Склад и закупки — это не обслуживающая функция, а центральное звено финансовой логистики ресторана. Это конвейер, который определяет 80% успеха всей кухни. Если он дает сбой, вы теряете деньги на каждом этапе: переплачиваете поставщикам, выбрасываете испорченное и не можете приготовить блюдо для гостя. Вот как превратить эту зону хаоса в точный механизм.
1. Философия: Склад — это замороженные деньги, а закупки — их разморозка
Каждый килограмм продукта на полке — это не актив, а замороженный капитал. Его цель — быстро и эффективно превратиться в проданное блюдо. Управление складом — это управление оборачиваемостью этого капитала.
- Высокая оборачиваемость = деньги быстро возвращаются в оборот.
- Низкая оборачиваемость = капитал лежит мёртвым грузом, портится и теряет ценность.
Ключевой показатель: Срок хранения запасов (в днях). Рассчитывается как (Средний запас за период / Себестоимость проданных товаров) * Дней в периоде. Цель — постоянно снижать эту цифру без риска для производства.
2. Система закупок: План > Реакция
Хаотичные закупки — главный источник убытков. Система строится на четырёх документах:
- Рецептурная карта (Технологическая карта). Основа всего. Точный вес каждого ингредиента в граммах. Без неё расчет потребности — гадание.
- План продаж/Меню-план. На основе истории и сезонности вы прогнозируете, сколько порций каждого блюда продадите в следующей неделе/месяце.
- Норма расхода сырья. Выводится автоматически из рецептурных карт и плана продаж. Это список: Для выполнения плана нам нужно ровно 37,5 кг куриного филе, 12 кг риса басмати, 5 л соуса терияки...
- Заявка на закупку. Финансовый документ, основанный на норме расхода, текущих остатках на складе и установленных лимитах (min/max).
Min/Max лимиты — ваш предохранитель:
- Min (точка заказа): Критический минимум. При достижении этого остатка необходимозаказать товар.
- Max (максимальный запас): Лимит, выше которого закупать нельзя. Рассчитывается исходя из оборачиваемости, частоты поставок и места на складе.
Эти лимиты не позволяют сделать "выгодную" закупку 100 кг товара, который испортится через неделю.
3. Процедура склада: Приемка → Хранение → Отпуск
А. ПРИЕМКА (самый важный этап контроля).
Ответственный (не тот, кто делал заказ!) обязан проверить:
- Количество: Фактический вес/штуки против накладной. Вес нетто, а не брутто.
- Качество: Соответствие заявленным стандартам (сорт, свежесть, температура).
- Цена: Совпадение с согласованной в договоре или коммерческом предложении.
Только после подписи в накладной товар поступает на склад. Расхождения фиксируются актом — это ваше оружие в переговорах с поставщиком.
Б. ХРАНЕНИЕ (зона ответственности кладовщика/шефа).
- Принцип FIFO (First In, First Out): "Первый пришел — первый ушел". Все продукты маркируются датой приемки. Новые партии уходят вглубь полки, старые — вперед.
- Зонирование: Строгое разделение зон для сырья, готовой продукции, овощей, сухих продуктов. Соблюдение температурных режимов.
- Контроль доступа: Склад — не проходной двор. Доступ только для материально ответственных лиц.
В. ОТПУСК НА ПРОИЗВОДСТВО.
Только по требованию-накладной (расходной) с указанием номенклатуры и количества, необходимого для выполнения сменного задания. Никакого "дай пару куриц" под честное слово.
4. Анализ и аудит: Где дыра в бюджете?
Система не работает без обратной связи. Её дают:
- Ежедневная сверка по ключевым позициям (мясо, рыба, дорогие сыры).
- Еженедельная инвентаризация полного цикла (A-позиции — самые дорогие и ликвидные) или выборочная.
- Ежемесячная полная инвентаризация — закон. Её результаты — главный источник правды.
Рассчитайте процент отклонения: (Фактический остаток - Книжный остаток) / Потребление за период.
Допустимая норма — 1-3%. Если больше 5% — в системе большая дыра (порча, хищения, ошибки в списаниях).
5. Практический чек-лист: С чего начать завтра?
- Назначьте одного ответственного за склад (Кладовщик, Су-шеф).
- Проведите тотальную инвентаризацию и установите точные остатки.
- Для 20 самых дорогих позиций рассчитайте и внедрите лимиты min/max.
- Внедрите правило FIFO с цветными стикерами (разный цвет на каждую неделю).
- Установите правило: отпуск со склада — только по письменной заявке шефа.
- Начните еженедельно считать процент отклонения по ключевым товарам.
Итог: Система склада и закупок — это ваш финансовый иммунитет. Она не генерирует прибыль напрямую, но она перекрывает все пути её утечки. Вы перестаёте спонсировать поставщиков и помойку и начинаете финансировать развитие своего ресторана.
Хотите готовые таблицы для расчёта min/max, шаблоны накладных и пошаговый план внедрения?
Подпишитесь на канал https://t.me/Chief_Control