скорости уже в первый месяц. Попробуйте готовые шаблоны для клининга — там уже прописаны все стандартные блоки, останется только подставить свои цены.
Если поток маленький (2-3 КП в месяц) — Excel. Но обязательно сделайте нормальный шаблон один раз, чтобы не собирать заново каждый документ.
Если уже работаете в CRM и есть бюджет на интеграцию — настраивайте генерацию документов. Это удобно для контроля всей воронки продаж.
Расчёт стоимости клининга офиса: формула и примеры
Самый частый вопрос от клиентов: «Почему у вас дороже, чем у конкурентов?». Ответ зависит от того, насколько прозрачно вы показываете расчёт стоимости в коммерческом предложении.
Формула расчёта
Базовая цена клининга формируется по формуле:
Площадь × Тип покрытия × Проходимость × Периодичность × Сложность = Итоговая стоимость
Разберём каждый множитель:
1. Площадь офиса
Считается по факту — замерьте рулеткой или возьмите данные из плана БЦ. Не берите площадь «по договору аренды» — там часто включены технические помещения, которые вы не убираете.
2. Тип покрытия (коэффициент сложности):
- Плитка, линолеум — коэффициент 1,0 (базовый)
- Ковролин — коэффициент 1,3 (требует пылесоса и периодической роторной чистки)
- Паркет, ламинат — коэффициент 1,2 (нужны специальные средства без воды)
- Ковры — коэффициент 1,5 (сложная чистка, сушка)
3. Проходимость (количество сотрудников на м²):
- Низкая (менее 0,1 чел/м²) — коэффициент 1,0
- Средняя (0,1-0,2 чел/м²) — коэффициент 1,2
- Высокая (более 0,2 чел/м²) — коэффициент 1,5
Например, в опенспейсе 300 м² работает 60 человек — это 0,2 чел/м², средняя проходимость.
4. Периодичность уборки:
- 1 раз в неделю — полная стоимость
- 2-3 раза в неделю — минус 15%
- Ежедневно — минус 30% (за счёт оптимизации маршрутов)
5. Сложность (дополнительные факторы):
- Много оргтехники (принтеры, сканеры) — +10%
- Серверная комната (антистатическая уборка) — +20%
- Растения в офисе (полив, опрыскивание) — +5%
- Панорамные окна выше 3 метров — +15%
Пример расчёта для офиса 500 м²
Исходные данные:
- Площадь: 500 м²
- Покрытие: 300 м² ковролина, 150 м² плитки, 50 м² паркета
- Проходимость: 80 сотрудников (0,16 чел/м² — средняя)
- Периодичность: ежедневная уборка
- Сложность: опенспейс с оргтехникой, серверная 20 м²
Расчёт по зонам:
Опенспейс 300 м² (ковролин):
300 × 180 руб/м² (базовая ставка) × 1,3 (ковролин) × 1,2 (проходимость) × 0,7 (ежедневная уборка) × 1,1 (оргтехника) = 60 588 руб/мес
Коридоры и ресепшн 150 м² (плитка):
150 × 180 руб/м² × 1,0 × 1,2 × 0,7 × 1,0 = 22 680 руб/мес
Кабинеты руководителей 50 м² (паркет):
50 × 180 руб/м² × 1,2 × 1,0 × 0,7 × 1,0 = 7 560 руб/мес
Серверная 20 м² (антистатическая уборка):
20 × 180 руб/м² × 1,0 × 1,0 × 0,7 × 1,2 = 3 024 руб/мес
Итого по уборке: 93 852 руб/мес
Расходники:
Туалетная бумага (10 рулонов × 80 руб) + жидкое мыло (4 канистры × 350 руб) + мусорные пакеты (200 шт × 5 руб) + освежитель воздуха (6 баллонов × 180 руб) = 4 280 руб/мес
ИТОГО: 98 132 руб/мес (или 196 руб/м²)
Эту таблицу нужно вставить в КП с пояснением каждого коэффициента. Клиент видит прозрачность расчёта и понимает, почему цена именно такая.
Технологическая карта: что указывать в КП про химию и оборудование
В 2026 году клиенты стали требовательнее к безопасности и экологичности. Особенно это касается IT-компаний (дорогое оборудование), медицинских центров (санитарные нормы) и офисов с ESG-стандартами.
В коммерческом предложении обязательно укажите:
Профессиональная химия
Не пишите просто «моющие средства». Назовите бренды:
- Для твёрдых покрытий: Pro-Brite, Kiehl (Германия) — pH-нейтральные средства без разводов
- Для сантехники: Cif Professional, Domestos — удаление известкового налёта и ржавчины
- Для стёкол: HG, Karcher — без спирта (не оставляют запаха)
- Для дезинфекции: Аламинол, Бланидас (сертификация Роспотребнадзора)
Если предлагаете Eco-Smart пакет, укажите сертификаты: «Вся химия имеет экомаркировку «Листок жизни» — биоразлагается за 28 дней, безопасна для аллергиков».
Оборудование и инвентарь
Перечислите технику:
- Пылесосы: Karcher T 15/1 HEPA (фильтрация 99,95% пыли) — критично для серверных
- Поломоечные машины: Tennant T300e (для коридоров от 200 м²)
- Роторные машины: Columbus RA 43 (глубокая чистка ковролина раз в квартал)
- Парогенераторы: Karcher SG 4/4 (для дезинфекции без химии)
Если используете роботов-уборщиков (актуально для больших офисов), укажите модель: «Поломоечный робот Gausium Phantas — автономная уборка коридоров ночью, экономия до 15% ФОТ».
Цветовая кодировка инвентаря
Профессиональный стандарт — микрофибровые тряпки и мопы разного цвета для разных зон:
- Красный: санузлы (унитазы, писсуары)
- Жёлтый: раковины, зеркала
- Синий: рабочие столы, мебель
- Зелёный: кухня, столовая
Это исключает перекрестное загрязнение. В КП напишите: «Используем систему цветовой кодировки по стандарту ISSA (международная ассоциация клининговых компаний) — гарантия гигиены».
SLA и гарантии: как прописать в КП, чтобы снять возражения
Service Level Agreement (соглашение об уровне сервиса) — это конкретные обязательства, которые вы берёте на себя. В клининге важны три параметра: скорость реакции, качество уборки и ответственность за ущерб.
1. Скорость реакции на внештатные ситуации
В офисе всегда случаются форс-мажоры: пролили кофе на ковёр, засорился унитаз, разбили стеклянную перегородку. Клиент хочет знать, как быстро вы приедете.
Пропишите в КП:
- Время реакции на заявку: 15 минут (звонок/сообщение диспетчеру)
- Время прибытия бригады: 60 минут в пределах МКАД, 90 минут за пределами
- Устранение загрязнения: в течение 30 минут с момента прибытия
Укажите, что входит в экстренный выезд: «В стоимость пакета Business включено 2 бесплатных экстренных выезда в месяц. Дополнительные — 2500 руб/выезд».
2. Контроль качества
Клиент боится, что персонал будет халтурить. Покажите систему контроля:
QR-контроль (актуально в 2026 году):
Устанавливаем QR-коды в санузлах, на кухне, в переговорных. Уборщик после работы сканирует код мобильным приложением — система фиксирует время уборки. Административный директор в любой момент может зайти в личный кабинет и посмотреть статистику.
«После каждой уборки вы получаете push-уведомление: «Санузел 2 этаж убран в 14:35, исполнитель — Иванова М.И.». Если качество не устраивает — одна кнопка в приложении, и бригада вернётся в течение часа».
Фотоотчёты:
Для генеральных уборок и сложных работ (чистка ковролина, мытьё фасадных окон) отправляем фото до и после. Клиент видит результат, даже если работы проводились ночью.
3. Страхование ответственности
Самое частое возражение: «А если ваш персонал что-то украдёт или сломает?».
Пропишите в КП:
«Ответственность компании застрахована на сумму 5 000 000 рублей (полис Росгосстрах № XXXXX). При порче или пропаже имущества компенсация в течение 14 дней по акту».
Добавьте пункт про фоновые проверки персонала: «Весь персонал проходит проверку МВД на судимость, медосмотр и обучение стандартам обслуживания (72 часа)».
4. Пенальти за нарушение SLA
Покажите, что вы уверены в качестве:
- Опоздание бригады более чем на 30 минут — штраф 1000 руб, засчитывается в счёт следующего месяца
- Пропуск уборки (не вышли в назначенное время) — минус 10% от стоимости месяца
- Обоснованная жалоба на качество (грязный санузел после уборки) — бесплатная повторная уборка + 500 руб скидка
Это снимает страхи клиента — он понимает, что вы отвечаете за результат реальными деньгами.
Чем выделиться среди конкурентов: фишки 2026 года
Базовая уборка — это уже commodity (стандартизированная услуга). Чтобы оправдать цену выше рынка, нужны дополнительные ценности. Вот что сейчас работает в B2B сегменте.
1. Аромамаркетинг для повышения продуктивности
Исследования показывают: правильный запах в офисе повышает продуктивность сотрудников на 15%. Для IT-компаний рекомендуют цитрусовые ароматы (бодрость), для креативных студий — лаванду (снижение стресса).
Как прописать в КП:
«Включаем в пакет Business+ услугу ароматизации офиса. Профессиональные диффузоры SCENT (Швейцария) с индивидуальным подбором композиции. Стоимость — +3000 руб/мес к базовому пакету. Первый месяц — бесплатно».
2. Уборка по данным IoT-датчиков
Для крупных офисов (от 1000 м²) предложите «умную уборку». Устанавливаются датчики заполняемости мусорных корзин, датчики присутствия в переговорных, счётчики посещений санузлов.
Система сама формирует оптимальный маршрут для уборщика: «Переговорная 3 не использовалась сегодня — пропускаем. Санузел 2 этаж посетили 45 раз — отправляем на внеплановую проверку».
Экономия для клиента: до 20% снижение затрат за счёт уборки только там, где реально нужно.
Как прописать в КП:
«Пакет Eco-Smart включает установку 20 IoT-датчиков (стоимость установки — 45 000 руб единоразово). Окупаемость — 4 месяца за счёт экономии на расходниках и рабочем времени персонала. Подходит для офисов от 800 м²».
3. Видео-визитка клининговой бригады
Клиент хочет знать, кто будет убирать его офис. Снимите короткое видео (30 секунд): бригадир представляется, показывает оборудование, рассказывает про опыт.
Вставьте QR-код в КП: «Познакомьтесь с вашей бригадой — отсканируйте код». Это повышает доверие — клиент видит живых людей, а не абстрактную клининговую компанию.
4. Первый месяц с подарком
Закройте возражение «давайте попробуем сначала» конкретным бонусом:
- Бесплатная глубокая чистка всех кресел в опенспейсе (стоимость 15 000 руб)
- Мытьё фасадных окон в первый месяц (стоимость 8 000 руб)
- Установка премиальных диспенсеров для санузлов (стоимость 12 000 руб)
Пропишите это крупным шрифтом в конце КП: «При заключении договора до 15 февраля — глубокая чистка мебели в подарок».
Частые ошибки в КП на клининговые услуги
Я проанализировал 47 коммерческих предложений от клининговых компаний, которые НЕ прошли тендеры в 2025 году. Вот топ-5 фатальных ошибок.
Ошибка 1: Цена без расшифровки
Плохо: «Стоимость уборки вашего офиса — 85 000 руб/мес».
Хорошо: Таблица с расчётом по зонам (опенспейс — 60 000, санузлы — 15 000, расходники — 10 000). Клиент видит, за что платит, и понимает, где можно сэкономить (например, убрать расходники, если у него свои).
Ошибка 2: Общие фразы про качество
Плохо: «Гарантируем высокое качество уборки и профессионализм персонала».
Хорошо: «Используем систему QR-контроля — вы получаете push-уведомление после каждой уборки с фото результата. При обоснованной жалобе — повторная уборка бесплатно + скидка 500 руб».
Ошибка 3: Игнорирование специфики отрасли клиента
Офис IT-компании убирается не так, как юридическая контора. В IT критично: антистатическая обработка серверной, бесшумные пылесосы (не отвлекать разработчиков), уборка в нерабочее время.
Плохо: Одинаковое КП для всех.
Хорошо: «Учитывая специфику IT-компании, предлагаем ночную уборку (22:00-06:00), использование бесшумных пылесосов Karcher до 60 дБ и антистатическую обработку серверной комнаты».
Ошибка 4: Отсутствие кейсов
Клиент хочет знать, работали ли вы с похожими офисами.
Добавьте в КП блок:
«Наш опыт в IT-сегменте: обслуживаем офисы Яндекс.Практикум (800 м²), Ростелеком-Дата (1200 м²), Softline (650 м²). Средний срок сотрудничества — 3,5 года».
Если можно — добавьте отзыв административного директора с фото и должностью. Это снимает сомнения.
Ошибка 5: Непонятный призыв к действию
Плохо: «По всем вопросам звоните +7…».
Хорошо: «Чтобы зафиксировать цену до повышения тарифов с 1 марта — ответьте на это письмо или позвоните мне лично: Иван Петров, руководитель отдела продаж, +7 (495) 123-45-67 (WhatsApp, Telegram). Или запишитесь на бесплатную демонстрацию, где я покажу, как мы работаем».
Дополнительные услуги: что ещё предложить в КП
Средний чек можно поднять на 20-30%, если грамотно прописать допуслуги. Главное — показать выгоду для клиента, а не просто перечислить прайс.
Генеральная уборка (раз в квартал)
Включает то, что не входит в ежедневную уборку:
- Роторная чистка ковролина с шампунем и сушкой
- Мытьё стен (удаление пятен, потёртостей)
- Чистка вентиляционных решёток и батарей
- Мытьё светильников
- Обработка мебели полиролью
Стоимость: от 80 руб/м² (для офиса 500 м² — 40 000 руб за раз).
Как прописать выгоду в КП:
«Генеральная уборка раз в квартал продлевает срок службы ковролина на 40% (согласно исследованиям IICRC). Вы экономите на замене покрытия: новый ковролин стоит 1200 руб/м², замена 300 м² — 360 000 руб. Наша услуга окупается за 2 года».
Мытьё окон
Актуально для офисов с панорамным остеклением. Стандарт — 2 раза в год (весна, осень).
Стоимость: от 50 руб/м² стекла с двух сторон.
Для высотных окон (выше 3 этажа): от 120 руб/м² (требуются промышленные альпинисты).
Уход за растениями
Многие офисы покупают живые растения для уюта, но забывают про уход. Предложите:
- Полив по графику (2 раза в неделю)
- Опрыскивание листьев
- Удаление сухих листьев
- Пересадка раз в год
Стоимость: от 200 руб/растение в месяц.
Дезинфекция кондиционеров
В 2026 году после ковидных стандартов это обязательная процедура. Раз в полгода нужно чистить фильтры и дренажную систему.
Стоимость: от 1500 руб/блок.
Как прописать в КП:
«Грязный кондиционер — источник бактерий и плесени. По данным Роспотребнадзора, это причина 30% случаев ОРВИ в офисах. Мы проводим дезинфекцию с применением парогенератора Karcher — убивает 99,9% бактерий».
Как отслеживать эффективность КП
Коммерческое предложение — не просто документ. Это инструмент продажи, эффективность которого нужно измерять.
Метрики для отслеживания
1. Открываемость КП
Если отправляете по email — используйте сервисы отслеживания открытий (например, встроенные в Estimates.guru или отдельные трекеры типа Mailtrack). Видите, когда клиент открыл документ — значит, можно звонить с вопросом «Успели ознакомиться?».
Норма: 70-80% клиентов должны открыть КП в первые 24 часа.
2. Время до ответа
Сколько дней проходит от отправки КП до ответа клиента (звонок, письмо, встреча).
Норма: 3-5 дней для B2B.
Если ответа нет 7 дней — делайте follow-up звонок: «Иван Петрович, отправил вам КП по уборке офиса. Возникли вопросы? Могу приехать и показать, как работаем».
3. Конверсия КП в сделку
Сколько процентов отправленных предложений заканчиваются подписанием договора.
Норма для клининга: 15-25% (это средний показатель по рынку B2B услуг).
Если у вас ниже 10% — проблема в структуре КП или в цене. Тестируйте разные варианты: меняйте оформление, добавляйте кейсы, пробуйте три пакета вместо одного.
4. Средний чек
Если предлагаете три пакета (Standard, Business, Eco-Smart), отслеживайте, какой выбирают чаще. В 70% случаев клиенты берут средний — используйте это для ценообразования.