Как создать диаграмму рабочего процесса за 4 минуты

Вы проводите часы, создавая и повторяя одни и те же инструкции при обучении или исправлении сотрудников? Вы проводите часы, думая, что должен быть способ получше? Если вы ответили «да» на эти вопросы и готовы внести изменения, позвольте представить вам диаграмму рабочего процесса.

Используя диаграмму рабочего процесса, вы можете:

• Развить командную коммуникацию.
• Создать рабочие процессы с лучшей согласованностью.
• Улучшить эффективность рабочего процесса.

Эта статья объяснит, что такое диаграмма рабочего процесса, как её можно использовать для улучшения вашего бизнес-процесса, и как вы можете легко создать персонализированную диаграмму рабочего процесса за половину времени.

Кратко: Диаграммы рабочего процесса

• Диаграммы рабочего процесса помогают улучшить командную коммуникацию, согласованность и эффективность.
• Их можно использовать в различных отраслях и подразделениях для организации процессов.
• Различные типы диаграмм рабочего процесса включают блок-схемы, BPM и BPMN.
• Создание диаграммы рабочего процесса включает анализ, проектирование, доработку и обмен.
• Преимущества использования диаграмм рабочего процесса включают ясность задач, выявление узких мест и улучшение эффективности рабочего процесса.

Что такое диаграмма рабочего процесса?

Диаграмма рабочего процесса, также известная как диаграмма процесса или схема рабочего процесса, представляет собой визуальное представление всего бизнес-процесса от начала до конца.

Цель диаграммы рабочего процесса — представить шаги и порядок задач бизнес-процесса таким образом, который является:

• Детальным.
• Организованным.
• Прямым.

Дизайн и детали в диаграммах рабочего процесса работают вместе, чтобы:

• Информировать.
• Инструктировать.
• Направлять.

Диаграммы рабочего процесса могут создаваться как для бизнес-профессионалов, так и для клиентов.

Например, диаграммы рабочего процесса можно найти в очень распространённых местах, таких как:

• Больницы и кабинеты врачей предоставляют пошаговые инструкции как сотрудникам, так и пациентам.
• Склады предоставляют меры безопасности и предосторожности сотрудникам и руководству.
• Классы направляют учащихся через ежедневные рутинные процедуры.

Эти диаграммы также часто используются для помощи производственным командам в организации и обеспечении общего успеха их операций.

Типы диаграмм рабочего процесса

1. Блок-схемы

Блок-схемы, или диаграммы потока процесса, очень похожи на диаграммы рабочего процесса по дизайну и назначению. Они часто создаются для визуализации процессов с использованием базовой информации в сочетании с символами, буквами и иногда изображениями. Та же идея используется для создания схем рабочего процесса — блок-схем, изображающих простую задачу или набор инструкций для конкретной должности.

Блок-схемы можно использовать разными способами. Некоторые из наиболее полезных применений блок-схем:

• Планирование или улучшение проекта.
• Улучшение коммуникации.
• Документирование и обмен процессом.
• Изучение и получение лучшего понимания процесса.

Блок схема

2. Моделирование бизнес-процессов (BPM)

Моделирование бизнес-процессов, также известное как диаграмма бизнес-процесса, представляет собой инструмент, созданный для визуализации и организации всего бизнес-процесса в мельчайших деталях.

BPM изображает порядок и поток многих аспектов бизнес-процесса, включая:

• Действия.
• Сотрудников.
• Структуру.
• Статистику.
• Временные рамки.

Моделирование бизнес-процессов часто используется для:

• Выявления проблемных областей в организации.
• Определения и решения возможных проблемных областей в вашем рабочем процессе.

3. Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN)

Диаграммы BPMN разработаны специально для заинтересованных сторон. Диаграммы BPMN позволяют заинтересованным сторонам просматривать весь свой бизнес-процесс и общаться друг с другом на языке, который все понимают.

Конечная цель диаграмм BPMN — создать более эффективные рабочие процессы, которые приводят к максимальной эффективности.

Диаграммы BPMN используются для:

• Представления бизнес-процесса ясным и формальным способом.
• Улучшения коммуникации и эффективности.
• Обеспечения того, чтобы владельцы бизнеса были напрямую информированы и вовлечены в бизнес-процесс.

Существуют другие типы диаграмм рабочего процесса, которые служат различным целям в зависимости от сложности процесса и информации, которую вы намерены передать:

• Диаграмма активности UML используется в разработке программного обеспечения для изображения потока активности в системе.
• Диаграмма «дорожек» организует активности в дорожки или колонки, представляющие различные подразделения, роли или людей, участвующих в процессе.
• Диаграммы SIPOC отображают поток процесса высокого уровня и определяют ключевых заинтересованных лиц и входные данные.

Диаграммы рабочего процесса обеспечивают чёткое и привлекательное визуальное представление, чтобы помочь вам лучше понять процессы, решения и взаимодействия.

Когда использовать диаграмму рабочего процесса

Диаграммы рабочего процесса часто используются для:

• Изображения проектов.
• Предоставления направления.
• Документирования серии шагов и процедур.
• Помощи в принятии решений.

Диаграммы рабочего процесса используются многими способами многими типами бизнеса. Вот несколько примеров того, как различные команды могут использовать диаграммы рабочего процесса.

Маркетинг

Для маркетинговой кампании компания может составить диаграмму рабочего процесса, которая предоставляет:

• Визуализацию каждого задания.
• Кому назначены задачи.
• Порядок, в котором задания должны быть выполнены.

Разработка продукта

Компания по разработке продуктов может использовать диаграмму рабочего процесса для:

• Организации процесса проектирования и тестирования.
• Представления макета процентов удовлетворённости пользователей и потребителей.
• Передачи результатов любому, кто находится вне процесса разработки.

Обслуживание клиентов

Команды обслуживания клиентов часто используют диаграммы рабочего процесса для:

• Организации своих повседневных задач.
• Обеспечения общего понимания.
• Улучшения командной коммуникации.

Команда обслуживания клиентов также может создать схему рабочего процесса (упрощённую версию диаграммы рабочего процесса) для меньших задач или инструкций для клиентов.

Как диаграммы рабочего процесса, так и схемы рабочего процесса могут использоваться для:

• Организации и увеличения командного сотрудничества в рамках всей компании.
• Визуализации процессов.
• Улучшения разрешения проблем человеческих ресурсов.
• Направления коллег через проверенные пути.
• Сопровождение клиентов через процесс.

Управление проектами

Управление проектами

Диаграмма рабочего процесса может быть очень полезным инструментом в управлении проектами. Управление и завершение любого бизнес-проекта включает множество факторов, таких как:

• Шаги.
• Люди.
• Ресурсы.

Диаграммы рабочего процесса и схемы рабочего процесса помогают с мониторингом и структурированием процесса, который может стать подавляющим.

Команды по управлению проектами могут использовать диаграммы рабочего процесса для поощрения эффективной коммуникации и сотрудничества между членами команды.

Это часто делается путём предоставления командам визуального макета:

• Заданий.
• Ресурсов.
• Общих обязанностей.

Совершенствование деталей в этих категориях любого бизнеса может способствовать плавному рабочему процессу и обеспечить желаемый результат.

Как создать диаграмму рабочего процесса

Если вы учитесь создавать диаграмму рабочего процесса или хотите улучшить свой процесс создания диаграммы рабочего процесса, вы можете легко сделать это, сосредоточившись на четырёх ключевых шагах:

• Анализ
• Проектирование
• Доработка
• Обмен и внедрение

Шаг 1: Анализ

Первый шаг — анализ. Задайте себе вопросы, которые помогут вам определить процесс, который вы хотите разместить в своей диаграмме рабочего процесса, например:

• Какова цель?
• Какие проблемы?
• Какое резюме информации или инструкции вы намерены поделиться?

Затем вы захотите чётко определить начальную и конечную точки потока бизнес-процесса и перечислить все шаги, которые попадут в эти точки для вашей схемы рабочего процесса.

Шаг 2: Проектирование

Второй шаг создания вашей диаграммы рабочего процесса — проектирование.

При проектировании рабочих процессов вы можете выбрать шаблон рабочего процесса или создать свой собственный. Для этого:

• Решите, какие символы и направление потока вы будете использовать (имейте в виду информацию, собранную в вашем анализе).
• Постройте свой шаблон рабочего процесса.
• Нанесите на карту каждый шаг и задачу в рамках бизнес-процесса и заполните свой шаблон рабочего процесса этими деталями.

Это медленно превратит ваш шаблон рабочего процесса в диаграмму рабочего процесса.

Этот шаг можно выполнить с использованием ручки и бумаги или программного обеспечения для диаграмм рабочего процесса. Вы также можете упростить автоматизацию процесса с помощью инструмента на основе ИИ, такого как Steppo.

Используйте Steppo для создания документации для ваших диаграмм рабочего процесса

С помощью Steppo вы можете легко разработать основу для создания точных и информативных диаграмм рабочего процесса.

Steppo захватывает ваш экран во время работы и автоматически генерирует визуальное пошаговое руководство с скриншотами, текстом и кликами. Вот Steppo в действии

Легко захватывайте свои рабочие процессы с помощью Steppo, документируя каждую начальную и конечную точку, шаг, точку принятия решений и передачу, чтобы построить чёткую и точную диаграмму рабочего процесса или диаграмму потока процесса:

• Получите чёткую визуализацию фактических задействованных шагов, обеспечивая точную информацию.
• Захватите точки принятия решений и исключения: выделите точки принятия решений и альтернативные пути, помогая вам визуализировать более сложные точки в процессе.
• Определите роли и обязанности: легко определите, кто владеет каждым шагом; это может быть добавлено в вашу диаграмму рабочего процесса для ответственности и ясности.

Наши пользователи подчёркивают, как Steppo упростил процесс документирования:

Потрясающий инструмент! Без Steppo мне потребовалось бы в 3-4 раза больше времени для создания пошагового материала такого уровня качества

Посмотрите это видео от Алексея Цицерка, чтобы увидеть, как быстро документировать и делиться каждым шагом вашего бизнес-процесса с помощью Steppo.

Программное обеспечение для диаграмм рабочего процесса предлагает удобный способ визуально создавать и передавать сложные рабочие процессы. Некоторые из популярных инструментов для диаграмм рабочего процесса включают LucidChart, draw.io и Canva.

Шаг 3: Доработка

Следующий шаг в создании вашей диаграммы рабочего процесса — её доработка. На этом этапе вы:

• Просмотрите базовый макет вашей диаграммы рабочего процесса.
• Усовершенствуйте её — убедитесь, что она готова к обмену.
• Добавьте любые точки, где может быть обмен информацией или ответственностью.
• Добавьте точки принятия решений, которые могут привести к более чем одному результату.
• Добавьте любые заметки, необходимые для уточнения.

Шаг 4: Обмен и внедрение

Последний шаг — обмен и внедрение. Теперь ваша диаграмма рабочего процесса готова и может быть передана другим. На этом этапе вы можете:

• Получить обратную связь.
• Внести окончательные исправления.
• Объединить свою диаграмму рабочего процесса с другими привлекательными инструментами.

Преимущества использования диаграмм рабочего процесса

1. Ясность задач

Одним из очень важных преимуществ использования диаграммы рабочего процесса является ясность задач. Некоторые примеры диаграмм, которые мы обычно видим, предоставляют шаги и информацию таким образом, что их очень легко понять и следовать, как те, которые находятся в отделениях неотложной помощи или продуктовых магазинах.

Примеры диаграмм рабочего процесса, которые делятся более подробной информацией, также делают это, как те, которые находятся:

• На погрузочной платформе.
• В инструкции по эксплуатации.
• Инвентарной комнате.

Ясность задач имеет возможность сделать или сломать процесс рабочего процесса. Если бизнес-команды не передают задачи таким образом, который все участники могут понять, это может замедлить или даже временно остановить бизнес-процесс (эти замедления и остановки часто известны как узкие места).

Члены команды могут прекратить выполнять свою часть в бизнес-процессе, чтобы:

• Задать вопросы.
• Попытаться что-то выяснить самостоятельно.
• Исправить ошибки, допущенные из-за недопонимания.

Ясность задач помогает бизнес-командам обеспечить плавный рабочий процесс и избежать этих типов прерываний.

2. Выявление узких мест

Ещё одним огромным преимуществом использования диаграммы рабочего процесса является выявление узких мест. Выявление узких мест — это процесс, который помогает вам найти области вашего рабочего процесса, которые заставляют его останавливаться или резко замедляться. Это огромная проблема во многих отраслях. Использование диаграммы рабочего процесса позволяет вам увидеть весь ваш бизнес-процесс и быстро найти причину этих замедлений и остановок в вашем процессе.

3. Улучшение эффективности рабочего процесса

Диаграммы рабочего процесса помогают обеспечить плавный и эффективный процесс рабочего процесса. Диаграмма рабочего процесса может улучшить эффективность рабочего процесса путём:

• Обеспечения хорошей организации всех задач и заданий.
• Обеспечения того, чтобы члены команды могли чётко понимать свои назначенные задачи.
• Позволяя бизнес-лидерам сосредоточиться на своих собственных ежедневных задачах.
• Экономии времени бизнес-лидеров за счёт избежания повторений.
• Экономии времени членов команды путём размещения пошагового руководства их задач в их руках (или на экране компьютера).

Оживление вашей диаграммы рабочего процесса

Диаграммы рабочего процесса — это мощные инструменты для оптимизации процессов, повышения производительности и улучшения коммуникации.

Создание диаграммы рабочего процесса начинается с документирования рабочего процесса. Документирование ваших процессов поможет вам:

• Убедиться, что у вас есть вся информация, необходимая для размещения в вашей диаграмме рабочего процесса.
• Организовать всю информацию, поступающую в вашу диаграмму рабочего процесса.
• Убедиться, что даже самая маленькая деталь включена в вашу диаграмму рабочего процесса.

Этот очень важный начальный шаг может занять много времени, особенно для тех, кто учится делать это впервые.

Но вам повезло!

С помощью Steppo вы можете быстро визуализировать любой рабочий процесс, захватывая каждый шаг для вашей диаграммы рабочего процесса. Пропустите ручное картирование и выполните свою диаграмму рабочего процесса быстро.

Начните создавать свою следующую, новую и улучшенную диаграмму рабочего процесса с помощью Steppo!