Автоматизация закупок: как обеспечить прозрачность и контроль

Проблемы ручного управления закупками и путь к цифровизации

Закупочная деятельность — чувствительная зона для любого бизнеса. Именно здесь возникают риски неэффективных трат, а ошибки в выборе поставщиков могут дорого стоить. Во многих компаниях процесс организации закупок остается разрозненным: заявки оформляются вручную, согласования «тонут» в почте, а обоснование итогового решения сложно отследить.

Решение этих проблем — сквозная цифровизация. Модуль «Закупки» в системе электронного документооборота Docs5 превращает хаотичную деятельность в прозрачный и контролируемый процесс. В этой статье мы разберем, как внедрение этого решения помогает оптимизировать каждый этап — от планирования потребностей до работы с контрагентами, обеспечивая скорость, контроль и снижение рисков.

Процесс управления закупками в ЕСМ-платформе Docs5 показан в записи вебинара:

Заявка на потребность — основа для анализа и планирования

В Docs5 закупочный процесс начинается с создания цифровой заявки на потребность. Сотрудник создает заявку, указывая, что именно нужно приобрести, в каком количестве и для каких целей. На данном этапе решается несколько задач:

• Ликвидация хаоса: все запросы поступают через единую точку входа, исключая дублирование и потерю данных.
• Унификация данных: потребности фиксируются в стандартизированном формате, что ускоряет их обработку и анализ.
• Оценка целесообразности закупки: заявка проходит согласование, где ответственные лица ставят визы, история всех решений сохраняется.

Карточка заявки на потребность в ЕСМ-платформе Docs5

Заявка на закупку — быстрое снабжение с полной ясностью на каждом шаге

На основании согласованной потребности создается карточка «Заявка на закупку». Ее основные поля автоматически предзаполняются, что экономит время и сводит к нулю ошибки из-за ручного ввода информации.

Карточка заявки на закупку

Сравнение предложений поставщиков в одной системе

Все поступающие коммерческие предложения или конкурсные заявки заносятся непосредственно в карточку закупки в блок «Заявки участников». Перечень отображаемых полей гибко настраивается, что делает модуль подходящим для разных типов закупок.

Наглядная таблица позволяет оценить выгоды и недостатки каждого предложения, упрощая процедуру управления закупками и принятие решения

Выбор победителя: прозрачность и контроль решений

Система поддерживает различные сценарии определения контрагента:

1. Напрямую на основе анализа предложений.
   В карточке закупки ответственные сотрудники указывают победителя.
2. В результате совещания закупочного комитета.
   Модуль «Управление совещаниями» (дополнительное решение Docs5) интегрирован с модулем «Закупки». Протокол совещания с итогом голосования автоматически привязывается к карточке закупки, фиксируя легитимность решения.

Архив и история закупок

После определения победителя и завершения процедуры, карточки «Заявки на потребность» и «Заявки на закупку» автоматически перемещаются в раздел «Оперативное хранение». Формируется цифровое досье по закупке: от первоначального запроса до итогового контракта. Это бесценный материал для анализа эффективности процесса закупок, выявления узких мест и последующей оптимизации.

Какие результаты даёт автоматизация закупок

Внедрение модуля «Закупки» на базе Docs5 — это не просто автоматизация отдельных операций, а переход к управляемой закупочной модели.

Бизнес получает следующие преимущества:

• сокращение сроков закупочных процедур;
• прозрачность на каждом этапе закупки;
• снижение финансовых и юридических рисков;
• единую систему закупок предприятия.

Закупки перестают быть «узким местом» и превращаются в управляемый бизнес-процесс.

Каким компаниям подходит модуль «Закупки»?

Модуль «Закупки» в Docs5 предназначен для организаций, которым важно системно управлять закупочной деятельностью и обеспечивать прозрачность процессов.

Решение подходит компаниям, где:

• объёмы и сложность закупок требуют формализации процессов и отказа от ручного управления;
• принятие решений осуществляется коллегиально, с участием закупочных комитетов;
• необходимы контроль соблюдения процедур, фиксация оснований выбора поставщиков и сохранение истории закупок;
• возникает потребность в аналитике по потребностям и расходам.

Модуль легко адаптируется под специфику компании.

Хотите оптимизировать управление закупками в вашей компании? Запросите демонстрацию модуля «Закупки», чтобы на практике увидеть, как цифровизация повышает эффективность и снижает риски.

Контакты для связи:
Сайт: https://wss-consulting.ru
E-Mail: info@wss-consulting.ru

#44ФЗ #223ФЗ