Строка 5б в счете-фактуре: новая палочка-выручалочка или просто «галочка»?

И снова здравствуйте, мои дорогие коллеги! Оксана Павловна на линии. Только мы все настроили, все обновили, как законодатели наших бухгалтерских душ снова подбрасывают нам «подарочек» — новую строку в счете-фактуре и УПД. Не переживайте, не апокалипсис. Давайте, как всегда, разберем все по полочкам, с чашечкой чая и без лишней паники. Итак, с 1 января 2026 года у нас в форме скромно поселилась строка 5б (или иногда в документах фигурирует как 56 — не пугайтесь, это про нее).

Часть 1. Суровая правда: а что будет, если ее проигнорировать?

Сначала успокою. Главный вопрос — «Ой, а что мне будет?» — имеет очень обнадеживающий ответ.
Если вы забудете заполнить эту строку, небеса не обрушатся, и вычет НДС у покупателя не «сгорят». Так прямо пишет ФНС: отсутствие этих данных не мешает идентифицировать сделку, а значит, не является фатальной ошибкой. Выдохнули? Теперь можно разобраться, зачем она вообще нужна и как с ней дружить.

Часть 2. А кому она вообще сдалась, эта строка? Суть простыми словами.

Вся соль строки 5б — в авансах. Ее задача — стать мостиком между авансовым счетом-фактурой (который вы выставили при получении предоплаты) и итоговым счетом-фактурой на отгрузку.
Что туда вписываем? Номер и дату того самого авансового счета-фактуры, в счет которого вы сейчас отгружаете товары или оказываете услуги.
А если авансового СФ не было? Вот и отлично! Если вы его по закону не выставляли (а такие случаи есть, о них ниже), то и писать в строке 5б нечего. Нет информации — нет проблемы.

Часть 3. Тонкая настройка в 1С: чтобы программа за нас думала.

Вот здесь начинается самое интересное. Чтобы строка 5б заполнялась в 1С автоматически и правильно, нужно заранее договориться с программой — как мы любим работать с авансами. Идем в настройки учетной политики по НДС (Главное – Налоги и отчеты – НДС – Порядок регистрации счетов-фактур на аванс).

Перед нами целое меню выбора, как в хорошем ресторане:

1. «Регистрировать всегда» (для классиков на ОСН). Программа будет честно выписывать авансовый СФ на каждую копеечку предоплаты. Трудоемко, но зато строго по букве.
2. «Не регистрировать, если аванс зачли за 5 дней» (рекомендация Минфина). Умный вариант. Если вы получили деньги и отгрузили в течение пяти календарных дней, программа не будет заморачиваться с лишним документом. Удобно!
3. «Не регистрировать, если аванс зачли до конца месяца» (для постоянных поставок, например, электроэнергии). Выписываем авансовые СФ раз в месяц на всё, что не закрылось.
4. «Не регистрировать, если аванс зачли до конца квартала» (любимый вариант для УСН, платящих НДС). Если предоплата и отгрузка в одном квартале, можно не мучиться с авансовым СФ.
5. «Не регистрировать вообще» (специальная льгота для очень долгих производственных циклов свыше 6 месяцев).

Важный вывод: Если вы выбрали, например, вариант для УСН (п.4), и аванс с отгрузкой закрылись внутри квартала, то авансовый СФ создан не будет. Следовательно, и в строке 5б конечного счета-фактуры будет пусто. И это абсолютно нормально!

Часть 4. Ловкие вопросы и хитрые случаи (чтобы быть во всеоружии).

• А если авансов было несколько? Например, покупатель доплачивал. Тогда в строке 5б через запятую указываем номера и даты всех авансовых счетов-фактур по этой сделке. Как список покупок.
• А как быть с корректировочным авансовым СФ на доплату 2% НДС? А вот его указывать не нужно. Он не по «Кодексной» линии, а по рекомендательной от ФНС.
• А если мы исправили авансовый СФ? Тут правило простое: в строку 5б попадает последний, исправленный вариант. Первоначальную ошибочную версию не указываем.

Часть 5. Когда можно жить без авансового СФ (и, значит, без заполнения строки 5б)? Краткий гид.

1. Упрощенцы (УСН), которые платят НДС, могут не выставлять авансовый СФ, если получили предоплату и отгрузили в одном квартале.
2. Если между авансом и отгрузкой прошло меньше 5 календарных дней (позиция Минфина, хоть и не прописана железно в НК).
3. При длительных непрерывных поставках (тот же газ, свет) можно выписывать один авансовый СФ раз в месяц.
4. Долгий производственный цикл (изделия делаются больше 6 месяцев) — есть прямая законная возможность не выставлять авансовый СФ.

Итог от Оксаны Павловны:

Не бойтесь новой строки 5б. Это скорее техническое улучшение для связности документов, чем новый суровый обязательный реквизит.

1. Проверьте свои настройки в 1С в учетной политике по НДС. Выберите удобный вам способ работы с авансами.
2. Заполняйте строку 5б только тогда, когда у вас был авансовый счет-фактура. Нет его — оставляйте поле пустым со спокойной совестью.
3. Помните про льготные случаи, когда авансовый СФ можно не выставлять.

Готовьте документы с умом и без суеты. А я, как всегда, желаю вам безупречных проверок и больше времени на чаепитие, чем на разборки с налоговой!

С теплом и знанием НК РФ наизусть (шучу, конечно... почти),
Оксана Павловна.