В любых бизнес-процессах нередко бывает, что плановые показатели не совпадают с фактическими результатами. План-фактный анализ в 1С помогает отслеживать отклонения по трудозатратам в реальном времени, чтобы вовремя предпринять меры и не допустить перерасхода времени и ресурсов.
Представьте, что вы работаете над прибыльным проектом: план — 120 часов, смета — 350 000 рублей. Но по факту команда потратила 180 часов, что привело к убыткам в размере 50 000 рублей и потере клиента. Узнали вы об этом только в конце проекта. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы расскажем, как с помощью план-фактного анализа в 1С можно увидеть отклонения намного раньше и своевременно принять меры, чтобы избежать таких ситуаций.
Что такое план-фактный анализ трудозатрат и зачем он нужен
План-фактный анализ — это инструмент, который сравнивает запланированные и фактические трудозатраты, выделяя отклонения. В отчете можно увидеть разницу: «план — 120 часов, факт — 180 часов, отклонение +50%». Такой подход позволяет не только контролировать выполнение планов, но и вовремя корректировать рабочие процессы.
Как работает план-фактный анализ трудозатрат в 1С
Система позволяет отслеживать как плановые, так и фактические трудозатраты. Сразу становится видно, на каком этапе или в какой неделе проекта возникли переработки. Важно, что вы сможете принять решение до того, как проблемы усугубятся. Это позволяет избежать дальнейших убытков и вовремя скорректировать подход.
Какие проблемы решает план-фактный анализ
Руководители и финансовые директора используют план-фактный анализ для решения разных задач. Рассмотрим основные примеры:
- Руководитель проекта: Он может вовремя выявить переработки и своевременно вмешаться. План-фактный анализ позволяет собрать данные для оценки будущих проектов.
- Финансовый директор: Он получает информацию о реальной себестоимости каждого проекта, а не усредненной. Это помогает финансовому директору понять, какие проекты прибыльные, а какие — убыточные.
- Владелец бизнеса: Получает полные данные по затратам, выручке и прибыли, что позволяет принимать более обоснованные решения.
План-фактный анализ в 1С помогает контролировать проект и своевременно реагировать на отклонения. Но все это возможно только при корректных исходных данных.
Как подготовиться к план-фактному анализу в 1С
Для эффективного использования план-фактного анализа важно привести в порядок данные в программе. Если информация в справочниках неточная, а сотрудники записывают время по памяти, отчет будет бесполезным. Прежде чем настраивать анализ, убедитесь, что все данные актуальны.
Корректные данные — это основа работы системы. Когда в справочниках все правильно и сотрудники вносят данные честно, план-фактный анализ становится мощным инструментом для управления затратами и повышения финансовой устойчивости.
Минимальный набор справочников для 1С
Для того чтобы 1С корректно рассчитывал отклонения, необходимо правильно настроить справочники:
- Сотрудники: Убедитесь, что все сотрудники указаны в справочнике с актуальными должностями и ставками.
- Проекты: Создавайте отдельную папку для каждого клиента или проекта. Это позволяет точно отслеживать затраты на каждый договор.
- Виды работ: Разделите виды работ на укрупненные категории, такие как «тестирование», «встречи», «разработка». Это поможет избежать путаницы и упростит отчетность.
Как контролировать учет трудозатрат
Сам по себе план-фактный анализ не заставит сотрудников вносить данные корректно. Поэтому необходимо установить четкие правила учета:
- Ежедневное заполнение: Заполнять отчет нужно ежедневно, а не раз в неделю.
- Комментарии к задачам: Оставляйте комментарии, что конкретно делал сотрудник в течение рабочего дня.
- Единый стандарт: Все сотрудники должны использовать одинаковые формулировки, чтобы избежать путаницы.
Как внедрить план-фактный анализ трудозатрат в 1С
1С позволяет настраивать отчеты по трудозатратам, которые помогают отслеживать отклонения и принимать нужные решения.
Этап 1: Настройка плановых трудозатрат
Для начала нужно создать справочники, которые включают проекты, задачи, сотрудников и виды работ. Важно задать плановые трудозатраты для каждого этапа проекта и для каждого сотрудника, если вы хотите отслеживать отклонения по конкретным специалистам.
Этап 2: Учет фактических трудозатрат
Для фиксации фактических трудозатрат используйте документ «Трудозатраты» или его аналог в вашей конфигурации. Убедитесь, что сотрудники вносят данные регулярно, не реже, чем раз в три дня.
Этап 3: Формирование отчета
После того как данные внесены, программа формирует отчет. В зависимости от конфигурации, это может быть отчет «Затраты времени по проекту» или «План-фактный анализ трудозатрат».
Этап 4: Сохранение и регулярное использование отчета
Настройте отчет под свои нужды: выберите период, отбор и группировку данных. Сохраните отчет как шаблон для различных ролей в компании. Это ускорит процесс анализа в будущем.
Как читать результаты и принимать решения
После формирования отчета важно анализировать отклонения. В зависимости от роли в компании, отчет будет предоставлять разные данные:
- Руководитель проекта: Оценивает отклонения по трудозатратам, чтобы вовремя скорректировать процесс.
- Финансовый директор: Смотрит на себестоимость и маржу каждого контракта.
- Владелец компании: Оценивает распределение нагрузки на сотрудников и выявляет системные ошибки в управлении.
Итог
План-фактный анализ трудозатрат в 1С помогает компаниям избежать финансовых потерь и эффективно управлять проектами. С помощью этого инструмента можно вовремя выявить переработки, скорректировать расходы и оптимизировать работу команды. Внедрение план-фактного анализа помогает бизнесу стать более предсказуемым и стабильным.