Кадровый учёт — это система правил и документов, которая фиксирует трудовые отношения и защищает бизнес от претензий. В ней — не только приёмы и увольнения, но и сроки хранения, правильные формы первичной документации и требования к электронному оформлению. Для малого и среднего бизнеса правильная организация кадрового учёта уменьшает риск штрафов, упрощает взаимодействие с банком и инспекцией и даёт ясность по зарплатам и договорам.
Почему кадровый учёт — это не бумажная волокита, а финансовая страховка
Кадровый учёт — это набор правил и документов, которые подтверждают права сотрудников и обязанности работодателя; на практике это то, что превращает случайную проверку в формальность, а не в кризис.
Здравствуйте, я Маргарита Кирилловна Бескровная, эксперт по налоговому учёту и бухгалтерскому сопровождению бизнеса.
Начнём с практики: в штатном расписании, трудовых договорах и приказах о приёме/увольнении должно быть всё чётко — иначе при проверке ФНС это выльется в доначисления или штрафы. Убедитесь, что в личных делах есть правильные копии трудовых, заявления и приказы.
Обязательные документы — трудовые договоры, трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности и приказы о приёме, переводе и увольнении — оформляют так, чтобы их можно было быстро представить контролёру. Это снижает риски и экономит время при подготовке к проверке.
Важно понимать сроки хранения: документы, влияющие на права сотрудников, требуют длительного хранения — это не формальность, а ваше спокойствие на годы вперёд.
Если вы ведёте бизнес в Москве или регионе с высокой проверочной активностью, порядок в кадрах — это требование, которое реально снижает налоговую нагрузку и риск блокировок. Подготовьте шаблоны договоров, проверьте кадровую документацию у действующих сотрудников и утвердите учётную политику по кадровому учёту — это даст вам стандарт действий при найме и увольнении.
Полезно: как оптимизировать налоги на маркетплейсах — в частных случаях ошибки в кадровых схемах и платежах тоже отражаются на общей налоговой нагрузке.
Как одна ошибка в кадровых документах приводит к доначислениям: история трансформации
Когда мы пришли к клиенту из общепита, у них была обычная картина: много временных работников, часть оформлена по договорам ГПХ, часть по трудовым, первичка — в разнобой. Казалось — поправим за неделю. На деле оказалось иначе.
Начало — мелкие несоответствия
В трудовых договорах не указывали рабочее время и обязанности точно. При увольнениях не оформляли приказы по форме. В сумме — проблемы при проверке, вопросы по соцвзносам и подозрения на фиктивную занятость.
Экономия через риск
Такая «экономия» на формах и шаблонах быстро оборачивается повышенной налоговой нагрузкой: контролёр сопоставляет документы, находит несовпадения и начинает требовать доначисления. Клиент получил требование на значительную сумму, и началась волокита, которая могла бы быть предотвращена обычной ревизией кадров.
Поворот: системный контроль
Мы начали с ревизии первичной документации: сверили трудовые договоры с табелями, обновили штатное расписание, оформили приказы по всем переходам. Параллельно внедрили ЭДО для кадровых документов — это ускорило обмен и упростило хранение.
Через три месяца компания получила закрытое дело по проверке вместо доначислений — потому что документы были подготовлены «как будто завтра придёт ФНС».
Урок: системность в кадровом учёте — это не расходы, а инвестиция в безопасность бизнеса. Иногда экономия на бумаге дороже, чем правильное сопровождение.
Если вы хотите понять механизмы налогового мониторинга и где чаще всего появляются основания для отказа — полезно ознакомиться с разбором практических случаев и чек-листами по рискам в кадрах.
Дополнительно: налоговый мониторинг: неожиданные причины отказа и как их устранить.
Практические рекомендации — что настроить в кадровом учёте за первый месяц
За 30 дней можно закрыть большинство «горящих» проблем кадрового учёта, если действовать по плану. Ниже — конкретные шаги, которые мы применяем у клиентов.
1. Утвердите штатное расписание и единые шаблоны
Нужно иметь документ с описанием должностей, ставок и должностных обязанностей. Это упрощает найм, расчёт зарплаты и отвечает на вопросы при проверке.
2. Приведите трудовые договора в порядок
Проверьте наличие всех обязательных условий: режим работы, компенсации, порядок расторжения. Внесите изменения через дополнительные соглашения, если что-то не совпадает с фактической практикой.
3. Настройте первичную документацию и учётную политику
Первичная документация — акты, приказы, табели — должна быть понятной и храниться по регламенту. Учётная политика формализует подход и служит опорой при защите позиций перед проверяющими.
4. Переведите ключевые документы в ЭДО
ЭДО ускоряет обмен, уменьшает количество ошибок и упрощает архивирование. При этом важно соблюдать единые требования к форматам и защищённости электронных кадровых документов.
5. Проведите мини-аудит рисков по зарплатам и ГПХ
Проверьте, где возможно переквалифицировать ГПХ в штатные отношения, где есть пробелы по удержаниям и оформлению табеля рабочего времени.
6. Обучите ответственных сотрудников
Кадровая служба должна понимать, как заполнять документы и зачем это нужно. Короткие инструкции по формам и чек-листы помогают избежать типичных ошибок.
Важно использовать профессиональные термины, но объяснять их простым языком. Например:
- первичная документация — все бумаги, которые фиксируют факт работы (договор, акт, табель); храните аккуратно и привязывайте к операциям;
- ЭДО — электронный документооборот, который позволяет подписывать и хранить кадровые бумаги в цифровом виде;
- учётная политика — внутренняя инструкция, которая объясняет, как вы оформляете приёмы, переводы и увольнения;
- проверка ФНС — момент, когда инспекция сверяет документы с реальностью; подготовка к ней уменьшает риск штрафов.
Наконец, не забывайте о связи кадрового учёта с общей налоговой нагрузкой: ошибки в оплате труда и неправильное оформление договоров зачастую повышают налоговые риски.
Если требуется проверка конкретных рисков по зарплатам и ГПХ, полезно сверить себя по чек-листу и, при необходимости, заказать аудит. Для практики — обратите внимание на частые ошибки и порядок действий при их обнаружении.
Полезно: штраф за несвоевременную сдачу отчетности — как избежать.
FAQ — быстрые ответы на типичные вопросы по кадровому учёту
Какие документы обязательны при приёме на работу? Трудовой договор, заявление работника, приказ о приёме и сведения в личное дело; при необходимости — запись в трудовой книжке или электронные сведения о трудовой деятельности.
Сколько хранить личные дела и приказы? Для документов, влияющих на права сотрудников, установлены длительные сроки хранения—проверьте соответствие по дате создания и предписаниям законодательства.
Можно ли использовать ЭДО для всех кадровых документов? Да, если система соответствует единным требованиям к электронным кадровым документам и обеспечивает сохранность и неподлинность подписей.
Что делать, если пришло требование от ФНС по сотруднику? Соберите первичку по этому периоду, проверьте штатное расписание и приказы; при необходимости — подготовьте объяснения и документы, подтверждающие факты.
Как уменьшить риски по ГПХ? Оцените реальную трудовую функцию: если отношения по факту похожи на трудовые, лучше оформить штатно; при корректном оформлении договоры ГПХ остаются допустимы, но требуют аккуратной первички.
Полезные материалы:
План действий: 6 шагов, чтобы привести кадровый учёт в порядок (и сохранить спокойствие)
- Проведите быстрый аудит: проверьте трудовые договоры, приказы и табели на соответствие фактической практике.
- Утвердите штатное расписание и шаблоны договоров, привяжите их к фактическим обязанностям.
- Оформите недостающие приказы и дополнительные соглашения — не откладывайте корректировку на «потом».
- Переведите ключевые документы в ЭДО с резервным хранением и настройкой доступа.
- Составьте внутреннюю учётную политику по кадрам и распишите порядок действий при проверке.
- Обучите ответственных: короткие инструкции и чек-листы сократят количество ошибок.
Если боитесь штрафов от налоговой или хотите проверить кадровый учёт — закажите экспертный аудит: Боитесь штрафов от налоговой? Закажите экспертный аудит⬇️
Кадровый учёт — как фундамент: пока он скрыт под полом, вы не замечаете его важности; но если фундамент шатается, дом начнёт трескаться. Приведите документы в порядок и получите не просто соответствие закону, а спокойствие и контроль над финансами.