Какие проблемы решает ERP
На самом деле, однозначный ответ дать нельзя, потому что у разных компаний абсолютно разные задачи. Это сильно зависит от специфики производства.
Для предприятий с коротким циклом производства и очень большим числом быстрых операций важно понимать, что вообще происходит на предприятии. Это банальный контроль, чтобы руководитель, не выходя из кабинета, мог посмотреть, что происходит: на каких этапах конкретные заказы. Не имея этой информации, нельзя прозрачно управлять компанией.
Есть обратная ситуация: у предприятия операции выполняются достаточно долго, а заказов немного. Такая компания квартал живет на одном или двух заказах. В таких ситуациях на первый план выходит оценка себестоимости и затрат на выпуск изделия. У них ERP выполняет эти задачи.
Но нельзя сказать, что все должны внедрять ERP. Некоторые могут жить без нее или подобрать более специализированное решение.
Всегда нужно исходить из задач. И ERP, как и любая система, внедряется не для галочки, а чтобы решить задачу.
С чего начать
Самое важное происходит еще до выбора ERP-системы. Нужно определиться, что мы хотим в итоге получить. От того, какие цели мы ставим перед проектом, будет напрямую зависеть результат.
Чтобы понимать, что мы хотим получить, нужно условно поделить задачи и процессы на две условные "корзинки":
Содержимое этих двух корзинок — это то, с чем нужно идти дальше к интегратору. На этому этапе у нас уже будут примерно сформированные задачи.
Собор рабочей группы
Второй этап — это определиться, кто будет работать по проекту.
Руководителю компании нужно сформировать рабочую группу внутри предприятия, которая будет дальше заниматься проектом.
В рабочую группу входят сотрудники, которые дальше будут коммуницировать с подрядчиком. Это постановщики детальных задач, и они должны быть заинтересованы, чтобы система заработала.
Если мы хотим, чтобы наша будущая система охватывала продажи, склад, производство и снабжение, то как минимум должно быть по одному человеку из каждого подразделения. И каждый из них должен иметь право формулировать задачи.
С готовой командой и с готовыми задачами уже можно начинать подготовку к проекту.
Какие модули программы действительно нужны компании на первом этапе
В большинстве случаев вы не поймете это сами. Еще это сильно зависит от задач на предприятии.
Есть такой функционал, который разрабатывать долго, и его можно оставить, например, на второй этап внедрения. Или делать параллельно. А есть такие задачи, которые, мы не можем оставить на второй этап, потому что от них зависят другие процессы.
И это все можно обсуждать только с подрядчиком. Подрядчик — эксперт в работе программы и имеет за плечами опыт других проектов.
В правильно текущем проекте есть две команды: со стороны ИТ-подрядчика и со стороны компании. И эти две команды обладают экспертизой в своей области.
Команда со стороны предприятия понимает, как должно работать их предприятие. Понимает как они работают сейчас. А команда со стороны подрядчика понимает, как может работать, как не может.
Команды как бы обмениваются экспертизой. И только в процессе совместной работы получится выделить модули программы, которые действительно нужны компании.
На этапе выбора программы этот вопрос лучше отложить.
Ошибки при выборе ERP
Основное, что сильно тратит силы и нервы, – некорректное формулирование задач.
Формулировка «у нас 1С:УПП, нам нужно перейти на ERP» очень неконкретная. Можно потратить очень много денег на то, чтобы программу довести до рабочего состояния, и в итоге она не будет соответствовать требованиям бизнеса.
Соответственно, чем лучше сам заказчик подготовится к разговору с потенциальными подрядчиками, чем яснее и точнее он сформулирует задачи, тем меньше денег они потратят.
Четкие задачи еще и помогают выбрать интегратора. Потому что некомпетентный партнер, встретившись с компанией, которая говорит: «Я хочу перейти с УПП на ERP», скажет «Отлично, перенесем за 10 миллионов рублей. Даже не уточнит, что в проекте будет происходить.
А интегратор, который понимает программу, обычно хочет четкой постановки задач. Чтобы у команды было хотя бы базовое понимание итогового результата.
ERP в непроизводственных отраслях
Конечно, можно рассматривать ERP-систему по умолчанию. Но скорее всего, сам подрядчик предложит другое решение. Особенно если это сильно специфическая отрасль.
Например, в строительстве лучше искать специализированные решения. Лучше сформировать задачи и уточнить у интегратора, какое решение подойдет. А не идти сразу с запросом на ERP.
Если правильно подойти к задачам, подрядчик вас сориентирует.
Какой должна быть команда внедрения?
Силами одного только интегратора обойтись нельзя. Должна быть своя команда проекта в компании, но в ней не обязательно должны быть айтишники. Команда внутри компании ставит задачи и управляет проектом со своей стороны.
Это важно еще и потому, что интегратор не может повлиять на сотрудников и мотивировать их работать в новой программе. Часто рядовые сотрудники сопротивляются.
Если менеджер отдела продаж говорит: «Я не буду в этой программе работать», — интегратор ничего сделать с этим не сможет. Руководитель отдела должен быть заинтересованным в проекте и оказать административную поддержку в таком случае. Например, выслушать предложения сотрудника.
ERP в облаке или локально
Здесь есть два фактора:
- насколько просто и быстро вы хотите кастомизировать это решение;
- сколько денег вы хотите потратить сейчас и сколько потом, на поддержку всей вашей инфраструктуры;
ERP в облаке будет работать быстро и обновляться автоматически. Но при этом она очень сильно ограничена в кастомизации системы.
Буквально каждую доработку нужно согласовать с разработчиком. И не все доработки можно сделать таким образом. Некоторые вещи в принципе невозможно доработать в облаке.
Облако подойдет, если задачи вписываются в типовое решение и не нужно его дорабатывать. Это сильно сокращает первоначальные затраты.
Но есть второй фактор — конечная стоимость.
Чтобы развернуть ERP локально, прямо на предприятии, нужно купить сервер, все настроить, держать в штате специалистов для поддержки сервера. Но в этом случае основные затраты придутся на внедрение. Платишь один раз и потом пользуешься.
В случае облака, изначально тратится меньше денег, но в дальнейшем компания продолжает платить ежемесячно.
Нужно смотреть: а выгодно ли вообще по деньгам разворачиваться в облаке долгосрочно? Если за условные 10-15 лет стоимость абонентской платы за облако превышает стоимость «коробки» ERP, всех остальных программ и сервера, — нет смысла выбирать облако. В долгосрочной перспективе выйдет гораздо дороже.
Выводы
Успех внедрения зависит от внутренней подготовки, а не от поиска идеальной системы. Основа решения — ваши бизнес-задачи. Не существует единого списка проблем, которые решает 1С:ERP. Система нужна для решения конкретных узких мест вашей компании: будь то оперативный контроль в производстве или точный расчет сложной себестоимости.
Главная работа на старте — собрать рабочую группу и сформировать два четких списка: «чего не хватает» и «что необходимо сохранить». Именно это станет ядром для диалога с подрядчиками и защитит от размытых, а потому дорогих и рискованных проектов.
Внедрение нельзя переложить только на интегратора. В рабочую группу должны войти ключевые руководители направлений (продажи, производство, снабжение и т.д.) — те, кто будет ставить задачи, принимать решения и нести ответственность за изменения в своей области.
Выбор объема работ — это совместная работа с подрядчиком. Самостоятельно определить, какие модули внедрять в первую очередь, а что отложить, почти невозможно. Для этого нужна экспертиза интегратора по системе, сведенная с вашим знанием бизнеса. Только вместе можно выстроить логичную и реалистичную последовательность работ.
Технические вопросы (облако vs сервер) — следствие, а не причина. Выбор модели развертывания зависит от двух факторов: требуемой глубины кастомизации и долгосрочной экономики (разовые затраты против пожизненной подписки). Правильный ответ следует из ваших задач и горизонта планирования.
Таким образом, правильный путь к внедрению ERP начинается не с изучения рекламных материалов вендоров, а с глубокого внутреннего аудита, формулировки целей и создания ответственной команды внутри компании. Только с этим багажом стоит выходить на рынок в поисках подрядчика-партнера.
✍ Больше о переходе на ERP и автоматизации бизнеса — у нас в телеграм-канале «Песочница Автоматизации».
💻 Если хотите обсудить проект или сформировать задачи совестно — пишите нам, разберемся.