Сокращение численности или штата работников остается одной из самых сложных процедур в кадровом делопроизводстве. На 2026 год законодательство РФ сохранило жесткие гарантии для сотрудников, но и дало работодателям новые инструменты для цифровизации процесса. Ошибки могут привести к судебным разбирательствам, обязательству выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и даже административной ответственности. Разберем, как действовать правильно.
Шаг 1. Подготовка и планирование (основа – ст. 81, 179, 180 ТК РФ)
1.1. Принятие объективного решения. Сокращение должно быть экономически или организационно обоснованным (реорганизация, ликвидация штатной единицы, снижение объема работ). Решение принимается руководством организации. С 2025 года вступили в силу поправки в ТК РФ, требующие для организаций с численностью более 100 человек проводить предварительную оценку социальных последствий решения о массовом увольнении (более 50 человек за месяц). Результаты оформляются внутренним отчетом.
1.2. Издание приказа о новом штатном расписании. Утверждается новое штатное расписание, в котором отсутствуют сокращаемые должности. Дата введения в действие нового штатного расписания должна быть не ранее чем через 2 месяца после ознакомления под роспись сокращаемых работников. Это ключевой срок.
1.3. Определение «брони» для льготных категорий. Нельзя сократить (ст. 261, 179 ТК РФ):
· Беременных женщин.
· Матерей детей до 3 лет, одиноких матерей/отцов с детьми до 14 лет (ребенком-инвалидом до 18 лет).
· Работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.
· Основных кормильцев в семье с тремя и более детьми (новое основание с 2024 года, подтвержденное справкой).
· Приоритетное право остаться имеют сотрудники с более высокой производительностью труда и квалификацией. При равных показателях предпочтение отдается: семейным с двумя и более иждивенцами; лицам, получившим на работе увечье или профзаболевание; инвалидам боевых действий; сотрудникам, повышающим квалификацию по направлению работодателя.
Шаг 2. Уведомление и консультации (ст. 180, 82 ТК РФ)
2.1. Персональное уведомление. Не позднее чем за 2 месяца до увольнения каждый работник под роспись получает уведомление о предстоящем сокращении. Форма свободная, но должна содержать дату планируемого увольнения, разъяснение прав (включая право на досрочное увольние с выплатой дополнительной компенсации). Факт ознакомления фиксируется. С 2025 года допускается направление уведомления через гарантированную цифровую подпись (ГЦП) на портале «Госуслуги Труд», если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.
2.2. Уведомление центра занятости (ст. 25 Закона РФ «О занятости населения»).
· При сокращении от 50 человек — за 3 месяца.
· При массовом сокращении (критерии массовости определяются региональными соглашениями, обычно это 1% от численности работников в течение 30 дней) — за 2 месяца.
· В иных случаях — за 2 месяца.
Уведомление направляется в цифровом виде через Единую цифровую платформу в сфере занятости (ЕЦПСЗ).
2.3. Уведомление профсоюза (ст. 82 ТК РФ). При наличии выборного профсоюзного органа его уведомляют за 3 месяца до начала сокращений (при массовом увольнении) или за 2 месяца в обычных случаях. Учет мотивированного мнения профсоюза обязателен.
Шаг 3. Предложение вакансий (ст. 81 ТК РФ)
В течение всего срока предупреждения (2 месяца) работодатель обязан предлагать сокращаемому сотруднику все свободные вакансии, соответствующие его квалификации, а также нижестоящие и нижеоплачиваемые должности, которые он может выполнять с учетом состояния здоровья. Предложение делается в письменной форме. Вакансии в других местностях предлагаются только если это предусмотрено коллективным/трудовым договором. Отказ от предложенных вакансий фиксируется актом.
Шаг 4. Оформление увольнения (ст. 84.1, 140, 178 ТК РФ)
4.1. Издание приказа. Если по истечении 2 месяцев вакансий не нашлось или работник от них отказался, издается приказ об увольнении по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Работник знакомится с ним под роспись.
4.2. Запись в трудовой книжку и личную карточку. В трудовой вносится запись: «Уволен в связи с сокращением численности или штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
4.3. Расчет и выплаты. В последний рабочий день выплачиваются:
· Заработная плата за отработанное время.
· Компенсация за неиспользованный отпуск.
· Выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ).
· Средний заработок на период трудоустройства (до 2 месяцев, включая выходное пособие). По решению службы занятости может быть выплачен и за 3-й месяц, если работник встал на биржу в 2-недельный срок и не был трудоустроен.
· Дополнительная компенсация в размере среднего заработка, пропорционально времени, оставшемуся до истечения 2-месячного срока предупреждения, если работник уволен до истечения этого срока по своему желанию (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
Новое в 2025-2026 гг.: цифровой документооборот
С 2025 года для организаций, подключенных к системе Единого цифрового кадрового документооборота (ЕЦКД), стало возможным:
1. Направлять уведомления о сокращении через личный кабинет работника на Госуслугах (при наличии его согласия в электронной форме).
2. Вести журнал предложения вакансий в электронном виде.
3. Оформлять трудовые книжки в цифровом формате (электронные трудовые книжки являются приоритетными с 2025 года для всех граждан, родившихся после 1966 года).
Типичные ошибки, ведущие в суд
· Сокращение вместо увольнения по иным основаниям (например, по несоответствию должности).
· Нарушение процедуры уведомления (срок, форма).
· Отсутствие реального предложения вакансий или фиксации отказов.
· Сокращение сотрудника, находящегося в отпуске или на больничном. Увольнение возможно, но только после его выхода на работу. Больничный продлевает срок предупреждения.
· Невыплата или неполная выплата компенсаций в день увольнения.
Вывод
Сокращение в 2026 году — процедура, требующая скрупулезного соблюдения сроков, документального фиксирования каждого действия и уважительного отношения к гарантиям работника. Использование новых цифровых инструментов упрощает администрирование, но не отменяет сути: сокращение должно быть законным, обоснованным и социально ответственным. Перед началом процедуры настоятельно рекомендуется провести аудит кадровых документов с юристом.
Статья основана на нормах Трудового кодекса РФ, Федерального закона от 16.12.2024 № 494-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части цифровизации трудовых отношений», а также действующих в 2026 году подзаконных актов. При принятии решений необходимо учитывать возможные изменения законодательства и региональные соглашения.