В строительстве каждый этап заканчивается документооборотом. Исполнительная документация – это база отношений между заказчиком и исполнителем. Без неё невозможна оплата, а результат работы считается недостроенным. Чаще всего именно на этапе передачи документов появляются задержки, объект «зависает», а подрядчик теряет время и деньги. Делимся практическими рекомендациями, которые помогут не допускать возвратов и ускорить приемку документации.
Основные причины возврата исполнительной документации
Инженеры нашей команды анализировали множество случаев, когда документы возвращали на доработку. Почти всегда это были одни и те же ошибки:
Нет всех нужных документов. Где-то потерялся акт, забыли исполнительную схему, не приложили протоколы из лаборатории, кто-то не поставил подпись. А иногда просто не знают, что нужен специфический документ – например, акт приемки пилотной скважины при горизонтальном бурении.
Цифры не сходятся. В актах написано одно, а по факту сделано другое. Технадзор сразу чувствует подвох и начинает задавать неудобные вопросы.
Использование устаревших документов. Используют шаблоны «пятилетней» давности, которые давно не актуальны. Например, старый образец заполнения одного акта может стать причиной возврата всего пакета.
Оформлено небрежно. Исправления, помарки, почерк как у врача. Каждая такая мелочь заставляет заказчика усомниться в профессионализме.
Полный хаос. Всё свалено в кучу, никакого порядка, документов нет в описи, отсутствует реестр.
Реальный пример: Подрядчик вовремя сдал всё по списку, но не заметил, что новые требования к оформлению актов вышли полгода назад. В итоге – возврат пакета и двойная работа.
Что чаще всего требует заказчик?
Требования зависят, прежде всего, от типа проекта – государственный или частный.
Государственный заказ
- Жёсткое соответствие регламентам и стандартам: ГОСТ, СНиП, СП.
- Наличие заверенных копий, оригинальных подписей, «живых» печатей.
- Исполнительные схемы с геодезическим подтверждением.
- Весь набор протоколов из лаборатории.
- Только «свежие» формы документов.
Частные компании
- Электронные версии в конкретных форматах (PDF, DWG).
- Свою структуру папок и нумерацию.
- Жёсткие сроки сдачи.
- Загрузку в их систему документооборота.
Совет: сразу уточняйте у заказчика не только перечень, но и формы документов, способы передачи, пожелания по структуре томов. Сохраняйте письма и мессенджеры – письменная договоренность всегда решает споры быстрее.
Этапы идеальной подготовки исполнительной документации
1. Построение системы хранения с первого дня
- Создайте цифровой архив в корпоративном облаке: Яндекс.Диск, Google Диск, OneDrive.
- Разбейте папки по этапам, видам работ, годам.
- Назначьте ответственных по каждому разделу.
- Составьте внутренний реестр-таблицу (название, номер, дата, ответственное лицо).
Это снимет вопросы, где искать тот или иной акт или исполнительную схему.
2. Документирование – параллельно выполнению работ
- Заполняйте журналы и акты сразу, не ждите конца месяца.
- Без подписанного вовремя акта скрытых работ принять этап не получится.
- Оформляйте и утверждайте акты испытаний своевременно.
- Исполнительные схемы рисуйте сразу после монтажа.
- Сканируйте документы уже на этапе подписания, чтобы сразу создать резервную копию.
3. Проверка шаблонов и форм
Не используйте старые документы из архива – их могут менять даже в течение года. Скачайте актуальные формы из официальных источников. При ручном заполнении используйте печатный шрифт, избегайте ошибок.
4. Внутренняя ревизия документов
- Сверяйте акты с реальными объемами на месте.
- Контролируйте наличие подписей, печатей, отметок.
- Проверьте, что каждая подпись стоит на нужном месте – это частая причина возврата.
- По каждому разделу делайте чек-лист, и проверяйте – всё ли на месте.
- Если чего-то не хватает – добавляйте сразу.
5. Правильная подготовка к передаче
- Разложите всё по папкам в соответствии с видом работ и проектом.
- Составьте подробную опись документации.
- Подготовьте сопроводительное письмо со списком всех документов.
6. Подготовьтесь к вопросам заказчика
Будьте готовы на месте по требованию показать оригиналы или копии документов, обосновать выбор материалов и технологических решений, сообщить какие отклонения от проекта согласованы. Если необходима доработка документации – реагируйте быстро. Заказчик охотнее принимает документы у подрядчика, который не затягивает доработки и остаётся на связи.
Что ещё поможет сдать документы с первого раза
- Не собирайте всю исполнительную документацию в последний день – работайте с бумагами параллельно основным этапам.
- Договоритесь с субподрядчиками о сроках передачи их документов.
- Включайте штрафы в договор на случай просрочек – дисциплинирует всех.
- Не бойтесь уточнять спорные вопросы у заказчика – лучше спросить сразу, чем переделывать потом.
- Делите сдачу на этапы: чем чаще частями документов вы сдаёте, тем меньше вероятность ошибки.
- Проводите «разбор полётов» после каждого проекта для выявления типовых проблем.
- Не игнорируйте обновления законодательства и стандартов. Новые правила по ведению актов и журналов появляются регулярно.
Что вы получите в итоге
Исполнительная документация – это не формальность, а реальная защита ваших интересов на стройке. Простая и продуманная система документов, своевременная проверка, актуальные шаблоны и быстрая реакция на замечания – вот ключевые составляющие успешной сдачи. Работая по такому алгоритму, вы не только ускоряете приёмку, но и формируете репутацию надёжного подрядчика.
Следуйте нашим советам – и сдадите документацию с первого раза. А если понадобится помощь – мы в инженерном центре «Мавего» всегда готовы поддержать. Мы знаем о документации всё и даже больше.