Федеральная налоговая служба (ФНС) России представила подробные разъяснения по переходу на электронные перевозочные документы (ЭПД). С учетом вступления в силу новых законодательных норм, ведомство настоятельно рекомендует бизнесу не дожидаться крайних сроков и начать цифровую трансформацию логистики уже сейчас.
Главные сроки: когда ЭДО станет обязательным:
Согласно Федеральному закону от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внес существенные правки в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности», отрасль ожидает поэтапный переход на «цифру»:
С 1 сентября 2025 года обязательства по электронному документообороту затронули экспедиторов и перевозчиков определенных категорий грузов.
С 1 сентября 2026 года использование электронных перевозочных документов становится обязательным для всех участников рынка, независимо от сферы деятельности.
В перечень документов, которые должны оформляться исключительно в электронном виде, вошли:
транспортные накладные;
заказы и заявки на перевозку;
путевые листы;
экспедиторские документы (расписки, поручения);
сопроводительные ведомости;
грузовые накладные (для авиации и ж/д).
Пошаговая инструкция по переходу от ФНС:
Налоговая служба выделила три основных шага для подготовки компании к работе по новым правилам:
Шаг 1. Получение электронных подписей (КЭП)
Для легитимности документов все участники процесса должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП).
Руководители получают подпись в Удостоверяющем центре ФНС.
Сотрудники (логисты, менеджеры) могут использовать собственные подписи физлица, но в этом случае обязательно оформление машиночитаемой доверенности (МЧД).
Водители также могут подключаться к системе через упрощенные интерфейсы мобильных приложений, используя УНЭП (неквалифицированную подпись).
Шаг 2. Выбор оператора ИС ЭПД
Обмен документами происходит не напрямую, а через аккредитованных операторов информационных систем. Именно они обеспечивают передачу данных в ГИС ЭПД (Государственную информационную систему электронных перевозочных документов), которую курирует Минтранс.
Важно: Актуальный список доверенных операторов опубликован на официальном ресурсе Минтранса России.
Шаг 3. Техническая настройка и обучение
Компании необходимо назначить администратора сервиса, интегрировать решение в свою учетную систему (например, 1С) и обеспечить мобильными устройствами водителей и кладовщиков для подписания титулов при приемке и сдаче груза.
Почему ФНС советует переходить на ЭПД досрочно?
Ведомство выделяет несколько критических преимуществ для тех, кто начнет тестирование технологии уже сейчас:
Ускорение расчетов: Оплата за перевозку поступает в среднем на 20 дней быстрее. Это связано с тем, что грузоотправителю больше не нужно ждать возвращения бумажного оригинала накладной от водителя.
Экономия на операционных расходах: По оценкам экспертов, переход на ЭПД снижает затраты на бумагу, печать, хранение и курьерскую доставку документов на 60–80%.
Снижение административного давления: Контролирующие органы (ФНС, Ространснадзор, ГИБДД) получают доступ к данным в режиме реального времени. Это значительно сокращает количество бумажных запросов и встречных проверок для бизнеса.
Прозрачность и безопасность: Электронный документ невозможно потерять, подделать или «случайно» изменить задним числом. Все версии и подписи надежно зафиксированы в ГИС ЭПД.
Исключения из правил:
Минтранс России утвердит ограниченный перечень случаев, когда использование бумажных документов останется допустимым (например, при перевозках в местностях, где полностью отсутствует доступ к интернету). Однако доля таких исключений в общем объеме перевозок будет минимальной.
Переход на электронные перевозочные документы — это не просто смена носителя информации, а полная перестройка бизнес-процессов. ФНС напоминает: до сентября 2026 года осталось не так много времени. Досрочное внедрение позволит «обкатать» систему без штрафов и спешки, обеспечив компании конкурентное преимущество на рынке логистики.