С 1 января 2026 года правила работы с онлайн-кассами изменились, и многие предприниматели могут уже нарушать новые требования, даже не подозревая об этом. ФНС ввела целый ряд поправок, которые затрагивают не только настройку техники, но и сам принцип формирования чеков, работу с маркировкой и агентские схемы. Пока действует временный мораторий на штрафы за некоторые ошибки, связанные с переходом, но это не значит, что можно расслабиться. Время адаптироваться — прямо сейчас.
Что именно поменялось в правилах для касс?
Изменения носят не косметический, а системный характер. Если раньше можно было обобщать позиции в чеке, то теперь налоговая требует максимальной прозрачности. Это касается всех: от владельца небольшого магазина до интернет-продавца.
Детализация в чеке стала строже. Забудьте про формулировки вроде «разные товары» или «канцелярия». С 2026 года каждый кассовый чек обязан содержать подробную расшифровку:
- Конкретное наименование товара, работы или услуги.
- Точное количество.
- Цену за единицу.
Это требование распространяется даже на торговлю с открытых прилавков на рынках. Цель регулятора — получить полную картину каждой продажи, чтобы усложнить возможность сокрытия реальных оборотов.
Новые ставки НДС в чеках. С начала года основная ставка НДС выросла с 20% до 22%. Это значит, что ваша касса должна корректно применять новую ставку. Сохранилась льготная ставка 10% для социально значимых товаров (продукты, лекарства, детские товары). Самая большая ловушка здесь — товарные справочники. Если их не обновить, касса может выбивать чек со старой ставкой, что будет считаться ошибкой.
Жестче контроль за маркированными товарами. Если вы продаете обувь, одежду, шины, парфюмерию или другие маркированные товары, ваша онлайн-касса обязана иметь и быть настроена на работу со специальным модулем проверки кодов маркировки. Этот модуль сканирует Data Matrix код, проверяет его подлинность и автоматически передает сведения в государственную систему «Честный ЗНАК». Работа без такого модуля или с кассой, которая его не поддерживает, приравнивается к неприменению ККТ со всеми вытекающими рисками.
Прозрачность для агентов и комиссионеров. Изменились правила для тех, кто работает по агентским договорам или договорам комиссии. Теперь в кассовом чеке, который вы формируете при продаже, обязательно нужно указывать реквизиты поставщика — того, чей товар вы реализуете. А именно: ИНН и полное наименование принципала (комитента). Отсутствие этих данных может привести к тому, что всю выручку по чеку налоговая признает вашим доходом, что грозит доначислениями по налогам и взносам.
Кого касаются эти нововведения на практике?
Круг затрагиваемых бизнесов очень широк. По сути, все, кто принимает оплату от клиентов (наличными или безналом), должны проверить свои процессы.
- Розничные магазины (стационарные и развозные): необходимо пересмотреть все номенклатурные позиции в учетной системе и кассе, обеспечить детализацию.
- Сфера услуг (ремонт, красота, образование, спорт): в чеке нельзя писать просто «услуга», нужно конкретизировать: «ремонт iPhone 15», «стрижка женская», «индивидуальная тренировка».
- Интернет-магазины и курьерские службы: при приеме оплаты курьеру или через сайт формируется онлайн-чек, который также должен соответствовать новым требованиям по детализации и ставкам НДС.
- Продавцы маркированных товаров: срочная проверка оборудования на соответствие.
- Агенты, комиссионеры, продавцы на маркетплейсах: настройка касс для отражения данных принципала.
Важное уточнение: для некоторых категорий, например, самозанятых или ИП на патенте в отдельных сферах, остаются льготы по применению ККТ. Но если вы вышли за рамки этих льгот или совмещаете режимы, правила применяются в полной мере.
Чек-лист действий на эту неделю
Чтобы не попасть под штрафы после окончания переходного периода, действуйте системно. Вот пошаговый план, который нужно выполнить в ближайшие дни.
- Аудит кассового оборудования и ПО.
Свяжитесь с вашим оператором фискальных данных (ОФД) и поставщиком ПО для кассы. Уточните, что все обновления, связанные с новыми форматами фискальных документов и ставкой НДС 22%, были успешно установлены.
Запросите у них письменное подтверждение, что ваша кассовая система готова к работе по новым правилам. - Ревизия товарного справочника.
Войдите в административную панель вашей кассы или учетной программы (1С, МойСклад и аналоги).
Проверьте каждую номенклатурную позицию: название должно быть понятным и конкретным, а не обобщенным.
Внимательно назначьте правильные ставки НДС (22%, 10% или «не облагается») для каждой позиции. Особенно это важно для товаров, попавших под льготную ставку 10%. - Тестовые пробития чеков.
Проведите несколько тестовых продаж в закрытую смену (или сформируйте чек коррекции).
Распечатайте чек и проверьте его по пунктам: есть ли детализация (название, количество, цена), верная ставка НДС, все обязательные реквизиты.
Отсканируйте QR-код на чеке своим телефоном — информация в личном кабинете на сайте ФНС должна полностью соответствовать напечатанной. - Проверка модуля маркировки (если торгуете маркированными товарами).
Убедитесь, что ваша касса оснащена 2D-сканером и поддерживает функцию проверки кодов маркировки.
Проведите тестовое сканирование любого маркированного товара. В чеке должен автоматически отразиться код маркировки. - Настройка кассы для агентских схем.
Если вы выступаете агентом, в настройках кассы должна быть возможность внести и сохранить реквизиты ваших принципалов (ИНН, название).
При пробитии чека за товар конкретного поставщика нужно выбирать соответствующие реквизиты, чтобы они попали в фискальные данные.
Риски и главные ошибки, которых стоит избежать
Даже добросовестные предприниматели часто попадают в ловушки из-за невнимательности. Вот типичные сценарии, которые уже сейчас приводят к претензиям.
Ошибка 1: Неполная детализация чека. Вы продолжаете выбивать чеки «товар по выбору» или «услуга 1». Риск: даже при временном моратории на штрафы за старую ставку НДС, отсутствие детализации — прямое нарушение. После окончания «переходного периода» это может привести к штрафу по статье 14.5 КоАП РФ за неприменение ККТ (от ¼ до ½ суммы расчета, но не менее 10 000 руб. для юрлиц).
Ошибка 2: Неверная ставка НДС в чеке. Если вы продаете детское питание (ставка 10%), а касса по старинке ставит 22%, или наоборот. Риск: искажение налоговой отчетности. Покупатель, являющийся юрлицом, не сможет принять такой чек к вычету. В будущем это может стать поводом для доначисления налога и штрафов для вас.
Ошибка 3: Игнорирование требований по маркировке. Вы продаете маркированную обувь, но сканируете код просто как артикул, не используя специальный режим кассы. Риск: блокировка товара в системе маркировки, претензии от поставщиков и регуляторов, крупные штрафы за оборот немаркированного товара.
Ошибка 4: Работа по агентскому договору без отражения принципала. Вы формируете чек от своего имени, хотя товар принадлежит другому лицу. Риск: вся выручка будет признана вашим доходом. Налоговая доначислит НДФЛ (если вы ИП) или налог на прибыль (для ООО), плюс страховые взносы со всей суммы. Последствия могут быть катастрофическими для финансов.
Ошибка 5: Самоуспокоение из-за «переходного периода». ФНС действительно объявила о временном моратории на штрафы за указание в чеках старой ставки НДС, если ошибка связана с отсутствием обновлений ПО. Но! Это не всепрощение. Мораторий не распространяется на другие нарушения: отсутствие детализации, неприменение кассы там, где она обязательна, неправильную работу с маркировкой. Ждать последнего дня — значит создавать себе операционный коллапс.
Эти изменения — часть большой налоговой реформы, где одним из ключевых элементов стало снижение порога доходов для «упрощенцев», после которого они теряют освобождение от НДС. Для многих малых бизнесов на УСН, чей доход превысил 20 млн рублей по итогам 2025 года, с 2026 года наступает обязанность платить НДС. Новые правила по кассам — это, в том числе, инструмент контроля за тем, как эти новоиспеченные плательщики НДС будут исполнять свои обязанности.
Главный вывод: изменения в онлайн-кассах — не просто техническая деталь. Это сигнал о том, что налоговая служба наращивает возможности точечного, почти ювелирного контроля за каждой транзакцией. В таких условиях прозрачность и техническая грамотность становятся конкурентным преимуществом, которое защищает от финансовых потерь и репутационных рисков.
А у вас уже получилось настроить кассу по новым правилам? С какими сложностями столкнулись — может, ПО не обновляется или поставщик техники не отвечает? Поделитесь в комментариях, ваш опыт может помочь коллегам!
Подписывайтесь на канал, чтобы первыми получать разборы таких жизненно важных для бизнеса нововведений без воды и паники.