Рассмотрим особенности оформления служебных поездок, которые совпадают по времени с отпускным периодом.
Служебная поездка непосредственно после отпуска
При направлении в командировку сразу после отдыха применяются стандартные правила оформления. Если сотрудник отбывает из места отпуска, минуя рабочую локацию, организация обязана выдать аванс на транспортные расходы, проживание и ежедневные выплаты (пункт 10 Постановления Правительства от 13 октября 2008 г.). Стоимость проезда от места отдыха до пункта назначения и обратно не облагается НДФЛ (п.3 ст., п.1 ст. и Письмо Минфина 08.11.2013), при этом расходы учитываются при налогообложении прибыли при наличии подтверждающих документов.
Экстренная командировка с отзывом из отпуска
При производственной необходимости работодатель вправе прервать отпуск сотрудника для служебной поездки при условии его письменного согласия (ст.125 ТК РФ). Отказ работника делает отзыв невозможным.
Неиспользованные дни отпуска могут быть присоединены к следующему отдыху или использованы в текущем рабочем году, включая период после командировки. Корректировки фиксируются в графике отпусков по форме №Т-7 или внутреннему шаблону.
Согласие оформляется отметкой на приказе с указанием условий перерасчёта отпускных. Возврат средств за неотгулянные дни возможен:
- наличными через кассу;
- посредством удержания из зарплаты;
- зачётом в счёт командировочных выплат.
Оформление поездки осуществляется по стандартной процедуре: издание приказа, выплата аванса. Если сотрудник продолжает отпуск после командировки, оплата проезда до места отдыха вместо возвращения производится с удержанием НДФЛ, без учёта в налоговых расходах (Письмо Минфина 17.01.2017 №03-04-06/1546).
Категории работников, не подлежащие отзыву
Ст.125 ТК РФ запрещает отзывать из отпуска:
- несовершеннолетних сотрудников;
- беременных женщин;
- работников на вредных производствах.
Оформление отпуска в период командировки
При согласовании с руководством сотрудник может оформить отпуск во время служебной поездки. Командировка прерывается приказом, отпуск оформляется в штатном порядке.
Отпуск после завершения командировки
Допускается уход в отпуск сразу после поездки без явки на рабочее место. Отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отдыха. Авансовый отчёт и подтверждающие документы предоставляются в течение трёх дней после отпуска (п.26 Постановления Правительства №749). Оплата проезда из пункта командировки в место отпуска облагается НДФЛ и не уменьшает налогооблагаемую базу (Письмо Минфина №03-04-06/1546).
Отдых в локации командировки
Если сотрудник остаётся в городе командировки для отпуска, служебная поездка завершается днём перед отпуском (Письмо Минфина от 21.10.2016 №03-03-06/3/61516). Расходы на обратный проезд после отдыха не включаются в затраты компании для налога на прибыль и облагаются НДФЛ (Письмо Минфина №03-03-06/1/47813).
Пример: стоимость проезда до места работы — 7 000 ₽, обратно — 8 000 ₽. Налог удерживается с 8 000 ₽. Работодатель вправе не оплачивать обратный билет (Письмо Минфина от 20.11.2014 №03-03-06/1/58868). Уведомление о планах на отпуск направляется до начала командировки.